ארגונים רבים, גדולים או קטנים, בוחרים להשתמש בתוכנה לניהול משאבי אנוש (HRM) כדי להגדילאת רווחיהם. עם זאת, בעלי עסקים קטנים עדיין מתלבטים האם עליהם להשקיע בתוכנה לניהול משאבי אנוש או לא. אם אתם מתקשים להחליט האם תוכנה לניהול משאבי אנוש תועיל לעסק שלכם, חשוב תחילה לאסוף את המידע החיוני אודות הכלי הזה.


תוכנה לניהול משאבי אנוש היא תוכנת מחשב שמסייעת לבצע אוטומטיזציה ולשלוט בניהול משאבי האנוש, בתפקידים שהם מבצעים ובפעילויותיהם בתוך הארגון.

מומחים סבורים שזוהי השיטה הטובה ביותר לתחזק רישום בסיסי של כלל העובדים שלכם במהלך תקופת עבודתם. המידע שנאסף על ידי התוכנה לניהול משאבי האנוש יכול גם לסייע לכם לנהל ולהבין את ביצועי העובדים, פעילויות הפיצוי, והיבטים מנהליים רבים אחרים בעסק שלכם.

מהי תוכנה לניהול משאבי אנוש?

תוכנה לניהול משאבי אנוש משלבת תהליכים שונים ומערכות שונות בארגון, על מנת להבטיח שהנתונים נאגרים בצורה מאובטחת ונגישים בשעת הצורך. חשוב להבין שלארגונים שונים יש סוגים שונים של תוכנות לניהול משאביאנוש, מפני שהדבר תלוי לחלוטין ביישומים ובדרישות הייחודיים שלהם. עם זאת, באופן כללי ניתן לומר שמערכות אלו מצויידות במספר פונקציות בסיסיות כגון ניהול גליונות שכר, מעקב אחר נוכחות, פיצ'רים מנהליים, אישורי שעות עבודה, ושילוב ייחודי של כל הפונקציות הללו.

תוכנה לניהול משאבי אנוש מסייעת לחברה שלכם לייעל את תהליכי משאבי האנוש והגיוס שלה. זה כולל ניהול גליונות שכר, גיוס עובדים, ותחזוק מידע על העובדים.

אף על פי שתכונות לניהול משאבי אנוש קיימות מזה זמן מה, רבים מבעלי העסקים עדיין מנסים להחליט האם כלים אלו מהווים פתרון משתלם עבור עסקים קטנים ובינוניים, או שלא. החדשות המעולות הן שהשוק מוצף במגוון רחב של פתרונות ניהול משאבי אנוש; תוכלו לבחור בכל אחת מהן, עם חבילת האפשרויות המועדפת עליכם. יתר על כן, ניתן גם להתאים אותן בהתאם לצרכים המסוימים של הארגון. עם יתרונות שכאלו, כמעט הכרחי לכלול תוכנה לניהול משאבי אנוש במודל העסקי המתפתח שלכם.

סיבות לשלב תוכנה לניהול משאבי אנוש לתוך המודל העסקי שלכם

כשהשוק העסקי משגשג והתחרות פועלת במלוא עוזה, חשוב שהארגון שלכם יהיה במיטבו ויספק לעובדיו את החוויה הטובה ביותר שניתן. תוכנה לניהול משאבי אנוש יכולה לסייע בשיפור חוויית העובד תוך תחזוקת הרישום שלהם. באמצעות הנתונים הללו, ההנהלה תוכל למצוא דרכים לתמרץ אותם לעבוד קשה לטובת הצמיחה העצמית שלהם ולמען הארגון כולו.

