פורטלים למשאבי אנוש מאפשרים הן לעובדים והן לעובדים פוטנציאליים לגשת למידע לו הם זקוקים, מתי שהם זקוקים לו. בעידן שמעודד את העובדים לגלות תושייה, פורטלים למשאבי אנוש הולכים ונעשים חשובים לחברות מכל הצורות והגדלים.

במאמר זה, תלמדו כיצד מחלקות משאבי אנוש משתמשות בפורטלים למשאבי אנוש כדי לקדם את מעורבות (engagement) העובדים, תגלו מה רצוי לכלול בפורטל משאבי אנוש, ותבינו כיצד ליצור ולקדם פורטל עבור החברה שלכם.
מהו פורטל משאבי אנוש?

פורטל משאבי אנוש הוא שער פנימי שדרכו יכולים עובדי החברה לגשת למידע הקשור למשאבי האנוש או למידע אחר הקשור למקום עבודתם. הוא מהווה גם נקודת גישה למועמדים למשרות מבחוץ ולמגישי מועמדות פוטנציאליים. פורטלים למשאבי אנוש נוטים להיות דינמיים ואינטראקטיביים, ואינם אמורים לתפקד אך ורק כמאגרים להטבות ולמידע אחר על מקום העבודה.

מטרת הפורטל למשאבי אנוש היא לייעל ולמרכז מידע כך שקל יהיה לעובדים למצוא את מבוקשם. לדוגמה, אם חוברות הדרכה, פרטי הרשמה להטבות וסוגים אחרים של מידע נמצאים בפורטל, החברה יכולה לחסוך כסף על עלויות הדפסה ושעות עבודה לצורך ההפצה (פורטלים למשאבי אנוש לעיתים קרובות מאובטחים, כך שעל פי רוב העובדים הקיימים חייבים להזין סיסמאות כדי לגשת למידע של החברה).

פורטלים למשאבי אנוש יכולים גם לסייע ביצירת חיבור בין צוות משאבי האנוש לבין העובדים (ולהפך) וגם להפחית את מספר שיחות הטלפון והודעות הדואר האלקטרוני ביניהם. אם העובדים יכולים למצוא את המידע לו הם זקוקים בכוחות עצמם, הם לא צריכים לערב את צוות משאבי האנוש.

לא מעט יועצים ארגוניים מדברים על הצורך בשחרור זמנם של אנשים לעשות דברים בצורה אסטרטגית יותר. זה נכון שיש המון עבודה פנימית שהיא מיותרת, נעשית בצורה ידנית, ומועדת לטעויות מפני שהיא כזו. כשאתה משיל מעליך חלק מהמטלות הטורדניות, אתה יכול להשקיע זמן רב יותר בלדאוג שהנתונים שבידיך טובים. הטכנולוגיה לעולם לא מבטלת את המשרה; היא משנה את המשרה.

בעזרת פורטל משאבי אנוש ניתן לוודא שהנתונים שהעובדים מזינים מדוייקים ומגיבים זה לזה בצורה נכונה. המיקוד של צוות משאבי האנוש יכול להשתנות לעבודה על המערכת לצורך מידע טוב יותר לעובד. אתה משפר את חוויית העבודה בכך שאתה מנגיש לעובדים מידע מדוייק יותר.

מחפשים דרכים להשאיר את העובדים מרחוק מחוברים?
מדוע פורטלים למשאבי אנוש הכרחיים?

מכיוון שהעובדים של היום מחפשים איזון בין חיי העבודה לחיים הפרטיים, חשוב להבטיח שהם יישארו מאושרים ויעילים כדי לשמר אותם.תחלופת עובדים והיעדרותם בחברות בעלות מידת מעורבות עובדיםגבוהה היא נמוכה ב-25 אחוזים מאשר בחברות שפחות פעילות בטיפוח מסירות העובדים. חברות בעלות מידת מסירות גבוהה דיווחו גם על שיעור נמוך יותר ב-48 אחוזים של אירועי בטיחות ושיעור אירועי אבטחת איכות נמוך יותר ב-41, לעיתיםקרובות מפני שעובדיםמעורביםקשוביםועירניים יותר. זה פשוט: כשאנשים רואים כיצד הם יכולים לתרום לחברה שלהם, הם רוצים לבוא לעבודה.

