ישנם תהליכים ארגוניים שונים שניתן לחסוך בהם עבודת ניירת ופקידות רבה על ידי העברתם למנגנוני דיווח ואישור און-ליין. לדוגמא: בקשות חופשה, אישורי נסיעות, החזרי הוצאות, בקשות לביצוע רכש, דיווח תקלות ועוד . באמצעות כלי BPM ידידותי מאד, ניתן להעביר תהליכים ארגוניים שונים לפורמט אלקטרוני באופן הבא : יצירת טופס דיווח דינמי המורכב משדות שונים לפי הצורך, בניית תרשים זרימה הכולל את בעלי הסמכות שצריכים לקבל את המידע שבטופס ולאשר אותו. בתום תהליך האישור נשלחת הודעה לעובד בתוך הפורטל ו/או במייל אודות סטטוס הטיפול בבקשתו.
אחד הפיצ'רים המייחדים את הפורטל הארגוני המודרני הוא היכולת לאפשר תקשורת ארגונית א-פורמלית על ידי מתן אפשרות לקבוצות עובדים לפתוח ערוצי תקשורת אד-הוק לצורך ניהול דיונים והעברת מידע הקשורים לניהול משימות/לקוחות/קבוצות עבודה/ פעילות משאבי אנוש/ שיווק/ חדשות ועוד. קבוצות העבודה מאפשרות למנהל הקבוצה לזמן חברים נוספים ככל הדרוש לו והקבוצה יכולה לנהל דיון פתוח, לשתף מסמכים שמוצגים רק לחברי הארגון, וכן ליצור knowledge base שיכול לשמש את כל הארגון ו/או רק את הקבוצה בהמשך.
כל משתתף בקבוצה יכול לקבל עדכונים לגבי המתרחש בקבוצה ולתרום לדיונים. קבוצות דיון הם דרך מצוינת לטפל באתגרים חדשים שהארגון מתמודד איתם ללא צורך ביצירה של ישויות בירוקרטיות חדשות לטיפול בנושאים חדשים.
קבוצות הדיון יכולות להתנהל בפורמט של פורום סגור, או בפורמט של תוכנת מסרים מידיים (רשת חברתית).
2. אזור מסמכים קבוצתי – קבצים שכל קבוצת עבודה מגבשת לעצמה. קבצי הצעות מחיר, קבצי מכרזים, קבצי תוכניות עבודה וכיו"ב.
3. קבצים אישיים שהעובד יכול לשמור ב desktop שלו או באזור אישי שלו אם הוא רוצה לגשת אליהם גם דרך מחשב נייד.
תכונות נוספות שניתן להוסיף:
- שמירה של היסטוריית גרסאות - אופציונאלי
- נעילת מסמך - שיתוף מסמך עם אחרים ללא יכולת של עריכה ושינויים שישמרו היסטוריית השינויים של המסמך המקורי. אופציונאלי
- יצירה ועריכת מסמכים מקוונת – אפשרות לשיתוף ועריכה של מסמכים באמצעות Google Docs, Office 365 ו Dropbox שמאפשרים עריכה ושיתוף מסמכי טקסט, גיליונות אלקטרוניים, ומצגות בו זמנית על ידי מספר משתמשים.
בהינתן API ו/או אפשרות ייצוג של נתונים ממערכות אחרות ב XML או Web Service , ניתן ליצור ממשקי אינטגרציה עם מערכות CRM ומערכות תפעוליות אחרות אל תוך הפורטל הארגוני.
הפורטל הארגוני מגיע עם אפליקציה מותאמת לאנדרואיד ו IOS וכן בגרסת תצוגה רספונסיבית. ההתאמה למכשירים ניידים מאפשרת לעובדים להיות נגישים לתוכן שחשוב להם מכל מקום ובכל זמן (בכפוף למדיניות אבטחת המידע הארגונית).
תצוגה של לוח שנה ארגוני, מועדי חופשות, ארועי חברה, כנסים מקצועיים, הרצאות וסיורים מקצועיים. לוח השנה הארגוני מאפשר לכל עובד להיות מעודכן בכל עת בסדר היום הארגוני. המערכת מאפשרת לפרסם לוח אירועים ארגוני וכן לנהל הרשמה און ליין של עובדים לכל אירוע. מנהל האירוע יקבל עדכון לגבי עובדים שאישרו את השתתפותם באירוע וכן יוכל לקבל רשימת המשתתפים בקובץ אקסל. עובד שאישר השתתפות באירוע יקבל קובץ זימון מסדור לoutlook שלו. בתום האירוע ניתן לפרסם גלריית תמונות מתוך האירוע ולתייג אותם בארכיון האירועים של הארגון.