להלן כמה סיבות משכנעות להשתמש בתוכנה לניהול משאבי אנוש בעסק שלכם:

יעילות מנהלית: רעיון ניהול משאבי האנוש מטפס כעת לשלב גבוה יותר עם עלייתו של מושג חדש: שירות עצמי לעובד (ESS). ממשק זה, המעוצב במיוחד, מסייע באיסוף ובהפצת מידע הקשור למשאבי אנוש מכל הארגון, שמסייע גם הוא בהפחתת העומס המוגזם על החלק המנהלי של העסק. פורטל שירות עצמי לעובד מעניק לעובדים גישה מלאה לנתוני משאבי האנוש שלהם ומאפשר להם לעדכן את הרישום שלהם לפי הצורך.
כדי שמערכת ניהול מאשבי האנוש שלכם תהיה יעילה ככל הניתן, יש להעביר אותה משרת-לקוח בסיסי לסביבת רשת מתקדמת יותר. כאמור, כך יוכלו עובדים רשומים לעדכן את המידע המבוקש במערכת ללא כל מגבלות כגון מיקום או אזור זמן. הם יכולים לעדכן גם פרטים אחרים כגון כתובת המגורים, תכניות הפרישה ואפילו ביטוח הבריאות. באמצעות תוכנה לניהול משאבי אנוש, תוכלו לקצץ את כמות כוח האדם הדרושה לניהול משאבי האנוש וכתוצאה מכך לחסוך לעסק שלכם כסף.

פישוט תהליך הגיוס: לא משנה מה גודל הארגון שלכם, ללא תוכנה לניהול משאבי האנוש,תהליך גיוס עובדים עלול להיות מסובך ומפחיד למדי. תשמחו לדעת שמרבית הפתרונות לניהול משאבי אנוש מעוצבים עם ממשקים אינטראקטיביים ומתוחכמים כך שמחפשי המשרות יכולים להגיש את מועמדותם בקלות. פרטי המועמדות מועברים באופן אוטומטי ישירות למנהל הרלוונטי, או למי שממונה על גיוס עובדים בארגון. לאחר מכן, התוכנה יוצרת באופן אוטומטי מאגר נתונים שמכיל את המידע של כל המועמדויות, והוא נגיש למחלקות משאבי האנוש דרך האינטרנט.

הודות לתוכנות לניהול משאבי אנוש, גיוס עובדים מעולם לא היה קל יותר. תוכלו לצפות במהירות במידע על המועמדים כדי להחליט האם הם מתאימים לעסק שלכם.

תוכנה לניהול משאבי אנוש היא אחת הדרכים המועילות ביותר לחסוך לכם ולעובדים שלכם את המתח הכרוך בארגון התקנים הפנויים והטמעת העובדים החדשים. המנהלים המעסיקים כבר לא נדרשים לבצע חיפוש מפורט אחר מועמדים חדשים. במקום זאת, הם יכולים לקבל עדכונים בזמן אמת ביחס למשרות הזמינות והמועמדים. בקיצור, התוכנה לניהול משאבי אנוש מאפשרת למקצועני משאבי האנוש למצוא את המועמדים הרצויים ביותר ללא מאמץ מיוחד.

שיפור בתקשורת: אפילו אם לעסק שלכם יש כוח עבודה קטן, הדרך הטובה ביותר לשיפור הביצועים בכללותם היא עדיין באמצעות קידום תקשורת יעילה. הוכח שכאשר בין העובדים מתקיימת מערכת יחסים בריאה, גדלים הסיכויים לכך שהם יתרמו להתפתחות הארגון. תוכנה לניהול משאבי אנוש יכולה לספק לצוות העובדים ולמנהלי המחלקות תקשורת דו-כיוונית דרך המכשירים האישיים שלהם (או מכשירי העבודה) בהתאם לצורך.

הפורטלים היעילים והאינטראקטיביים לגישת העובדים מאפשרים למשתמשים לעדכן את פרטי ההתקשרות שלהם, לארגן לוחות זמנים, ולתקשר בצורה בריאה עם שאר העובדים. יתר על כן, באמצעות הפורטלים הנגישים הללו ניתן להוסיף גם אפשרות לשיתוף מסמכים או מידע חיוני אחר.

ניהול סיכונים טוב יותר: כל עסק זקוק לכלי שמסוגל להגן על הארגון גם מפני אחריות משפטית בלתי רצויה, וכן מפני סיכונים. תוכנת ניהול משאבי אנוש היא הפתרון המוצלח ביותר למתן מענה לדרישה זו. תוכנות אלו מסוגלות לתחזק רישומים על הכשרות הבטיחות של העובדים, התראות משמעתיות, תביעות פיצויים ותחקירי תאונות, באמצעות מערכות אלקטרוניות.

