תהליכים אדמיניסטרטיביים גוזלי זמן - כיצד פורטלים ארגוניים לעזור

בעולם העבודה המודרני, ארגונים וחברות ברחבי העולם מתמודדים עם אתגר נפוץ אך מתסכל - תהליכים אדמיניסטרטיביים גוזלי זמן. משימות שגרתיות כמו בקשות חופשה, דיווח הוצאות, פניות למשאבי אנוש ועוד, עלולות לגזול שעות עבודה יקרות, לגרום לתסכול רב בקרב העובדים וליצור חוסר יעילות בארגון כולו. אך מה אם היה פתרון שיכול לשנות את המצב מקצה לקצה? הכירו את הפורטל הארגוני.

הנטל הכבד של תהליכים ידניים כדי להבין את חומרת הבעיה, בואו ניקח לדוגמה את רינה, עובדת בחברת הייטק גדולה. כל פעם שרינה רוצה לצאת לחופשה, היא צריכה למלא טופס ידני, להחתים את המנהל, לסרוק ולשלוח למחלקת משאבי אנוש. תהליך שלוקח זמן, מאמץ ועלול להיתקל בעיכובים ושגיאות.

וזה לא הכל. מחקר שנערך לאחרונה על ידי חברת Forrester, מצא כי:

• עובדים מבזבזים בממוצע 3-4 שעות בשבוע על משימות אדמיניסטרטיביות.
• כ-20% מהמשימות היומיות בארגונים כוללות עבודה אדמיניסטרטיבית.
• תהליכים ידניים מגדילים את הסיכון לטעויות אנוש ב-30% בהשוואה לתהליכים אוטומטיים.
• הזמן והמאמץ שארגונים משקיעים במשימות אדמיניסטרטיביות ושגרתיות עולה למשק האמריקאי לבדו כ-3 טריליון דולר בשנה!

בנוסף לנתונים אלו, חשוב לציין את ההשפעה של תהליכים ידניים על שביעות הרצון של העובדים. מחקר של Gallup מצא כי 85% מהעובדים אינם מרוצים מהתהליכים האדמיניסטרטיביים בחברה שלהם. וזה מובן - המתנה בתורים, מילוי אין סופי של טפסים ומעקב אחר אישורים גוזלים זמן יקר, יוצרים תסכול ותורמים להפחתת המוטיבציה והיצרנות.

פורטל ארגוני - המפתח לאוטומציה ויעילות

אז מהו בעצם פורטל ארגוני ואיך הוא יכול לפתור את הבעיה? בפשטות, פורטל ארגוני הוא פלטפורמה מקוונת המשמשת כמרכז מידע, תקשורת ושירותים לעובדים בארגון. הפורטל נגיש לעובדים מכל מכשיר ובכל זמן, ומאפשר להם לבצע מגוון רחב של פעולות באופן עצמאי, מהיר ויעיל.

לדוגמה, באמצעות פורטל ארגוני:

• עובדים יכולים להגיש בקשת חופשה מקוונת, שתתעדכן אוטומטית ביומן המנהל ותעבור לאישורו בלחיצת כפתור.
• ניתן לדווח על הוצאות ע״י צילום קבלות בסמארטפון והעלאתן לפורטל, ללא צורך בטפסים פיזיים.
• ניתן להגיש שאלות ובקשות למשאבי אנוש דרך מערכת פנימית, ולעקוב אחר הסטטוס בזמן אמת.
• אפשר לעדכן פרטים אישיים, לצפות בתלושי שכר, לבקש אישורים ועוד, במקום אחד ובאופן עצמאי.

הנתונים מוכיחים שפורטלים ארגוניים עושים את העבודה:

• ארגונים שמטמיעים פורטלים חוסכים בממוצע כ-10 שעות עבודה לעובד בחודש.
• פורטלים מקצרים את זמני הטיפול בבקשות ב-40% ומשפרים את דיוק המידע האישי בלמעלה מ-90%.
• 71% מהעובדים מרוצים יותר מהעבודה שלהם בעקבות השימוש בפורטלים, לפי סקר של Deloitte.
• פורטלים מובילים לחיסכון כספי של עד 30% בשנה על משימות אדמיניסטרטיביות (מקור: CIO.com).

הרבה מעבר ל״עוד מערכת״

לפורטלים ארגוניים יש גם יתרונות נוספים מעבר לייעול בירוקרטי, כמו שיפור התקשורת הארגונית, העצמת עובדים, אבטחת מידע מתקדמת ואפילו תרומה לאיכות הסביבה:

• חברת טבע הגלובלית הטמיעה פורטל ארגוני ל-45 אלף עובדיה, ומאז חוסכת מאות אלפי דפי נייר מדי שנה!
• בנק הפועלים דיווח על עליה של 25% בשיתוף הידע בין עובדים בזכות תקשורת ושיתוף פעולה דרך הפורטל הפנימי.
• רשת המלונות Hilton מייחסת חלק מהעלייה של 12% בשביעות רצון העובדים שלה לאפשרויות הגמישות והאוטונומיה שהפורטל מציע.

סיכום - הצעד הבא בהתייעלות ארגונית היום, בעידן של תחרות גלובלית ותמורות מהירות, ארגונים חייבים למצוא דרכים מתקדמות לפשט תהליכים, לחסוך בעלויות ולהעצים את העובדים. הטמעת פורטל ארגוני היא צעד חיוני בדרך לעתיד דיגיטלי ויעיל יותר.

אם גם אתם רוצים לעבור מניהול ידני מסורבל לפורטל ארגוני מתקדם, חשוב לבחור פתרון שעונה בדיוק על הצרכים של החברה שלכם. ארגונים רבים בישראל כבר עשו זאת בהצלחה, מבנקים גדולים ועד חברות הזנק צעירות. הצעד הראשון הוא מיפוי הצרכים הספציפים, בחינת הפתרונות הקיימים בשוק, ויצירת אסטרטגיית הטמעה הכוללת את כל הגורמים בארגון. התהליך אולי דורש השקעה ראשונית, אך התוצאות משתלמות ביותר לטווח הארוך.