הגדלת הנגישות של מחלקות הארגון למידע ארגוני המצוי במחלקות השונות המחוברות גם הן לפורטל הארגוני, יכולה לייעל מאד את התהליכים בחברה ולשפר את תהליכי ה"זכרון" הארגוני. להלן מספר תחומים אשר כדאי להעמיק בהם את האינטראקציה עם העובדים באמצעות פורטל ארגוני:

נתונים אישיים
לכל עובד יש מידע הקיים בפורטל הארגוני שהוא צריך לצורך עבודתו. בין אם מדובר בנתוני שיווק, תפעול, משאבי אנוש, שירות לקוחות, הנהלת חשבונות ועוד. החוכמה היא לשכנע עובד גם לתרום מעצמו מידע שהארגון זקוק לו.
 

גישה למידע מגוון
לחברות רבות יש כיום קטלוגים של מוצרים שנמצאים על גבי רשת האינטרנט הכוללים : תיאור הפריט, מפרט טכני, מידות, מחירים, תמונות של כל פריט המוצע למכירה. אחד הקטלוגים המרשימים ביותר הוא של רשת איקאה שיצרה העתק אינטרנטי מדוייק של הקטלוג המודפס שלה, באמצעות אפליקציית פלאש מרשימה. אתר האינטרנט הוא חלון הראווה של הארגון. ככל שיש יותר מידע על המוצרים והשירותים שהוא מוכר כך יותר קל למצוא אותו ולהבין את הייחוד של החברה. אחת ההמלצות שאנחנו נותנים לכל לקוחותינו היא לפרסם Case Studies של פרויקטים שבוצעו עבור הלקוחות שלהם. 
 

עבור חברות שנסחרות בבורסה או שיש להם משקיעים שאין להם קשר יום יומי עם החברה, מומלץ מאד לפתח אזור מידע למשקיעים, אשר בו ירוכז כל המידע הרלוונטי החל מדוחות כספיים, הודעות לעיתונות, web cast , מידע על הצוות הניהולי של החברה ומידע על היסטוריית הפעילות שלה. מידע זה הוא בסיס טוב לגיוס השקעות חדשות בעתיד או למשיכת משקיעים פונציאלים שמחפשים טכנולוגיות או מוצרים חדשים לעסקים שלהם.
 

מפגשים מקוונים
חלק גדול מהארגונים החלו לפתח Webinars שהם למעשה הדרכת וידאו בזמן אמת, במסגרתם הצופים יכולים לצפות במצגת הדרכה ולשלוח למנחה שאלות בזמן אמת, כאילו הם נמצאים בכיתה אחת עם המנחה. טכנולוגיות אלו משמשות הן לכינוס אסיפות בעלי מניות, מצגות למטרות מכירה, ו/או ישיבות פנים ארגוניות כאשר העובדים מרוחקים פיזית אחד מהשני. אחד הרעיונות החדשים ביותר הוא פורטל Idea Management שמאפשר לכל עובד להעלות רעיון או אתגר עסקי ובאמצעות קבוצת דיון ארגונית לקבל רעיונות שפעמים רבות מניבות חדשנות ארגונית פוריה. 

צורה אחרת של שיתוף מידע הוא פיתוח של פורום או קבוצת דיון בה כל משתתף יכול לתרום מידע או לשאול שאלות שחשובות לעבודת צוות יעילה יותר. לחלופין ניתן לפתח פורום שאלות ותשובות עבור הלקוחות על מנת לאפשר להם לקבל תמיכה און-ליין לבעיות נפוצות ללא צורך בהמתנה לאנשי שירות בטלפון.
 

לסיכום
פורטל ארגוני מודרני הוא כבר לא רק עמוד אודותינו + צור קשר. בכל ארגון ניתן להרחיב את המידע והשירותים עבור לקוחות קיימים ופוטנציאלים וכן עבור המשקיעים. זרימת מידע טובה יותר תייעל את העבודה הארגונית ותגדיל את הרווחיות שלו.


Sweetportal הוטמעה עד כה בהצלחה במספר ארגונים גדולים. יתרונה הגדול הוא בתפיסה של הארגון כרשת חברתית שמעודדת ומתמרצת את האינטראקציה בין העובדים.
Sweetportal | פורטל ארגוני משפיע על אפקטיביות הארגון