תוכנה לניהול משאבי אנוש היא דבר הכרחי לנוכח הסיכונים הכרוכים ברישום ידני. בעזרת תוכנת ניהול משאבי אנוש מתקדמת, תוכלו לשפר את ביצועי הארגון תוך ביטול סיכוני האבטחה ואף את הניירת.

קבלת החלטות יעילה: מערכות ניהול משאבי אנוש מסייעות בניהול נתונים מכלל המחלקות בארגון. אחזור נתונים נעשה קל בהרבה בעזרת מערכת פשוטה המבוססת על שאילתות. עם הנגשת הנתונים בקלות, ההנהלה מסוגלת לקבל החלטות מושכלות יותר ולשפר את הפריון הכולל של העסק. לדוגמה, אם מחלקה מסוימת סובלת מתחלופה גבוהה יחסית, ההנהלה תוכל לאבחן את הבעיה בקלות רבה יותר.

אם מנהל משאבי אנוש צריך להיות מודע לביצועי העובדה הכוללים של עובד מסוים, מן הסתם בתקופה של קידומים או הענקת פרס שנתי, ניתן לקבל את כל הפרטים מתוכנת ניהול משאבי האנוש. מכאן שאחזור נתונים הופך לקל בהרבה ומאפשר קבלת החלטות קריטיות. בארגונים גדולים, ניהול כל הפרטים על עובד מסוים יכול על פי רוב להיות דבר מאתגר; ניהול נתונים ידני הוא לרוב מטלה מורכבת. באמצעות תוכנה לניהול משאבי אנוש, תוכלו לייעל את התהליכים היומיומיים שלכם ואת משימות משאבי האנוש.

שיפור הפריון: כל המחלקות בתחום העסק שלכם צריכות להיות יעילות במידה שווה, אך לא ניתן להבטיח את קבלת התוצאות הרצויות באמצעות הנחיות ידניות. מערכת ריכוזית שמנטרת את כל הפרטים יכולה לסייע מאוד. מטרת השימוש במערכות ניהול משאבי אנוש לארגון העסק היא למקסם את פריון העובדים.

לפני שנים, כל הדברים הללו נוהלו באמצעות ניירת, אך כיום התמזל מזלנו לחיות בעידן הטכנולוגיה, שבו ניתן לבצע משימות כאלו בעזרת תוכנות לניהול משאבי אנוש.

ניהול משכורות: פיצ'ר חשוב נוסף שמציעים רוב פתרונות ניהול משאבי האנוש הוא היכולת לנהל פונקציות ליבה בתחום משאבי האנוש כגון גליונות שכר, מיסים וגם הפקדות ישירות. פיצ'ר זה יכול לסייע לעסקים מתפתחים לנהל את ענייניהם הכספיים בצורה מדוייקת ונכונה יותר.

יתרון מוסף של שימוש בתוכנת ניהול משאבי אנוש טמון ביכולתה לסייע לכם לעבד משכורות ואף לנהל מידע על הפקדות ישירות. תוכלו להבטיח שגליונות השכר שלכם מדוייקים בכך שתשלבו את תוכנת ניהול משאבי האנוש שלכם עם מערכת מקוות לקביעת לוחות זמנים או עם שעון עבודה.

בין אם העסק שלכם קטן או בינוני, תוכנת ניהול משאבי אנוש יכולה להיות אחד הכלים החשובים ביותר שבהם ניתן להשתמש לניהול הארגון הפנימי בעסק שלכם. היא יכולה לעזור לארגון שלכם על ידי הפחתת העלויות הקשורות בגיוס עובדים ובניהול המידע הקשור לעובדים הקיימים. היא יכולה גם לסייע לכם לקבל החלטות מושכלות ביחס לצמיחת העסק שלכם. ישנם פתרונות ניהול משאבי אנוש נהדרים רבים בשוק, כך שעליכם לבחור את הפתרון שמתאים לצרכים ולתקציב של העסק שלכם.