פורטל המידע הארגוני

תכונות עיקריות של פורטל ארגוני בעל פיצ'רים חברתיים:

בעידן הדיגיטלי של ימינו, ארגונים מכל הגדלים והסוגים מכירים בחשיבות של תקשורת פתוחה, שיתוף ידע ושיתוף פעולה בין העובדים. פורטל ארגוני משולב עם פיצ'רים חברתיים הופך לכלי אסטרטגי לקידום מטרות אלו, תוך יצירת סביבת עבודה דינאמית, מעורבת ומקושרת. מאמר זה יסקור את התכונות העיקריות שכל פורטל ארגוני חברתי חייב לכלול, על מנת לממש את הפוטנציאל המלא של שיתוף הפעולה הדיגיטלי.

1. פרופילים אישיים עשירים
בסיס היסוד של כל פורטל ארגוני חברתי הוא פרופיל אישי מקיף לכל עובד. פרופילים אלו צריכים לכלול לא רק פרטים בסיסיים כמו שם, תפקיד ופרטי קשר, אלא גם מידע עשיר יותר כגון מיומנויות, תחומי מומחיות, ניסיון מקצועי, תחומי עניין, ואפילו תחביבים ותחומי עניין אישיים. ככל שהפרופילים מלאים ומעודכנים יותר, כך קל יותר לעובדים למצוא עמיתים רלוונטיים, ליצור קשרים ולשתף פעולה סביב נושאים משותפים. לפי מחקר של Gartner, ארגונים עם פרופילי עובדים מפורטים נהנים מעלייה של עד 30% בשיתופי פעולה ספונטניים.

לדוגמה, חברת Accenture פיתחה פורטל ארגוני בשם "People Pages", הכולל פרופילים אישיים עשירים של כל 500,000 העובדים שלה ברחבי העולם. הפרופילים כוללים לא רק מידע מקצועי, אלא גם תחומי עניין אישיים, מעורבות קהילתית, שפות זרות ועוד. כך, יועצים מAccenture יכולים למצוא בקלות מומחים פנימיים בתחום או שפה מסוימים, ולשתף פעולה איתם בפרויקטים מורכבים.

2. קהילות וקבוצות עניין
פורטל ארגוני חברתי חייב לאפשר יצירה וניהול של קבוצות וקהילות סביב נושאים, פרויקטים או תפקידים משותפים. בקהילות אלו, עובדים יכולים לשתף מידע ורעיונות, לדון באתגרים, לשאול שאלות ולבקש עצות. הקהילות יכולות להיות פתוחות לכל, או סגורות למוזמנים בלבד. פיצ'ר חיוני הוא האפשרות לחפש ולהצטרף בקלות לקהילות רלוונטיות, כך שהעובדים ייחשפו למגוון רחב של ידע ורעיונות חדשים. לפי מחקר של McKinsey, עובדים שפעילים בקהילות ידע מציגים פרודוקטיביות גבוהה ב-20% עד 35% מעמיתיהם.

דוגמה מצוינת לכך היא פורטל הארגוני של חברת המזון והמשקאות Nestlé, המכונה "The Nest". הפורטל כולל מאות קהילות מקצועיות חוצות גבולות סביב תחומים כמו שיווק, פיתוח מוצרים, תפעול, כספים ועוד. בקהילות אלו, עובדים מ-187 מדינות יכולים לחלוק את הידע והניסיון שלהם, ללמוד מעמיתים, ולהאיץ פתרון בעיות. כתוצאה מכך, Nestlé מצליחה לנצל את התובנות והחדשנות של כל 270,000 עובדיה ברחבי העולם.

3. שיתוף ועריכה משותפת של תוכן
פורטל ארגוני חברתי חייב לתמוך ביצירה, עריכה ושיתוף של מגוון סוגי תוכן, כגון מסמכים, מצגות, גליונות אלקטרוניים, תמונות, סרטונים ועוד. לעובדים צריכה להיות אפשרות פשוטה "לגרור ולשחרר" (Drag and Drop) קבצים, להוסיף תיוגים ותיאורים, ולשתף את התוכן עם עמיתים או קבוצות נבחרות. כלים לעריכה משותפת בזמן אמת, כמו גם תמיכה בגרסאות ובקרת שינויים, מאפשרים שיתוף פעולה חלק ויעיל על מסמכים. יכולות אלו חיוניות במיוחד לצוותים מבוזרים גיאוגרפית ולעובדים היברידיים או מרוחקים.

חברת התוכנה Atlassian, למשל, בנתה את הפורטל הארגוני שלה, "Confluence", במיוחד לשיתוף ועריכה משותפת של תוכן. דרך הפורטל, צוותי הפיתוח, השיווק, התמיכה וכו' יכולים ליצור ולערוך במשותף מסמכי אפיון, תכניות עבודה, מדריכים טכניים, דפי נחיתה ועוד. התוצאה היא תהליכי עבודה מהירים יותר, מעורבות גבוהה של בעלי עניין, ותיעוד מלא של הידע הארגוני.

