1. התעלמות ממשתמשי הקצה.

מאפייני הפורטל הארגוני שמים את הצרכים העסקיים מול הצרכים של משתמש הקצה. לכן המשתמשים לא תמיד מצליחים להבין את התועלת שתצמח להם בשימוש בפורטל ארגוני. לכן חשוב לוודא לשווק נכון במהלך ההשקה של הפורטל הארגוני את היכולות ואת התכונות שיהפכו את חיי העבודה של המשתמשים לקלים יותר. בשלב האיפיון חשוב גם לצרף נציגות של העובדים בתהליך לרבות ראיונות, שאלונים לגבי של צרכים עסקיים, קבוצות מיקוד וסקרי משתמשיםץ ככל שהעובדים יהיו מעורבים וקולם ישמע כך הם יטו יותר לאמץ משהו שהם עזרו ליצור.

2. אימוץ טכנולוגיות חדשות בסביבת העבודה

אוכלוסיית עובדים ותיקה לא אוהבת שינויים במקום העבודה. בעיקר שינויים דיגיטליים שתמיד מהווים איום על מקום עבודתם. כדי להתמודד עם אתגר זה חשוב להדגיש את נחיצות הפורטל ביכולת ליעל את עבודת כל עובד וביכולת לשפר את פריון העבודה והיצירה שלו באמצעות מידע חדש אליו ניתן להחשף ובאפשריות שיתוף הפעולה החדשות שקבוצות עבודה מקוונות מאפשרות.

3. תקציב פיתוח והטמעה מתמשך

פורטל הוא אתר אינטרנט לכל דבר ועניין. ככל שהתוכן והעיצוב שלו יהיו סטטיים כך העניין בו יפחת. יצירת תכנים חדשים, השקעה בעיצוב משתנה ורלוונטי, והוספת תכונות חדשות עם הזמן, יגבירו את העניין שיש במערכת וימנעו את התיישנותה בעיני המשתמשים. כדי להגדיר יעדי פיתוח שנתיים ותוכנית עבודה מסודרת של יצירת תכנים חדשים.

4. מי מנהל הפורטל?

לקיחת אחריות על פרויקט הפורטל היא אחת המשימות החשובות בפרויקט בניית פורטל ארגוני, שכן הפוליטיקה הארגונית נכנסת בהכרח לדיון לגבי מי הבעלים של מה. תהליך זה מסבך את העובדה שחלק מהארגונים יקצו חלק מהאינטרא-נט לקבוצות / מחלקות שונות (למשל, תקשורת ארגונית מחזיקה בתוכן, IT מחזיקה בטכנולוגיה), כלומר, אזורים אפורים יכולים להתעורר כאשר נופלים בין הכסאות של בעלי האחריות.

ארגונים צריכים להגדיר מי יכול להחליט אילו החלטות, מי אחראי על אילו מאמצים, וכיצד כל אחד השחקנים חייבים לעבוד יחד כדי לנהל פורטל בצורה יעילה. הקצאת ההנהלה הבכירה לפקח על ממשל הפורטל היא גם חלק חיוני של התהליך.