העברת ידע בין דורי באמצעות פורטל ארגוני

בעידן של תחלופה מואצת בכוח העבודה וצבירת ידע מואץ, ארגונים רבים מתמודדים עם האתגר של שימור והעברת ידע בין דורות של עובדים. פורטל ארגוני מהווה פלטפורמה אידיאלית לגישור על הפער הבין-דורי ולהבטחת רציפות הידע בארגון לאורך זמן. מאמר זה יבחן לעומק את האסטרטגיות והפרקטיקות המומלצות לניצול הפורטל הארגוני להעברת ידע אפקטיבית בין עובדים ותיקים לחדשים.

חשיבות שימור הידע הארגוני
ידע הוא נכס אסטרטגי קריטי לכל ארגון. ידע "סמוי" (Tacit Knowledge), הנצבר אצל עובדים ותיקים לאורך שנים של ניסיון, הוא לעתים קרובות המפתח ליתרון התחרותי ולחדשנות. אולם, עם פרישתם של עובדים ותיקים, קיים סיכון מוחשי לאובדן ידע יקר ערך. מחקר של Panopto מצא כי 42% מהידע הקריטי בארגונים מוחזק בידי עובדים בני 50 ומעלה, העתידים לפרוש בעשור הקרוב. מכאן החשיבות העליונה של תכנון מוקדם והיערכות שיטתית להעברת הידע לדור הצעיר.

פורטל ארגוני ככלי להעברת ידע בין-דורית

פורטל ארגוני הוא הפלטפורמה הטבעית לתיעוד, שימור והפצה של ידע בין-דורי. הפורטל מאפשר לארגון ליצור "מאגר זיכרון" מרכזי, שבו ידע קריטי נאגר, מתועד ומונגש לכלל העובדים. עובדים ותיקים יכולים לתעד את הידע והניסיון שלהם בצורה מובנית ונגישה, למשל באמצעות מאמרים, מדריכים, סרטוני הדרכה, מצגות וכד'. במקביל, עובדים חדשים יכולים לגשת למאגר הידע בכל עת, ללמוד באופן עצמאי ולהתייעץ עם מומחים.

אחת הדוגמאות המובילות ליישום גישה זו היא הפורטל הארגוני של נאס"א (NASA). נאס"א, כסוכנות חלל וותיקה, נדרשת לשמר ידע הנדסי ומדעי עצום לאורך עשורים. לשם כך, היא הקימה פורטל ידע בשם "NASA Engineering Network", המשמש מאגר מרכזי לתיעוד פרויקטים, תהליכים, שיטות עבודה ותובנות של מהנדסים ומדענים ותיקים. הפורטל מנגיש לדור החדש של עובדי נאס"א את מיטב הפרקטיקות והלקחים שנצברו במהלך פרויקטים היסטוריים כמו מעבורות החלל והחללית אפולו.

אסטרטגיות מומלצות להעברת ידע דרך הפורטל

כדי למנף את הפורטל הארגוני ככלי אפקטיבי להעברת ידע בין-דורית, מומלץ לאמץ מספר אסטרטגיות מפתח:

1. יצירת תרבות של שיתוף ידע - יש לעודד ולתגמל את העובדים הוותיקים על תיעוד ושיתוף הידע שלהם בפורטל. עליהם להבין שהעברת הידע היא חלק בלתי נפרד מתפקידם ומורשתם בארגון.

2. שימוש בפורמטים מגוונים - מלבד טקסט, כדאי לעודד שיתוף ידע בפורמטים עשירים ואינטראקטיביים כמו וידאו, אודיו, אינפוגרפיקה ומצגות. זה מגביר את העניין ואת הנגישות של הידע.

3. יצירת קהילות נושא - פורטל ארגוני יכול לארח קהילות וירטואליות סביב תחומי ידע ספציפיים. בקהילות אלו, עובדים ותיקים וחדשים יכולים לקיים דיונים, לשאול שאלות ולחלוק ידע באופן שוטף.

4. תכניות חונכות (Mentoring) - הפורטל יכול לשמש פלטפורמה לחיבור בין עובדים ותיקים לעובדים חדשים במסגרת תכנית חונכות מובנית. המנטורים הוותיקים מלווים ומדריכים את החניכים הצעירים, תוך שיתוף ידע וניסיון דרך הפורטל.

דוגמה מצוינת ליישום אסטרטגיות אלו היא פורטל הארגוני של חברת התרופות Pfizer. הפורטל כולל מערכת מקיפה לשימור ידע בשם "PfizerKnows", שמנגישה לעובדים מגוון רחב של תכנים, כולל מחקרים מדעיים, מתודולוגיות פיתוח, פרוטוקולים קליניים, תובנות רגולטוריות ועוד. בפורטל קיימות גם קהילות מקצועיות סביב תחומים טיפוליים שונים (כגון אונקולוגיה, נוירולוגיה וכד'), שבהן מדענים ותיקים וצעירים מכל העולם משתפים ידע ודנים באתגרים משותפים. התוצאה היא מעבר חלק יותר של ידע בין דורות, ושימור המומחיות הייחודית של פייזר לאורך זמן.

סיכום
בעידן של שינויים מהירים בכוח העבודה, פורטל ארגוני הוא כלי אסטרטגי להבטחת רציפות הידע בין דורות של עובדים. על ידי יצירת תרבות של שיתוף ידע, שימוש בפורמטים מגוונים, עידוד קהילות נושא ותכניות חונכות - ניתן להפוך את הפורטל למוקד שוקק חיים של העברת ידע בין ותיקים לצעירים.

דוגמאות של ארגונים מובילים כמו נאס"א ופייזר ממחישות את הפוטנציאל העצום הטמון בגישה זו. על ידי טיפוח מנגנונים שיטתיים להעברת ידע דרך הפורטל, ארגונים יכולים לגשר על הפער הבין-דורי, למזער סיכוני אובדן ידע, ולהניע חדשנות מתמשכת.

לבסוף, חשוב לזכור שהעברת ידע אינה אירוע חד-פעמי, אלא תהליך מתמשך הדורש מחויבות ארוכת טווח והשקעת משאבים. בעולם תחרותי ודינמי, היכולת לשמר ולהנחיל ידע לאורך דורות היא יתרון אסטרטגי מכריע. פורטל ארגוני מתוכנן היטב, בשילוב תרבות של למידה והוקרת ידע, הם המפתח להבטחת הרלוונטיות והחוסן של הארגון בטווח הארוך.