4. עדכוני חדשות
פורטל ארגוני חברתי צריך לספק לכל עובד התאמה אישית של חדשות ועדכונים. במקום להציף את העובדים במידע לא רלוונטי, פיצ'רים כמו למידת מכונה ובינה מלאכותית (AI) יכולים לסנן ולתעדף את התוכן המוצג לכל משתמש, בהתבסס על העדפותיו, דפוסי השימוש, קשרים חברתיים ומשימות נוכחיות. כך, העובד יכול להתעדכן במהירות בנעשה, לגלות תובנות חדשות, ולהגיב בזמן אמת לאירועים ושינויים. ארגונים עם פורטל חברתי מותאם אישית נהנים משיפור של עד 15% בקבלת החלטות, הודות לשיפור בזרימת מידע רלוונטי.

ענקית התקשורת Verizon פיתחה פורטל ארגוני בשם "VZWeb", המציג לכל אחד מ-130,000 עובדיה זרם מותאם אישית של חדשות ועדכונים על בסיס הפרופיל, העניין והפעילות שלהם. באמצעות טכנולוגיית AI מתוחכמת, העובדים מקבלים המלצות מותאמות אישית לגבי אנשים, קבוצות, אירועים ותכנים רלוונטיים להם. המערכת גם לומדת ומשתפרת ללא הרף מהאינטראקציות של המשתמשים. הודות לחוויה האישית, VZWeb משיג אימוץ של מעל 90% על ידי עובדי Verizon.

תכונות נוספות של פורטל ארגוני בעל פיצ'רים חברתיים:

• בלוגים: פלטפורמה לפרסום חדשות, עדכונים והודעות מטעם הארגון.
• WIKI: ספריית מידע דיגיטלית שיתופית, המאפשרת למשתמשים ליצור ולערוך מידע משותף.
• לוחות שנה שיתופיים: כלי לתיאום זמנים ושיתוף לוחות שנה בין משתמשים.
• קבוצות דיון: פורומים ייעודיים לדיון בנושאים רלוונטיים לארגון.
• ספריית אנשים/פרופילים: מאגר מידע המאפשר איתור וקבלת פרטים על עובדי הארגון.
• קבוצות: יצירת קבוצות עבודה ייעודיות לשיתוף פעולה ספציפי.
• עדכונים: כלי להפצת חדשות ואירועים חשובים לכלל משתמשי הפלטפורמה.
• ניהול תוכן אינטרנט: כלי לניהול יעיל של תוכן ודפי אינטרנט.
• ניהול מסמכים: מערכת לשיתוף וניהול מסמכים בצורה מאורגנת.
• פורומים: פלטפורמה לשאילת שאלות וקבלת תשובות מקהילת המשתמשים.
• הודעות מיידיות: כלי לתקשורת פרטית וישירה בין משתמשים.
• תגובה, שיתוף, תיוג, דירוג: תכונות המאפשרות אינטראקציה חברתית ובניית קהילה בין משתמשים.
• סקרים: כלי לאיסוף משוב ממשתמשים בנוגע לנושאים שונים.

סיכום
בסביבת העבודה הדינמית של ימינו, ארגונים המאמצים תכונות חברתיות בפורטל הארגוני שלהם נהנים משורת יתרונות מרשימה: שיתוף ידע אפקטיבי יותר, האצת החדשנות, קבלת החלטות משופרת, וחיזוק הקשרים והמעורבות של העובדים. פרופילים אישיים עשירים, קהילות וקבוצות עניין, שיתוף ועריכה משותפת של תוכן, וזרימת חדשות מותאמת אישית הם מרכיבי הליבה של פורטל חברתי מצליח.

כפי שממחישות הדוגמאות של ארגונים מובילים כמו Accenture, Nestlé, Atlassian ו-Verizon, ההשקעה בפורטל ארגוני חברתי היא אסטרטגית להבטחת התקשורת, העבודה הצוותית והסינרגיה הארגונית הנדרשות כיום לשגשוג עסקי. עם זאת, עצם הטכנולוגיה אינה מספיקה - נדרשת גם מנהיגות שמעודדת תרבות של פתיחות ושיתוף, והדרכת העובדים לניצול מיטבי של יכולות הפורטל.

ארגונים שישכילו לאמץ גישה אסטרטגית לפורטל הארגוני החברתי שלהם, ולשלב בתבונה בין טכנולוגיה לתרבות, יזכו ביתרון משמעותי בעידן הדיגיטלי. הם יצליחו לרתום את מלוא העוצמה של ההון האנושי שלהם, וליהנות מרמות חסרות תקדים של תקשורת, יצירתיות ותוצאות עסקיות.