הפורטל מאפשר לכל משתמש לקבל מידע אישי הדרוש לו לצרכי עבודתו ולצרכי קבלת החלטות עסקיות מושכלות.

הפורטל מאפשר לנהל, לגבש, לנתח ולהפיץ מידע ותהליכים ברחבי הארגון ומחוצה לו.

מה שמבדיל פורטל ארגוני מאתרי אינטרנט אחרים הוא היכולת שלו לשלב נתונים ממקורות מרובים במספר פורמטים, ולארגן אותם בצורה עקבית.

משתמש יכול בחלון אחד לקבל דיווחי חדשות ממחלקת הרווחה, מערכות בינה עסקית , מערכות הERP וכל זאת תוך גלישה בין חלונות באותו הדפדפן.
המאפיינים העיקרים של פורטל ארגוני הם:
  • הרשאות גישה ואבטחה - אפשרות למשתמשים לקבל את כל המידע הדרוש להם על פי הרשאות הצפייה שיש להם בכל אזור בפורטל. לדוגמה, אישורי הוצאות נסיעה, הזמנת משאבים ארגוניים שונים, הוספת תכנים למערכת, השתתפות בסקרים וכו. מערכת ההרשאות בפורטל מוודאת את הסיווג של כל גולש לפני מתן הרשאה לביצוע פעולה וקבלת מידע מהמערכת.
  • קטגוריזציה: הפורטל ארגוני מסווג את כל המידע לפי תחומים ומחלקות ומאפשר איתור מידע על ידי חיתוכי חיפוש שונים.
  • שיתוף פעולה: פורטל ארגוני מאפשר לעובדים ושותפים עסקיים לשתף פעולה ללא תלות במיקום הגיאוגרפי.
  • התאמה אישית: תצוגת המידע ניתנת להתאמה לכל משתמש בנפרד, על פי העדפותיו וההרשאות שיש לו.
  • שילוב בין יישומים: היכולת לאפשר למשתמשים גישה ושיתוף של מידע בין יישומים שונים שללא הפורטל לא מתקיים בינהם קשר כלשהו.