עובדים שמרגישים מוערכים ומעורבים יהיו חיוביים יותר ביחס למשרות שלהם ולחברות שעבורן הם עובדים. עובדים מעורבים נוטים להבין טוב יותר את התמונה הגדולה ואת תרומתה לה.הם גאים יותר בעבודתם ומאמינים באמת ובתמים במוצר או בשירות שלהם. זה משפיע בתורו על השקפת העולם שלהם וגורם להם להרגיש מאושרים ושהם מגשימים את עצמם בעבודתם".

למעשה, פורטלים למשאבי אנוש יכולים להניע את אותה רמת מעורבות. בין אם באמצעות שיפור התקשורת הפנימית, מתן אמצעי ביטוי ארגוני בבלוג או בסקר, הכרת תודה לעובדים על עבודתם, או פשוט מתן גישה נוחה לכלים הדרושים לעובדים כדי לבצע את עבודתם, לפורטל משאבי אנוש יכולה להיות תרומה חשובה במספר תחומים.

אילו דברים נפוצים ישנם בפורטל משאבי אנוש?

כשאתם חושבים מה לכלול בפורטל משאבי אנוש, קחו בחשבון את המידע שהעובדים זקוקים לו כדי לבצע את עבודתם במסגרת סביבת החברה. הפורטל אמור להקל על העובדים למצוא את המידע שהם זקוקים לו מבלי שיאלצו ליצור קשר עם מחלקת משאבי האנוש. הוא יכול גם לסייע להם לתקשר עם העובדים האחרים.

לעיתים קרובות הפורטל מבוסס רשת ובעל יכולות אחסון מסמכים. טפסים מהווים מרכיב גדול במשאבי אנוש, באופן אידאלי, הוא מאפשר שירות עצמי. הוא עוזר בהפחתת עומס העבודה מצוות משאבי האנוש עצמו. מבחינת ניירת, הוא יוצר חווייה חיובית עבור העובדים. הם לא צריכים לשלוח אימייל או ליצור קשר עם משאי האנוש בשביל למלא טופס.

לעיתים קרובות, פורטלים למשאבי אנוש מהווים חלק ממערכת האינטראנט הכוללת של החברה. פורטלים אלו יכולים לכלול בין היתר את הדברים הבאים:
 

  • שילוב העובדים וחבילות חניכה: כשמתחילים עבודה חדשה, קשה לזכור את כל מה שהאדם שגייס אותך אמר לך. חבילה בפורטל יכולה להיות מקום טוב להפנות אליו את העובדים החדשים שזקוקים למידע. הוא יכול גם להיות מקום שבו העובדים הקיימים יכולים להתרענן ביחס לנהלים הבסיסיים.
  • מדיניויות ופרוצדורות: זה יכול לכלול חוברות הדרכה, עקרונות החברה, טפסים, מדיניות לגבי רשתות חברתיות, מדיניות גיוון (diversity) ומדיניות תלונות.
  • תיאורי משרות ותהליכי גיוס: חלק זה כולל מידע אודות משכורות וביקורות ביצועים, תרשימים ארגוניים, מידע על גליונות שכר, והודעות פנימיות על תקנים פנויים.
  • הטבות וזכאויות: מקום לכל המידע על הטבות והטבות נלוות, לרבות ביטוח, תמריצי בריאות, תכניות פרישה, תהליכי ניצול חופשה שנתית, ותכניות הנחות.
  • מאגר חברי צוות וקורות חיים, אולי גם עם תצלומים: זהו המקום שבו העובדים יכולים לתקשר ביניהם באמצעות הודעות או כלי דומה.
  • קישורים לחדשות החברה ולהודעות: בחלק זה ניתן להשתמש לצורך הפצת מידע חדש והתפתחויות לגבי החברה.


