עבור ארגונים המעוניינים לשפר את התהליכים העסקיים שלהם, אין כלי טוב יותר מאתר אינטרא-נט. אתר אינטרא-נט מאפשר לעובדים לעבוד ממיקומים מרוחקים ומשמש כצינור למגוון של פונקציות עסקיות, כגון תקשורת פנימית, ניהול מסמכים, ושיתוף פעולה בין קבוצות עבודה.יש מספר דברים שכדאי לקחת בחשבון לפני שבוחרים פלטפורמת אינטראנט. מאחר ומדובר בשער הכניסה של העובד למידע הארגוני, הרי שהאינטראנט אינו מערכת בפני עצמה אלא מערכת שנדרשות לה אינטגרציות עם מערכות נוספות בתוך הארגון. 

1. קבוצות עבודה ופורומים

אתר אינטראנט עוסק בתקשורת פנים ארגונית בין הארגון והעובדים ובין העובדים עצמם. בעידן פייסבוק ניתן לצפות כי מערכת האינטרנאט תאפשר שיתןף מידע בין קבוצות עובדים, יצירה של קבוצות חשיבה ודיון שמאפשרת לעובדים להשתתף ולשתף רעיונות, אשר יכול להוביל לפתרונות טובים ויעילים יותר.

עניין נוסף שחשוב לא פחות הוא שימור הידע הארגוני. ככל שיותר ידע יישמר בצורה דיגיטלית כך ניתן יהיה לשמור אותו ולעשות בו שימוש לאורך זמן. אם אותו ידע שמור רק במחשב של העובד או רק בראשו, הוא פחות נגיש ליתר הארגון. 

2. חדשות וחדשנות

על מנת שאתר האינטראנט של החברה יהיה אכן שימושי ויוביל לתוצאות יש צורך במידע חי ומעניין. האתר צריך להציג חידושים בנושא נהלים, לשבח ולתמרץ רעיונות ויוזמות חדשות, לטפח את ההווי הארגוני באמצעות תמונות מאירועים ופעילות כלל ארגוניתץ בכלל גם כאן הכלל שאומר שתמונה שווב אלף מילים תופס בגדול. לא כל העובדים נמצאים בכל אירוע או הרצאה. הפורטל הוא הפלטפורמה הטובה ביותר לשתף חדשות ולקדם חדשנות.

באמצעות הפורטל ניתן גם לתת ביטוי לעובדים באמצתעות שאלונים וסקרים בנושאים שונים : חופשים, מדיניות, נהלים. לא תמיד צריך לשנות מדיניות אבל כדאי לדעת מה הלכי הרוח בארגון - האינטראנט עושה את החיים של מנהל משאבי אנו הרבה יותר קלים.

3. חיפוש מידע חכם

המידע באתר האינטראנט גדל בצורה מהירה מאד. לאחר השקת המערכת כל מחלקה וכל עובד רוצים לפרסם מידע ומסמכים שרלוונטים להם כדי לקבל שיתוף פעולה מהארגון לעובד, מהעובד לארגון ובין העובדים. עם ריבוי המידע קשה יותר למצוא רשומות ומסמכים קודמים, ולכן יש צורך בכלי חיפוש מהיר וחכם. חסכון של כלי כזה משמעותו בזבוז זמן ותסכול.

בעת יצירת התכנים יש צורך ביצירה של התוכן מתויג כראוי. בנוסף יש לבנות את מנוע החיפוש בצורה שמתעדפת מידע עפ"י קריטריונים של עדכניות, היררכיית עורך התוכן, סיווג התוכן (מסמכים,קבוצות דיון, חוזרי מנכ"ל) וכמובן הרשאות המשתמש.  

4. ממשק משתמש פשוט ונוח

ממשק המשתמש של אתר האינטרא-נט צריך להיות נוח להפעלה, יעיל ככל האפשר, ועומד בכל תקני הנגישות. איפיון ממשק המשתמש, מחייב הבנה גבוהה של ממשקי אדם-מחשב. יש להחליט מה הניווט המתאים לכל פונקציה באתר , מה מקושר לכל לחצן, מה נמצא תחת תפריט ראשי, תפריט צד, ומה הפריסה הכללית של עמוד הבית ועמודי האזורים השונים.

ממשק המשתמש קובע במידה רבה את הצלחת הפרויקט שכן הוא משפיע באופן ישיר איך העובדים ישתמשו. ניווט מתסכל ולא נוח יפחית את השימוש במערכת.

5. עיצוב נקי ואלגנטי

העיצוב של אתר האינטראנט הוא אחד הנושאים העיקריים בתכנון הפרויקט. אם זו הולכת להיות סביבת העבודה הקבועה והמשתמעותית של העובדים, אז יש צורך לשים דגש על עיצוב אלגנטי וחוויית משתמש גבוהה.

