מדדים חיוניים לבחינת הצלחה של פורטל ארגוני
להלן ניתוח על מדדים חשובים להערכת ההצלחה של תהליך הטמעה של פורטל ארגוני (אינטרא-נט):
- אימוץ ושימוש על ידי משתמשים:
- מדידת אחוז העובדים שמשתמשים באופן פעיל בפורטל הארגוני על בסיס יומי או שבועי.
- לפי סקר שנערך על ידי Prescient Digital Media, שיעור האימוץ הממוצע של אינטרא-נט הוא 87%, כאשר ארגונים בעלי ביצועים גבוהים מגיעים ל-95%.
- דוגמה: חברת ייעוץ יכולה למדוד את מספר היועצים שמתחברים לפורטל הארגוני מדי יום כדי לגשת למשאבי פרויקט, לשתף תובנות או לעדכן דיווחי שעות.
- מעורבות ואינטראקציה:
- מדידת תדירות הביקורים, משך הזמן בכל ביקור, צפיות בדפים ושאילתות חיפוש של משתמשים.
- סקר של Deloitte מצא כי ארגונים עם רמות גבוהות של מעורבות עובדים דיווחו על 22% יותר פרודוקטיביות ו-65% פחות נטייה לעזוב את החברה.
- דוגמה: בית חולים יכול לעקוב אחר מספר הרופאים והאחיות שמשתמשים בפורטל הארגוני כדי לגשת לפרוטוקולים קליניים, לשתף הערות על מטופלים או לחפש תשובות לשאלות רפואיות.
- משוב ושביעות רצון של משתמשים:
- עריכת סקרים תקופתיים ואיסוף נתונים איכותניים על חוויית המשתמש, שימושיות, תוכן ופונקציונליות של הפורטל הארגוני.
- מחקר של McKinsey מצא כי חברות בעלות ציון גבוה של חוויית עובד הן פי 4 יותר רווחיות פי 2 יותר בעלות ביצועים גבוהים מאלה עם ציון נמוך.
- דוגמה: חברת תעשייה יכולה לבצע סקר רבעוני בקרב העובדים כדי להעריך את שביעות הרצון שלהם מהתכונות והמשאבים השונים של הפורטל הארגוני, ולזהות תחומים לשיפור.
- שיתוף ידע ושיתוף פעולה:
- מדידת כמות וטיב התוכן שנוצר על ידי משתמשים, כמו גם רמת האינטראקציה בפורומים, קהילות וקבוצות עבודה.
- מחקר של Forrester מצא כי ארגונים בהם העובדים משתפים ידע בקלות מראים צמיחה בהכנסות הגבוהה ב-200-300% מהממוצע.
- דוגמה: חברת תוכנה יכולה לעקוב אחר מספר הפוסטים, התגובות והדירוגים בפורום טכני פנימי, שם מהנדסים חולקים רעיונות לקוד, פותרים בעיות ומעצבים פרויקטים במשותף.
- יישום תהליכים וזרימות עבודה:
- הערכת היעילות של משימות שהושלמו, זמני מחזור והפחתת עומסים מנהליים באמצעות הפורטל הארגוני.
- מחקר של IDC מצא כי ארגונים עם תהליכים אופטימליים מראים 18% יותר הכנסות לעובד ו-19% החזר השקעה גבוה יותר על נכסים.
- דוגמה: סוכנות ממשלתית יכולה למדוד את הזמן שלוקח לאשר בקשות רכש דרך מערכת אוטומטית מבוססת טפסים בפורטל הארגוני, בהשוואה לתהליך הידני הקודם.
- אבטחה וציות:
- ניטור אירועי אבטחה, הפרות מדיניות והתראות מערכת הקשורים לפורטל ארגוני.
- דו"ח של Verizon מצא כי 57% מההפרות בארגונים נגרמות על ידי עובדים פנימיים, בין אם בכוונה או בשוגג.
- דוגמה: בנק יכול לעקוב אחר מספר הניסיונות של עובדים לגשת לדפים או מסמכים מוגבלים בפורטל הארגוני, ולחקור את הפעילות החשודה.
- הכשרה וחינוך:
- מדידת מספר העובדים שמשלימים קורסים מקוונים, סמינרי אינטרנט וחומרי הדרכה דרך הפורטל הארגוני.
- סקר של Association for Talent Development מצא כי חברות המשקיעות רבות בהדרכת עובדים מניבות הכנסות גבוהות בשיעור של 218% לעובד.
- דוגמה: חברת קמעונאות יכולה לעקוב אחר אחוז נציגי שירות הלקוחות שהשלימו מודול הדרכה מקוון על איך לטפל בתלונות לקוחות, ולהעריך את ההשפעה על שביעות רצון הלקוחות.
- אנליטיקה ומדידה:
- קביעת KPIs ויעדים ברורים להערכת השימוש, הביצועים וההשפעה הכוללת של הפורטל הארגוני.
- סקר של Deloitte מצא כי ארגונים שמשתמשים באנליטיקה של כוח האדם מדווחים על 82% יותר הכנסות לעובד ו-14% יותר רווחיות.
- דוגמה: חברת שירותים מקצועיים יכולה להגדיר מדדים כגון משך ביקור ממוצע, דפים פופולריים, תגובות לפוסטים, ושיתופי קבצים, ולהשוות ביצועים לאורך זמן ובין מחלקות.
על ידי הגדרה ומדידה של מדדים אלה, ארגונים יכולים להעריך את ההצלחה של יוזמות הפורטל הארגוני שלהם, לזהות תחומים לשיפור ולהפיק את מרב הערך מהשקעתם בפלטפורמה. עם התובנות הנכונות, ארגונים יכולים לשכלל באופן מתמשך את האינטרא-נט שלהם כדי לתמוך טוב יותר בשיתוף פעולה, חדשנות ומעורבות העובדים בעידן הדיגיטלי. עם הנתונים והדוגמאות המשכנעים המובאים כאן, ברור שמדידת הביצועים של הפורטל הארגוני היא נכס אסטרטגי קריטי עבור כל ארגון המחפש לפתח ולהשיג יתרון תחרותי.
שתף