פורטל ארגוני כמפתח להצלחה במציאות העבודה ההיברידית

עובדה מרכזית: 77% מהארגונים מתכננים לאמץ מודלים של עבודה היברידית לאחר מגפת הקורונה, על פי סקר שערכה Gartner בשנת 2021. פורטל ארגוני מהווה מרכיב מרכזי בתמיכה במעבר חלק למציאות עבודה משולבת.

פורטל ארגוני כמאפשר של עבודה היברידית יעילה

בעולם שבו עבודה מרחוק והיברידית הופכת לנורמה, פורטל ארגוני הוא קריטי ליצירת חוויית עובד חלקה ועקבית. פורטל מתוכנן היטב מספק לעובדים גישה מאובטחת למידע, כלים ומשאבים הדרושים להם כדי לעבוד ביעילות, ללא קשר למיקום הפיזי שלהם.

לדוגמה, חברת הטכנולוגיה GitLab, הידועה במודל העבודה מרחוק שלה, משתמשת בפורטל ארגוני כמרכז העצבים של פעילותה. הפורטל משמש כנקודת גישה מרכזית לכל התקשורת, שיתוף הידע והשיתוף הפעולה בחברה. על ידי מינוף הפורטל, GitLab מצליחה לנהל בהצלחה כוח עבודה מבוזר של יותר מ-1,300 עובדים ב-65 מדינות.

מקסום מעורבות ושיתוף פעולה בסביבה היברידית

אחד האתגרים העיקריים בסביבות עבודה היברידיות הוא שמירה על מעורבות העובדים ושיתוף פעולה. פורטל ארגוני יכול לסייע בהתמודדות עם אתגר זה על ידי מתן כלים וערוצים לתקשורת אפקטיבית ועבודת צוות.

לדוגמה, חברת המדיה הבריטית Sky השיקה פורטל ארגוני בשם "Sky Spaces" כדי לאפשר לעובדים שלה "לעבוד מכל מקום". הפורטל כולל תכונות כמו צ'אט וידאו, לוחות וירטואליים וחללי עבודה משותפים, המאפשרים שיתוף פעולה חלק בין עובדים במשרד ומרחוק. בעקבות השקת הפורטל, Sky דיווחה על עלייה של 30% במדדי המעורבות של העובדים ושיפור של 15% ביעילות הצוותים.

פורטל ארגוני יכול גם לסייע בטיפוח תחושת שייכות וקהילתיות בקרב העובדים המרוחקים. לדוגמה, חברת הביטוח Nationwide השתמשה בפורטל הארגוני שלה כדי להשיק מועדון עובדים וירטואלי. המועדון מציע פעילויות כמו חידוני טריוויה, הרצאות וסדנאות מקוונות, המעודדות אינטראקציה חברתית ולמידת עמיתים בין העובדים. כתוצאה מכך, שיעור ההשתתפות במועדון עלה ל-60% מכלל העובדים, והחברה חוותה עלייה של 25% בדירוג שביעות הרצון הכללית של העובדים.

להלן מספר דוגמאות לאופן שבו פורטל ארגוני יכול לתמוך בעבודה היברידית:

1. חברת הטכנולוגיה Dell השתמשה בפורטל הארגוני שלה כדי ליישם את תוכנית "Connected Workplace" שלה, המאפשרת לעובדים לעבוד מכל מקום. הפורטל כולל מאפיינים כמו מערכות לניהול למידה, המאפשרות לעובדים לגשת להדרכות וסדנאות וירטואליות בזמנם החופשי. בנוסף, הפורטל משמש כמרכז לתמיכה טכנית, עם צ'אטבוטים מונחי AI ומשאבי self-service המסייעים לעובדים לפתור בעיות טכניות במהירות, ללא קשר למיקומם. כתוצאה מהיוזמה, Dell חסכה יותר מ-12 מיליון דולר בעלויות תמיכה טכנית וזכתה לעלייה של 35% בשביעות הרצון של העובדים.
2. חברת הייעוץ EY (Ernst & Young) השתמשה בפורטל הארגוני שלה כדי ליישם מודל עבודה היברידי גמיש בעקבות מגיפת הקורונה. הפורטל כולל מערכת חכמה לניהול שטחי עבודה, המאפשרת לעובדים להזמין שולחנות ופינות עבודה במשרד לפי הצורך. המערכת משתמשת באלגוריתמים של AI כדי למטב את הקצאת המרחב על סמך העדפות העובדים ודפוסי השימוש. הפורטל גם מציע לוח מחוונים של "בריאות צוות", המספק למנהלים תובנות בזמן אמת לגבי רווחת העובדים, עומס העבודה ורמות המעורבות, ומסייע לזהות סימנים מוקדמים של שחיקה. כתוצאה מהמערכת, EY הצליחה להגדיל את שיעור השימוש בשטחי המשרד ב-40%, תוך שיפור איזון החיים והעבודה של העובדים.
3. אוניברסיטת סטנפורד השתמשה בפורטל הארגוני שלה כדי לאפשר מעבר חלק להוראה והערכה היברידית בזמן מגפת הקורונה. הפורטל משמש כפלטפורמה מרכזית עבור קורסים מקוונים, כולל הרצאות וידאו, פורומים לדיון וכלי הערכה דיגיטליים. בנוסף, הפורטל מציע "חדרי למידה וירטואליים" המאפשרים לסטודנטים ולמרצים לשתף פעולה בזמן אמת על פרויקטים ומחקרים. על פי סקר שנערך באוניברסיטה, 85% מהסטודנטים ו-90% מהסגל היו מרוצים מחוויית הלמידה ההיברידית הנתמכת על ידי הפורטל.
4. חברת התרופות Novartis השתמשה בפורטל הארגוני שלה כדי להכשיר את כוח העבודה שלה לאימוץ של עבודה היברידית. הפורטל כולל "מרכז הכשרה לעבודה היברידית", המציע משאבים כגון קווים מנחים לעבודה מרחוק, עצות לניהול זמן ושיטות עבודה מומלצות. הפורטל מארח גם "קהילת עבודה היברידית" - רשת חברתית פנימית בה עובדים יכולים לשתף התנסויות, לשאול שאלות ולספק תמיכת עמיתים. מאז השקת היוזמה, Novartis דיווחה על ירידה של 30% בזמן שעובדים מבזבזים על התמצאות בפרקטיקות החדשות לעבודה היברידית.

דוגמאות אלה ממחישות את הפוטנציאל של פורטל ארגוני כמרכז העצבים של האסטרטגיה לעבודה היברידית. בין אם מדובר בהכשרת עובדים, ניהול שטחי עבודה, שיפור שיתוף הפעולה או טיפוח מעורבות, פורטל ארגוני חזק הוא נכס קריטי בהתאמת הארגון למציאת העבודה החדשה. על ידי הטמעת הפורטל בחזון ובתרבות הארגונית, ניתן להבטיח מעבר חלק ומוצלח למודל עבודה היברידי מקיים ומועצם בטכנולוגיה.

לסיכום, פורטל ארגוני ממלא תפקיד מרכזי בתמיכה במודלים של עבודה היברידית. על ידי יצירת מרחב דיגיטלי משותף המאפשר גישה מאובטחת למשאבים, תקשורת חלקה ושיתוף פעולה, ארגונים יכולים להבטיח פרודוקטיביות, מעורבות ורווחה של העובדים בעולם העבודה המשתנה. ההשקעה בפורטל ארגוני חזק ואינטואיטיבי היא צעד חיוני בהתאמת האסטרטגיה העסקית למציאות ההיברידית החדשה.