כל ארגון צריך לשאול את עצמו האם קל לעובדים בארגון לשתף פעולה ולאסוף את המידע הנכון בזמן הקצר ביותר ובדרך היעילה ביותר? האם כל הידע הנדרש לעובד זמין לו כאשר הוא זקוק לו בין אם במשרד או מחוצה לו? מה קורה לידע המקצועי כאשר עובדים עוזבים את החברה?

טיבו של הידע בחברה

בחלק גדול מהארגונים הידע מתועד במסמכים שונים או מוטמע בתוך החברה במתודולוגיות ונהלי עבודה שונים.
תאגידים גדולים, לרבות ארגונים ללא כוונת רווח מאותגרים על ידי עובדיהם, לקוחות ושותפים עסקיים לייצר ולספק גישה מהירה אל מידע מעודכן על מנת לקדם אינטראקציות עסקיות שונות מכל מקום ובכל זמן. פורטל ארגוני הוא דרך מוכחת לספק דרישות אלו ובאמצעותו מתאפשרת זרימת המידע בין העובדים בתוך תאגיד, ועם לקוחות ושותפים מחוץ לסביבה הארגונית. הפורטל הארגוני מאפשר לגשת למידע מתוך מערכות ליבה שונות בארגון, באמצעות ממשק דפדפן סטנדרטי.


ניהול הידע הארגוני 

ניהול ידע (KM) כולל מגוון של אסטרטגיות ושיטות לשימוש הארגון לזהות, ליצור, לייצג, להפיץ, ולאמץ תובנות וידע שנצבר בארגון.
המטרה העיקרית של ניהול ידע מתמקדת ביעדים ארגוניים כגון ביצועים משופרים, יתרון תחרותי, חדשנות, שיתוף בלקחים, אינטגרציה ושיפור מתמיד של עבודת הארגון. המאמץ לשיפור ניהול הידע בארגון חופף לתהליך הלמידה הארגונית, אך נבדל ממנו בכך שלניהול ידע יש חשיבות לשמירה על נכסים אסטרטגיים של הארגון, שלהם יש חשיבות מעבר להתייעלות ארגונית וחסכון כספי.

המניעים העיקריים המובילים ארגון לאמץ מערכת פורטל ארגוני כוללים:

- הפיכת הידע לזמין יותר לצורך פיתוח ואספקת מוצרים ושירותים
- קיצור מחזורי פיתוח תהליכים ומוצרים בארגון 
- שיפור יכולות ההדרכה והלמידה בארגון
- מינוף המומחיות של אנשים בארגון
- שיפור התקשורת בין אנשים בתוך ומחוץ לארגון
- ניהול ההון האינטלקטואלי והנכסים האינטלקטואליים ושמירתם בתוך הארגון