ארגונים גדולים מוכרחים למצוא דרך כלשהי להאחדת הדרכים השונות שבהן התהליכים הארגוניים שלהם פועלים. זה כרוך לא רק בחווייה אחידה עבור משתמשים במחלקות שונות, אלא גם בשילוב זרימת המידע והנתונים בין התאים. המסגרת שנועדה להשיג את המטרה הזו נקראת פורטל ארגוני למידע, או EIP. איסוף הנתונים הדרושים, צבירתם והתאמתם על בסיס אישי מתרחשים באמצעות תת-פורטלים (sublets).

ישנם יתרונות ברורים להסדרת זרימת רצף הנתונים והממשק ברחבי הארגון. התועלת המיידית טמונה בבהירות התקשורת, במידה רבה הודות לדפוס גישה משותף שאותו ניתן לפתח ולפרוס. יתרונות אחרים, עמוקים יותר, כוללים אחזור מהיר יותר של נתונים ומידע, יצירת דו"חות, ואיסוף מודיעין. זה יכול להיות חיוני לצורך ניתוח רוחבי. ההנהלה הבכירה יכולה לקבל החלטות מהירות ויעילות בעזרת נתונים זמינים ועדכניים. משתמשי הקצה מרוויחים מהשימוש בממשק פקודות מהיר ורב-פעמי ומגישה מהירה לנתונים הרלוונטיים.

להלן כמה שיקולי מפתח להערכת כיצד והיכן עשוי הפורטל הארגוני לספק ערך לארגון
האחדת ההכשרה:
ממשק יעיל ואחיד מקל על הכשרת עובדים חדשים לשימוש במשאבים הזמינים להם. לא תהיה חשיבות לשאלה לאילו מחלקות הם יצטרפו בסופו של דבר, משום שהם ישתמשו באותו המבנה לביצוע עבודותיהם.
מדרגיות:
פריסת מודול חדש, או אפילו שדרוג מבנה התכונה כולו, אינם דורשים בהכרח תוספת לתשתית החומרה. ניתן לבצע זאת תוך זמן השבתה מינימלי. למעשה, אם נעשה שימוש בשרתים מיותרים, ייתכן שלא תהיה הפסקה בשירות כלל. ניתן לפשט מספר אספקטים של תהליכי הארגון. יצירת תוכן, ניהול תוכן, פיתוח, פריסה, הוספת פונקציות חדשות או טיהור מרכיבים שאבד עליהם הקלח – כל אלה נעשים פשוטים וקלים.
ריכוז השליטה:
ניתן לשלוט בשירותים רבים מנקודת בודדת. את מבנה השליטה עצמו ניתן לפצל ולהציב מחדש ביותר ממחלקה בודדת אחת, בשעה שאת השינויים המהותיים ניתן לשמר בידיהם של אנשים שאומנו לעסוק בעניינים מסוג זה. יתרון משמעותי נוסף שבשליטה ריכוזית הוא היכולת לפרוס ולנהל מספר רב של תת-אתרים או אפליקציות ממקום אחד. זה מוביל לתפעול חלק עבור משתמשים הקצה. אותו רעיון, כשהוא מיושם על אתרי אינטרנט או אפליקציות רשת, יכול להניב תוצאות בעלי יתרונות עבור הלקוחות.
צבירת נתונים ומידע:
איסוף המידע במקור בודד יוצר הזדמנויות לגישה קלה ונוחה. נקודת גישה בודדת פירושה שהמשתמשים יכולים לנצל את הפרוטוקולים של ניהול בסיס הנתונים לצורך אחזור מהיר של מידע, במקום לחפש במספר רב של מקורות. זה גם מוודא שנתונים או מידע קריטיים לא מתפספסים או אובדים כליל.

פורטל ארגוני מסייע לעובדים וללקוחות להיות מאורגנים ומקושרים. הוא גם מדגיש את הגישה הטכנולוגית של העסק, דבר חשוב בעולם התחרותי. פיתוח פורטלים ארגוניים דורש כשרון מיוחד להבנת היעדים העסקיים ולמציאת הפתרון המושלם. מכיוון שהפורטל הארגוני מציע פתרון רשת משולב ומותאם אישית לעובדים וללקוחות, חוויית משתמש הקצה חייבת להיות נהדרת. ממשק המשתמש, התוכן, שירותי הרשת והפורטל הם מרכיבי הליבה של פורטל ארגוני, והם דורשים תשומת לב.