הבעיה עם מקום העבודה המשולב (ההיברידי) ואיך פורטל ארגוני יכול לסייע בפתרונה

בעקבות מגפת הקורונה, מודל העבודה המשולבת, הכולל עבודה מהמשרד ומהבית, הפך לנפוץ בקרב ארגונים רבים. למרות היתרונות הברורים של גמישות ואיזון בין עבודה לחיים אישיים, מודל זה מציב גם אתגרים משמעותיים. בין האתגרים הבולטים ניתן למנות קשיי תקשורת, הסחות דעת בעבודה מהבית, ובעיות טכנולוגיות. מאמר זה יבחן כיצד פורטל ארגוני מתקדם יכול לסייע בהתמודדות עם אתגרים אלה ולאפשר עבודה משולבת מוצלחת ויעילה.

אתגרי העבודה המשולבת:

קשיי תקשורת ושיתוף פעולה: 
כאשר חלק מהעובדים נמצאים במשרד וחלקם עובדים מרחוק, עלולים להיווצר קשיים בתקשורת ובשיתוף פעולה בין חברי הצוות. עובדים מרוחקים עלולים להרגיש מנותקים ומבודדים, דבר הפוגע בתחושת השייכות והמחויבות שלהם לארגון.

הסחות דעת ואתגרי פרודוקטיביות בבית:
עבודה מהבית מזמנת הסחות דעת רבות, כגון מטלות ביתיות, בני משפחה או חוסר בסביבת עבודה ייעודית. מצב זה יכול להקשות על עובדים להתרכז ולהיות פרודוקטיביים.

קשיים טכנולוגיים:
מעבר לעבודה מרחוק מחייב שימוש בטכנולוגיות ומערכות מידע שונות. לעתים קרובות, עובדים נתקלים בקשיים בגישה למערכות, בתקלות טכניות או בחוסר יציבות של תשתיות תקשורת, מה שפוגע ביעילות העבודה.

כיצד פורטל ארגוני יכול לסייע:

שיפור התקשורת ושיתוף הפעולה:
פורטל ארגוני מספק פלטפורמה מרכזית לתקשורת ושיתוף מידע. כלים מובנים כמו צ'אט, פורומים, לוחות מודעות וירטואליים ושיתוף מסמכים מאפשרים לעובדים לתקשר ולשתף פעולה בקלות, ללא קשר למיקומם הפיזי.

גישה מרכזית למידע ומשאבים:
פורטל ארגוני משמש כמרכז מידע מרכזי, המאפשר לעובדים לגשת בקלות למסמכים, הדרכות, מדיניות ונהלים הרלוונטיים לעבודתם. גישה זו מצמצמת את הזמן המבוזבז על חיפוש מידע ומגבירה את הפרודוקטיביות.

אינטגרציה של מערכות ויישומים:
פורטל ארגוני יכול לשמש כנקודת גישה אחת למגוון מערכות ויישומים ארגוניים, כגון מערכות ניהול משימות, לוחות זמנים משותפים ויישומי עבודה מרחוק. אינטגרציה זו מייעלת את העבודה ומפחיתה מורכבות טכנולוגית.

עידוד מעורבות ותרבות ארגונית:
פורטל ארגוני יכול לכלול תכנים ופעילויות המעודדים מעורבות ושייכות, כגון חדשות פנים-ארגוניות, אירועים וירטואליים וקהילות עניין. תכנים אלה תורמים ליצירת תרבות ארגונית מלוכדת, גם כאשר העובדים מפוזרים גיאוגרפית.

דוגמאות מעשיות של חברות שהטמיעו פורטל ארגוני לתמיכה בעבודה משולבת:

חברת התוכנה "Atlassian":
חברת Atlassian הטמיעה פורטל ארגוני המספק לעובדים גישה מרכזית למידע, כלי שיתוף פעולה ומשאבי למידה. הפורטל אפשר לחברה לעבור בצורה חלקה למודל עבודה מרחוק במהלך מגפת הקורונה, תוך שמירה על רמות גבוהות של תקשורת ושיתוף פעולה בין הצוותים.

