להתגבר על עומס המידע באמצעות בינה מלאכותית: מערכות שיתוף ידע מותאמות אישית
בעידן הדיגיטלי, ארגונים מתמודדים עם אתגר משמעותי - עומס מידע. לפי מחקר של IDC, כמות הנתונים העולמית צפויה לגדול מ-33 זטהבייט ב-2018 ל-175 זטהבייט עד 2025. מצב זה יוצר בעיה אמיתית עבור עובדים המנסים לנווט בים המידע ולמצוא את הידע הרלוונטי להם לביצוע עבודתם.
פתרון מבטיח לאתגר זה טמון בשילוב בינה מלאכותית (AI) במערכות שיתוף הידע הארגוניות. מאמר זה יבחן כיצד מערכות שיתוף ידע מותאמות אישית, הממנפות טכנולוגיות AI, מאפשרות לעובדים לקבל בדיוק את הידע שהם צריכים, בזמן שהם צריכים אותו. שילוב חכם שכזה הופך את פורטל ניהול הידע למשאב אפקטיבי ושימושי יותר עבור כל עובד.
חסרונות השיטות המסורתיות לשיתוף ידע
ארגונים רבים עדיין נסמכים על שיטות מסורתיות כמו מסמכים משותפים, אתרי אינטראנט ופורטלי ניהול ידע בסיסיים להפצת ידע. אולם שיטות אלו מתקשות להתמודד עם הכמות והמורכבות של מידע בימינו:
הצפה במידע לא רלוונטי: עובדים מבלים זמן רב בניפוי מידע שאינו תואם את תפקידם או משימתם הנוכחית. חיפושים מתסכלים וארוכים: איתור פיסת המידע הנחוצה בתוך מסמכים ארוכים או מאגרי מידע מסורבלים הופך למשימה מייגעת ומתסכלת. חוסר בהתאמה אישית: פתרונות גנריים אינם מתחשבים בצרכים הספציפיים והמשתנים של כל עובד. פספוס של ידע חיוני: מידע חשוב עשוי להיות מוחמץ כיוון שהוא אינו מוצג בדרך בולטת או בזמן הרלוונטי.
מערכות שיתוף ידע מונעות AI נותנות מענה לחסרונות אלו ע"י ביצוע התאמה אישית של תוכן לכל משתמש, כפי שנראה בהמשך.
כיצד AI משפרת את פורטלי ניהול ידע
בינה מלאכותית הופכת את פורטל ניהול הידע לכלי אישי ואינטליגנטי עבור כל עובד:
- למידת הרגלי המשתמש: אלגוריתמי למידת מכונה (machine learning) עוקבים אחר דפוסי העבודה, תחומי העניין וההעדפות של כל משתמש. המערכת לומדת את סוג המידע הרלוונטי ביותר עבור כל עובד בהתבסס על:
התפקיד והמחלקה שלו בארגון משימות ופרויקטים נוכחיים חיפושים והורדות קודמים בפורטל משוב מפורש על רלוונטיות תכנים
לדוגמה, פורטל הידע של חברת התרופות Novartis מנתח את פעילויות המשתמש כדי ללמוד את תחומי העניין של החוקרים. המערכת ממליצה על מאמרים מדעיים חדשים בהתאם להתמחות הספציפית של החוקר.
- סינון והתאמה אישית של תוכן: מנועי המלצות (recommendation engines) מסננים את כלל התוכן בפורטל ומדרגים אותו לפי הרלוונטיות האישית לכל עובד. על סמך פרופיל המשתמש, המערכת ממליצה על:
מאמרים ומסמכים קשורים לפרויקטים שלו מומחים בארגון שיכולים לסייע במשימה קורסים מקוונים להעשרת הידע בתחום חדשות ועדכונים בנושאים הרלוונטיים אליו
זה הופך את פורטל הידע למותאם אישית ומזוקק, ללא הסחות דעת של מידע מיותר.
לדוגמה, בנק BBVA משתמש בפורטל ידע מבוסס AI שמציע לבנקאים תכנים רלוונטיים בזמן אמת, בהתאם ללקוח מולם הם יושבים. המערכת מוודאת שהבנקאי מצויד תמיד בידע המעודכן ביותר כדי לתת שירות מצוין.
- אספקת תובנות והמלצות פרואקטיביות: אלגוריתמי AI לא רק מגיבים לחיפוש של המשתמש, אלא יוזמים באופן פרואקטיבי המלצות ותובנות השונות מן הידע הנצבר בארגון. המערכת יכולה:
להתריע על בעיות פוטנציאליות בפרויקטים דומים להציע רעיונות לפתרון אתגרים על סמך ניסיון העבר להמליץ על מיטב הפרקטיקות בתחום לחבר בין עובדים בעלי ידע משלים
זה מאפשר לעובד להיות יותר יוזם ופרו-אקטיבי, במקום להגיב בדיעבד לאירועים.
חברת הייעוץ Deloitte משתמשת בבינה מלאכותית כדי להמליץ ליועצים על תובנות ותכנים ספציפיים מתוך פורטל הידע, בהתבסס על הפרויקט הנוכחי שלהם. המערכת גם מזהה חוסר בידע ויוזמת המלצה על מומחים רלוונטיים בחברה שיכולים לסייע.