רוב הסיכויים הם שאנשים שעובדים במשאבי אנוש עונים שוב ושוב על אותן השאלות. הרשימה משתנה בהתאם לחברה, אך הבירורים סובבים לעיתים קרובות סביב ימי מחלה, ביטוח ותכניות פרישה. מדור שאלות נפוצות(FAQ) בפורטל יכול לסייע לצוות משאבי האנוש לספק מענה לשאלות הללו.

מהו פורטל עובדים?

פורטלי עובדים – המכונים גם פורטלים ארגוניים, אינטראנט או פורטלים לשירות עצמי לעובדים – לעיתים קרובות מספקים לעובדים דרך להישאר מחוברים ומעודכנים לגבי הארגון, ולרוב מכילים כלים בסיסיים לעובד. בדומה לפורטלים למשאבי אנוש, הם על פי רוב מאובטחים ודורשים סיסמאות כניסה.

לפעמים, פורטלים לעובדים מספקים מרחב לתקשורת חברתית ולאינטראקציה בתוך הארגון. הם יכולים לחבר בין אנשים במחלקות שונות ולספק תצלומים ופרטי התקשרות כך שאנשים יכולים לדעת עם מי הם עובדים. זהו פיצ'ר חשוב במיוחד עבור חברות גדולות שפועלות במקומות שונים, או עבור עובדים מרחוק.

הם מהווים גם כלי חשוב לניהול פרוייקטים, מפני שהם מספקים מקום לאחסון קבצים, ניהול טפסים, לוחות שנה קבוצתיים, פרסום מאגרים, ובניית בסיסי ידע. תוכלו להשתמש בפורטלים לעובדים גם כדי לטפל במטלות כגון מילוי דו"חות הוצאות או דמי נסיעות, רישום לאירועים, והזמנת חדרים.

למרות שפורטלים לעובדים אינם זהים לפורטלים למשאבי אנוש, הם מכילים לעיתים קרובות מידע דומה. עם זאת, פורטלים לעובדים לרוב לא נועדו לצורך עבודות משאבי אנוש, כגון מעקב אחר ימי חופשה, מתן מידע על הטבות, או הורדת מסמכים מתחום משאבי האנוש. על מנת להשתמש בפורטל משאבי אנוש קיים כבפורטל עובדים, עליכם לספק מידה כלשהי של אינטראקציה ומעורבות בקרב העובדים.

התפתחות הפורטלים למשאבי אנוש

פורטלים למשאבי אנוש עשו כברת דרך ארוכה בזמן קצר. הם החלו את דרכם כאמצעי להפחתת השימוש בנייר ועלויות ההדפסה באמצעות אספקת רשימה של קישורים לחוברות הדרכה, ספקים, ומידע אודות החברה. כעת, הם מקדמים שירות עצמי והם לעיתים קרובות אינטראקטיביים ואישיים.

קצב צמיחת הפורטל מתבסס לעיתים קרובות על החברה עצמה. ישנו הבדל שמבוסס על תרבות הארגון. יש כאן שינוי תרבותי גדול. חלק מהחברות פותחות את חומת האש למידע לאט מאוד. במשך זמן רב חברות החזיקו את המידע מאחורי דלתות וחומות אש, והרעיון לאפשר גישה לעובדים – שרבים מהם עובדים מרחוק – חדש להן. הודות לטלפונים החכמים ולטכנולוגיות אחרות, אנשים התרגלו לקבל מידע בקצות אצבעותיהם, והטכנולוגיה הפנימית של חברות רבות לא עמדה בקצב.