בנק הפועלים":
בנק הפועלים השיק פורטל ארגוני מתקדם המשלב כלים לשיתוף מידע, למידה מקוונת ושירותים לעובדים. הפורטל מאפשר לעובדי הבנק לעבוד בצורה יעילה ממגוון מיקומים, תוך שמירה על גישה מאובטחת למערכות ולמידע הקריטי.

נתונים ומגמות התומכים בחשיבות פורטל ארגוני בעבודה משולבת:

• לפי סקר של Gartner, כ 74% מהמנהלים מתכננים להמשיך לאפשר עבודה מרחוק בחלק מהזמן גם לאחר סיום מגפת הקורונה (Gartner, 2020).

• מחקר של McKinsey מצא כי 80% מהעובדים נהנים מעבודה מהבית, ו-69% מהם ציינו שפרודוקטיביות שלהם נותרה יציבה או אף השתפרה (McKinsey, 2020).

• מחקר של Deloitte גילה כי 60% מהארגונים מתכננים להגדיל את ההשקעה בטכנולוגיות לתמיכה בעבודה מרחוק ושיתוף פעולה וירטואלי (Deloitte, 2021).

• לפי סקר של Buffer, התגברות על תחושת הבדידות וניתוק היא אחד האתגרים המשמעותיים ביותר עבור 20% מהעובדים מרחוק (Buffer, 2021).

• מחקר של Harvard Business Review מצא כי 40% מהמנהלים מתקשים לנהל צוותים מרוחקים בצורה אפקטיבית (HBR, 2020).

טיפים ליישום מוצלח של פורטל ארגוני לתמיכה בעבודה משולבת:

• מיפוי צרכי המשתמשים: ערכו סקר בקרב העובדים כדי להבין את הצרכים והעדפות שלהם בנוגע לתכונות ופונקציונליות של הפורטל הארגוני.

• בחירת פלטפורמה מתאימה: בחרו בפלטפורמה לפורטל ארגוני המציעה את הכלים והיכולות הנדרשים, כגון כלי שיתוף פעולה, ניהול תוכן, אינטגרציה עם מערכות קיימות וכדומה.

• עיצוב ממשק אינטואיטיבי: השקיעו בעיצוב ממשק משתמש נוח, ידידותי ונגיש, המותאם למגוון מכשירים ורמות אוריינות דיגיטלית של המשתמשים.

• תוכנית הטמעה מקיפה: צרו תוכנית הדרכה והטמעה הכוללת מדריכים, סרטוני הדרכה, סדנאות וקבוצות תמיכה כדי לסייע לעובדים להסתגל לפורטל הארגוני החדש.

• משוב ושיפור מתמשך: אספו משוב מהמשתמשים באופן שוטף, בצעו ניתוח נתוני שימוש וערכו שיפורים ושדרוגים בהתאם לצורך.

סיכום:

מודל העבודה המשולבת הפך לנפוץ יותר בשנים האחרונות, ועמו הגיעו אתגרים חדשים בתחומי התקשורת, הפרודוקטיביות והטכנולוגיה. פורטל ארגוני מתקדם יכול לספק מענה אפקטיבי לאתגרים אלה, תוך שיפור שיתוף הפעולה, ייעול הגישה למידע וחיזוק התרבות הארגונית.  על ידי הטמעת פורטל ארגוני המותאם לצרכים הייחודיים של העבודה המשולבת, ארגונים יכולים לנצל את היתרונות של מודל עבודה זה ולהבטיח את הצלחתם בעידן העבודה המשתנה. השקעה בפורטל ארגוני איכותי היא צעד חיוני עבור כל ארגון המעוניין להתאים את עצמו לעתיד העבודה ההיברידית.