עיצוב ממשק המשתמש הוא לא רק כפתורים ותפריטים. מדובר במהות של העניין. מה נמצא מעל מה, והאם החלקים החשובים דווקא לעובדים נמצאים למטה כי המנכ"ל רוצה אזור של נהלי עבודה בחצי המסך העליון. אתר דורש עיצוב נקי ומינימליסטי כדי לא לעייף את העיניים. עיצוב עמוס יוצר בלאגן וחוסר ארגון. במקרה זה, פחות הוא תמיד יותר.

6. אבטחת מידע

זהו נושא כבד, שתמיד מטריד את מחלקת IT. הם עסוקים כל הזמן במניעת תפוצה של מידע, והפורטל כל תחליתו היא הפצה של מידע. 

הגדרה מוסכמת על כללי אבטחת המידע, היא אחד התהליכים המקדימים לכל השקה של אתר אינטראנט. מי רשאי לגשת למידע? על מכשיר בעולם עם הרשאות? רק עובדים תחת הפייר-וול הארגוני? אילו הרשאות וסיסמאות יש לפורטל? איך מתבצעת אינטגרציה ל Active Directory? אלו שאלות משמעותיות שדורשות ניסיון ומקצועיות רבה, שכן פירצה באבטחת המידע יכולה להגרום ליותר נזק מהתועלת שהפורטל טומן בחובו. 

7. אינטגרציה

אחת הסוגיות המשמעותיות ביותר בין אתר אינטראנט שהוא בלוג חדשות לבין פורטל שהוא כלי עבודה משמעותי, הוא היכולת להכניס תחת כנפי הפורטל מערכות ארגוניות אחרות כגון שכר, שיווק, תפעול, ייצור, כספים, משאבי אנוש ועוד. שילוב מערכות קיימות יפחית את הצורך במעבר בין חלונות שונים מתוכנה לתוכנה, ויהפול את האתר למה שהוא צריך להיות - שער הכניסה של העובד לארגון.
 

8. שיתוף מסמכים

פורטל ארגוני, אינטראנט, הפך בשנים האחרונות גם למערכת ניהול הידע והמסמכים בארגון.  ככלי מרכזי של תקשורת ארגונית, ניתן לשתף בפורטל, טפסים שונים הקשורים למשאבי אנוש, מצגות ארגוניות, תבניות של הצעות מחיר, וכיו"ב. 

חוץ ממסמכים שהארגון רוצה לשתף, פלטפורמות חדשות מאפשרות גם לעובדים לשתף מסמכים, הן משום שמסמכים מסוימים גדולים מדי כדי להישלח באמצעות בדוא"ל והן משום היכולת "לאגור" מידע בזכרון הארגוני.

9. ניהול פשוט & התאמה אישית & גמישות

בחברה בינונית ומעלה קשה לנהל את הפורטל רק באמצעות מנהל תוכן אחד. ככל הנראה יש צורך במספר מנהלי תוכן שיהיו אחראים על תכנים מסוגים שונים. מערכת אינטרא-נט חייבת להיות פשוטה לשימוש על ידי עובדים ללא רקע בתכנות. לאפשר להם ליצור תוכן בקלות, ולאפשר דינמיות של יצירת תחומים תוכן חדשים וכן יצירה של טפסים ותהליכים מקוונים ועוד.  
מאחר ואין שני עסקים דומים אחד לשני, חשוב לבדוק את מידת הגמישות של הפלטפורמה. ככל שקשה לשנות ולהוסיף פונקציות, כך כדאי להתרחק מהתוכנה. פורטל ארגוני הוא יצור חי, גדל, מתפתח מיום. היכולת של המוצר להתאים לתוכנה, ולא להיפך, הוא מבחן חשוב מאד שכן כל ארגון עובר שינויים מעת לעת, לכן אם אין לך כוונה להחליף מערכת בכל פעם שעולה צורך חדש כדאי לבחון את הגמישות ויכולת ההתאמה של המערכת לאורך זמן. 

10. התאמה לטלפונים סלולריים

עובדים רבים רבים עושים שימוש למטרות עבודה בטלפונים החכמים או הטאבלטים שלהם, לא פחות מאשר הם משתמשים במחשבים השולחניים או הניידים שלהם. היכולת לגשת לאינטרא-נט של הארגון ממכשיר נייד היא אחת מתכונות האינטרא-נט החיוניות ביותר.

אתר האינטראנט חייב לאפשר תצוגה אופטימלית גם במסכים בעלי רוחב צר (סלולרי), ולכן חשוב שהעיצוב שלו יהיה רספונסיבי ויכלול bootstrap . התאמה לא טובה לסלולר, תפחית את השימוש בכמעט 40% .