פעם, המידע הטוב ביותר נמצא בתוך החברות. כיום, הטכנולוגיה מונעת על ידי שוק המחשבים הקטנים יותר, והוא מתקדם פנימה לתוך הארגון. שוק הצרכנים עקף את הטכנולוגיה הפנימית שבה נעשה שימוש בארגונים רבים. אנשים רגילים להשתמש בפורטלים ולקבל גישה למידע, והם מופתעים מאוד כאשר הם נכנסים לחברה שבה הטכנולוגיה לא תואמת את מה שהם יכולים לעשות באמצעות הטלפונים שלהם.

פורטל משאבי אנוש יכול לעיתים קרובות לפצות על הכשלים בטכנולוגיה של החברה, מכיוון שהוא על פי רוב מהווה תוסף לטכנולוגיה המקומית. פורטלים רבים מהווים כעת מקומות לשיתוף פעולה ולאינטראקציה בין העובדים. אנשים יכולים להירשם להטבות, לבקש חופשות, למלא טפסים, לבקש קידומים, למלא ביקורות ביצוע, ועוד דברים רבים.

תכונות ופונקציות עיקריות של פורטל למשאבי אנוש

מטרתו של פורטל משאבי אנוש היא לספק מקום שבו עובדים יכולים לקבל את המידע לו הם זקוקים לצורך מגוון שימושים. אין בו תועלת רבה אם העובדים אינם מנצלים אותו, כך שעליכם להכיר את הפונקציות הבסיסיות שנמצאות ברוב הפורטלים למשאבי האנוש.

אם פורטל משאבי האנוש הוא גם המקום למועמדים למשרות או למחפשי משרות פוטנציאליים, צריך להיות הבדל בין מה שהעובדים הקיימים רואים באינטראנט לבין מה שאנשים מבחוץ רואים דרך האינטרנט.

בכל הקשור לגיוס עובדים, העולם שבחוץ תחרותי מאוד, וכל חברה צריכה לעשות כמיטב יכולתה אם ברצונה למשוך אליה את המועמדים המצטיינים. פורטל משאבי אנוש הוא דרך להציג לראווה את החברה במיטבה באמצעות מתן שירות נעים למועמדים. הוא מאפשר נקודת גישה אחידה ומקור מידע למועמדים. ועבור החברה, הוא הופך את משימת ניהול הגיוס לקלה בהרבה וליותר משתלמת.

משעה שהחברה שכרה אדם כחלק מהצוות, העובד החדש יכול לקבל גישה לחומרי החניכה (מסמכים, סרטונים, מצגות, וכו') דרך הפורטל.

פורטלים למשאבי אנוש יכולים להיות גם מקום עבור העובדים לבצע משימות מסוימות באופן אוטומטי, כגון עדכון רישומי כוח האדם, קביעת חופשות, הגשת דיווחים הוצאות, והשלמת משימות מנהלתיות אחרות.

פורטלים למשאבי אנוש אמורים להיות ידידותיים ללקוח ומעוצבים למען המשתמש (העובד), ולא למען האנשים שעובדים במשאבי אנוש. על הפורטלים להיות אינטואיטיביים וקלים לניווט.

לדוגמה, פורטל קלסי של משאבי האנוש מכיל את הכותרות הבאות:
 

  • משאבי אנוש: גליונות שכר, הטבות, טבלה ארגונית, מעקב אחר היעדרויות
  • למידה והשתלמות:
  • למידה והשתלמות: הכשרה, ביקורת ביצוע, מוביליות פנימית
  • תרבות וניהול: צוות ההנהגה, בלוג מנהל, סקר מעורבות שנתי
  • משרדים: מידע ספציפי על כל משרד, במיקומים השונים
  • נסיעות והוצאות: מידע על נסיעות, הוצאות/החזרים


פורטלים רבים משמשים גם כנקודת גישה לספקי צד שלישי, כגון חברות ביטוח, תכניות פרישה, וספקי הטבות אחרים. כלים לתמיכה בקבלת החלטות שמסייעים לעובדים להשוות הטבות, ללמוד עלהאפשרויות, ולהעריך עלויות, יכולים אף הם להיות שימושיים. סרטון שמסביר כיצד לפתוח הרשמה יכול להימצא כאן במקום במסמך הנחיות ארוך.