יתרונות מערכות שיתוף ידע מותאמות אישית
פורטל ניהול ידע חכם, המונע על ידי AI, מניב יתרונות משמעותיים לארגון ולעובדים:
התייעלות ושיפור הפרודוקטיביות: מחקר של McKinsey מצא שעובדים מבלים עד 20% מזמנם בחיפוש ואיסוף מידע. בעזרת סינון והתאמה אישית של תוכן, העובדים מוצאים את המידע הנחוץ במהירות, ויכולים להתמקד בביצוע משימות בעלות ערך גבוה יותר.
קבלת החלטות משופרת: על ידי הנגשת התכנים הרלוונטיים ביותר בזמן הנכון, פורטל ניהול ידע חכם מאפשר לעובדים לקבל החלטות מושכלות ומבוססות-נתונים. חברת משקאות המותגים Pernod Ricard השתמשה ב-AI כדי לבנות פורטל ניהול ידע המנגיש תובנות צרכניות בזמן אמת לאנשי השיווק. המערכת הביאה לגידול של 13% במכירות מוצרים חדשים שהושקו בזכות החלטות חכמות יותר.
חיזוק שיתוף ידע ועבודת צוות: מערכת מבוססת AI יכולה לקדם שיתוף ידע על ידי המלצה על מומחים רלוונטיים וחיבור אנשים סביב תחומי עניין משותפים. היא גם יכולה לאתר פערי ידע צוותיים ולהמליץ על הדרכות או תכנים מתאימים להעצמת הצוות כולו.
התאמה לצרכים המשתנים של העובד: האלגוריתמים לומדים ומתאימים את עצמם להתפתחות תפקידו, אחריותו ותחומי העניין של העובד לאורך זמן. בכך הם מבטיחים רלוונטיות מתמדת של הידע המסופק.
פורטל ניהול ידע חכם הופך את הידע הארגוני לנכס אסטרטגי אמיתי, המניע חדשנות וצמיחה עסקית. הוא מאפשר לכל עובד, בכל תפקיד, לקבל במהירות תובנות מותאמות אישית שיעזרו לו להצטיין בעבודתו.
אתגרים וטיפים ליישום
למרות היתרונות המובהקים, ארגונים המטמיעים פורטל ידע מבוסס AI צריכים להיות מודעים למספר אתגרים:
- פרטיות ואבטחת מידע: איסוף וניתוח נתוני המשתמשים מחייב מדיניות פרטיות ברורה ושקופה. יש להקפיד על תקנות אבטחת מידע ולאפשר למשתמשים שליטה על הנתונים שלהם.
- הטיות אלגוריתמיות: אלגוריתמים עלולים לשעתק או להגביר הטיות אנושיות קיימות. יש לפקח על המודלים ולהקפיד על הכללת נתונים מגוונים באימון האלגוריתמים.
- התנגדות לשינוי: עובדים עשויים להתנגד לשינוי הרגלי העבודה שלהם. יש להשקיע בחינוך והסברה על ערך המערכת החדשה ובהכשרה נאותה של העובדים.
- רמת דיוק: התאמה אישית מחייבת כמות גדולה של נתונים איכותיים. ארגונים צריכים להקפיד על ניקוי וארגון הידע בפורטל באופן שוטף כדי להבטיח רלוונטיות.
למרות האתגרים, היתרונות של פורטל ידע מונע AI עולים על הסיכונים. ע"י הטמעה הדרגתית, ניהול זהיר של שינויים, והקפדה על שקיפות - ארגונים יכולים להפיק את המרב מהטכנולוגיה הזו.
סיכום ומבט קדימה
בעולם ההופך דיגיטלי יותר מיום ליום, כמות הידע שאיתה ארגונים צריכים להתמודד רק הולכת וגדלה. כלים מסורתיים לניהול ידע כבר לא מספקים. בינה מלאכותית, המסננת ומתאימה את הידע באופן אישי לצרכים של כל עובד, היא המענה ההכרחי להתמודדות עם עומס המידע.
פורטל ניהול ידע מותאם אישית, הממונע על ידי AI, הופך כל עובד ליותר יעיל, מיודע ובעל ערך. הוא משחרר את הפוטנציאל של הידע הארגוני הקיים ומאפשר לארגון כולו להיות יותר חדשני, יעיל וקשוב ללקוחותיו.
בשנים הקרובות, עם הופעתן של טכנולוגיות AI מתקדמות יותר, נראה פורטלי ידע שלא רק מתאימים את עצמם לעובד הבודד, אלא גם:
יענו על שאלות מורכבות בשפה טבעית (NLP) יפיקו תובנות חדשות ממקורות מידע בלתי מובנים ישתפו פעולה עם העובד על משימות מורכבות ישפרו את עצמם באופן רציף מהאינטראקציות עם המשתמשים
אין ספק כי בינה מלאכותית בפורטלי ניהול הידע היא המפתח להתמודדות עם אתגר עומס המידע ולשחרור הפוטנציאל של הידע הארגוני לרמה הבאה.
שתף