אבטחה היא דבר חשוב נוסף מפני שפורטלים מכילים מידע פרטי, כגון מספרי ביטוח לאומי, פרטי התקשרות, ביקורות ביצוע, משכורות עבר, ונתונים אחרים. מכיוון שסיסמאות כניסה הן דבר הכרחי לצורך הגנה על אותו מידע, הפורטל יכול להיות גם מותאם אישית ויכול להנגיש לאנשים מידע נוסף על בסיס מיקום, תפקיד, גיל, וגורמים אחרים. מנהלים ומפקחים יכולים לקבל גישה לביקורות ביצוע ולהשאיר מידע על אישורים.

על המידע בפורטל להיות עדכני, כך שמישהו צריך לנטר ולעדכן את האתר לפי הצורך. פורטלים יכולים להיות גם דרך למשאבי האנוש לקדם את המידע לעובדים, לדון בסוגיות שעל הפרק, ולענות על שאלות שעשויות להישאל. המידע יכול להופיע באחת מצורות רבות, לרבות בלוג, פורום או ניוזלטר. תקשורת דו-כיוונית חשובה במיוחד עבור עובדים מרחוק שאולי לעולם אינם פוגשים נציג ממחלקת משאבי האנוש.

פורטלים למשאבי אנוש יכולים להיות גם מקום לעבודה שיתופית ולניהול פרוייקטים. קידום האינטראקציה וההשתתפות הללו יכולים לסייע להעצמת העובדים.

להלן מספר דרכים לערב את העובדים:
 

  • חידונים, סקרים ומשאלים: אלו הן דרכים כיפיות לאסוף משובים מהצוות ובאותה העת לאפשר להם להתבטא.
  • חגיגת הצלחות: היכולת לאפשר לאנשים לדון בציוני דרך מקדמת סביבת עבודה חיובית. תוכלו להשתמש בפורטל כדי להעלות עדויות של לקוחות, להכתיר את העובד המצטיין של החודש, או לחגוג הישגים מחוץ לעבודה.
  • התפתחות אישית: סיוע לעובדים לפתח את הקריירה שלהם באמצעות קידום ומתן הזדמנויות להשתלמות.


במהלך השנים, מחלקות משאבי אנוש נאלצו להתאים את עצמן לשינויים במקום העבודה, וכעת פורטלים נדרשים לעשות את אותו הדבר. "באופן מסורתי, משאבי האנוש עסקו בעיקר בצד האנושי של הארגון, וכל עסק מבוסס על מערכות יחסים אישיות טובות בין העובדים. אחרת, כיצד ניתן להשיג משהו? מקומות העבודה של היום שונים משמעותית מאלו של לפני 50 שנים. הטכנולוגיה פירושה שיותר עובדים עובדים מרחוק או בשעות גמישות, לעיתים קרובות בערים שונות ואף בארצות שונות", אומר מקמין.

פורטלים למשאבי אנוש מתגברים על כמה מהבעיות שנובעות מריחוק פיזי באמצעות הדמיה של הקירבה שבה אנשים עובדים זה לצד זה. "כיום, קידום תחושה של קהילה בקרב עובדים מהווה אתגר אמיתי, ופורטלים למשאבי אנוש יכולים לעשות את כל ההבדל. חברות רבות משתמשות בפיצ'רים חברתיים בפורטלים למשאבי האנוש שלהם כדי לקדם את אותה תחושת אחווה, חרף הקילומטרים הרבים שעשויים להפריד בין חברי הצוות", אומר מקמין.

כיצד תוכלו ליצור פורטל משאבי אנוש?

פורטל משאבי אנוש שווה את ההשקעה רק אם אנשים משתמשים בו, ולכן הכרחי לעצב אותו תוך מחשבה על המשתמש. שימוש בעיצוב רשת טוב, ולא סתם רשימת קישורים, היא דבר קריטי. חשוב שהוא יהיה קל לניווט ולחיפוש. כמו כן, יש להחליט האם הפורטל צריך להיות במספר שפות או לא.

וייט-אוונס, אשת HRPMO, מציעה לתכנן מה החברה שלכם מעוניינת שהפורטל יעשה לפני שמסתכלים על התוכנה או על המעצב השותף. "קל מאוד לבזבז כסף וזמן אם החברה לא מתכננת באפן פעיל את מטרותיה לפורטל משאבי האנוש", היא אומרת. "חשבו על החווייה שאתם רוצים לספק, ואז קחו צעד אחורה וקחו בחשבון את המשאבים שיידרשו לצורך הפרוייקט", היא מדגישה.

וייט-אוונס ממליצה גם להעיף מבט בטכנולוגיה הקיימת ובאיכות הנתונים ומאגרי הנתונים בטרם ההשקעה בפורטל. אם הנתונים עצמם אינם במצב טוב, הם לא ייכנסו כמו שצריך לפורטל. "אם הפרקטיקות העסקיות שלכם מסורבלות, מסובכות וידניות, זה איננו בסיס טוב לבנות עליו פורטל", היא אומרת.

לפורטל משאבי האנוש צריך להיות מותג, כזה שמתחבר לתכנית האסטרטגית הכוללת של החברה. רצוי לתת לפורטל שם, ולתת לו זהות כדי לסייע לעובדים לראות בו את הסמכות בכל העניינים הקשורים למשאבי אנוש.

"אני חושבת שמיתוג הוא בעל חשיבות עליונה בעידן שבו אנו חיים, שבו אנשים מצפים לקבל חוויית משתמש טובה. הוא צריך להיראות יפה ולתפקד היטב. אני חושבת שרוב החברות היו רוצות שהלוגו שלהן יופיע שם", אומרת אוונס, אשת Chatham Financial.

למרות שהפורטל נועד בעיקר למטרות משאבי אנוש, גם למחלקות אחרות עשויים להיות צרכים שיכולים להפוך לחלק מהפורטל. לכן, חיוני לשמוע את דעתן כבר בשלב מוקדם בתהליך. הן יכולות לסייע למחלקת משאבי האנוש להחליט, בין יתר השיקולים הטכניים, האם הפורטל צריך להיות מקומי (on-premise) או בתוכנה מבוססת ענן.

"מספר סוגים של מומחים לנושאים שונים יכולים להיות מעורבים בעיצוב הפורטל למשאבי אנוש", מייעצת וייט-אוונס, ומוסיפה שחשוב לשלב בדיון אנשים ממחלקות שיכולות לתרום לפורטל נתונים כגון גליונות שכר וענייני כספים.

הטמעת פורטל למשאבי אנוש

זכרו, מטרתו של פורטל למשאבי אנוש היא שהעובדים יקבלו בכוחות עצמם את התשובות בזמן שבו הם זקוקים להן. מרגע שהפורטל נמצא "באוויר", הוא צריך להיות המקום שאליו העובדים פונים כדי לקבל מידע, ולכן שלילת החלופות היא דרך אפשרית להכריח את העובדים להשתמש בפורטל. רעיון אחד הוא להפוך את הפורטל לדרך היחידה להשלים משימות מסוימות, כגון הרשמה לקבלת הטבות או בירור לגבי חדשות החברה.

תוכלו לעקוב אחר מידת ההצלחה של הפורטל בכך שתסתכלו בנתוני השימוש ובניתוחיהם. כיצד משתמשים העובדים בפורטל? כמה זמן הם מבלים בו? האם הם פונים לשם מיוזמתם או רק כאשר קישור מסוים מפנה אותם אליו? מעקב אחר דפוסי השימוש יסייע לכם לברר מה עליכם להוסיף לפורטל או לגרוע ממנו.