כמובן, לפני כמה שנים, כל הדיון היה בנוגע לפורטלי מידע ארגוני נגע לחברות ענק בלבד. אולם כיום, מספר ספקי יישומי פורטל ארגוני בעיקר כאלו שהם מבוססי SAAS צמח ממספר עשרות לכמות של מאות ואפילו אלפי ספקים.

מנהלי IT, שהיו הקונים העיקריים, ראו ביישומי פורטל ארגוני כדרך לצרף את כל יישומי בסיסי הנתונים בעלי המורשת השונה, לתוך שולחן עבודה יחיד. הדבר שבו הם לא הצליחו להבחין (ולמרבה הצער, עדיין ממשיכים בכך), הוא שההיקף הגדול ביותר של מידע בחברה הנו בלתי מובנה – ציורים, תמונות, דוא"ל ועוד דברים נוספים אחרים – וכן גם שהיקף זה גדל בקצב הרבה יותר מהיר מאשר הנתונים הנשמרים בתוך בסיסי נתונים מסודרים של SQL. עד לאחרונה ממש, יישומי פורטל ארגוני היו כבדים בתצוגה וקלים בניהול התוכן, אולם אז הם לא היו מיועדים לניהול היצירה של תוכן, אלא רק להצגתו בלבד.

מרבית הפורטלים טובים מאוד במשימות מסוימות, כדוגמת Single Sign on , ההתאמה האישית של הצגת המידע באמצעות פורטלטים, והשילוב של מגוון רחב של יישומים. אולם, ביצוע הפונקציות האלו בלבד אינו מספיק. העובדים מעוניינים בגישה למגוון הרחב של תוכן של טקסטים שנמצא בדרך כלל ברשתות אינטראנט, והם רוצים להיות מסוגלים לעבוד בשיתוף פעולה. כאן מגיע השלב בו הפורטל הארגוני מצריך יכולות של ניהול מידע, ניהול משמכים ויכולת שיתוף בין עובדים.

מאפיין נוסף של הפורטל הארגוני המודרני הוא פונקציונליות החיפוש, אך כאן קיימת בעיה אמתית. אין בנמצא מנועי חיפוש שיכולים לבצע חיפוש הן במשאבי מידע מובְנים והן במשאבי מידע בלתי מובְנים, ולמזג את התוצאות.

יש להתייחס אל האינטראנט לא רק כאחד המשאבים שניתן לגשת אליו דרך פורטל, אלא כאחד המשאבים החשובים ביותר. כל אסטרטגיית פורטל ארגוני צריכה להתחשב במכלול של משאבי המידע של החברה, ולקבוע אילו מביניהם הנם המתאימים ביותר לגישה דרך הפורטל ואילו מביניהם ניתן לשלב בצורה מלאה לתוך סביבת הפורטל. יש הבדל בין הדברים.

נושא נוסף שבדרך כלל נוטים להתעלם ממנו, הוא שמעט מאוד עובדים יחסית צריכים באמת לבלות את יומם כשהם מסתכלים על הפורטל מרובה החלונות, או צריכים באמת פורטל עם כל קונפיגורציה שהיא. אלו הם מסמכים שיש לכתוב, מצגות שיש להכין, דוחות שיש לקרוא, ואימיילים.

חברה שבה יש פורטל ארגוני והשימוש בו הוא מועט, צריכה לחזור ולשאול את עצמה את שאלות הבסיס. לשם מה הארגון צריך פורטל ארגוני? ישנן הרבה תשובות, אבל מלבד חדשנות, ופלטפורמה נוחה לתקשורת ארגונית המטרה האמיתית של כל הפורטלים היא לגרום לעובדים לנהל את המידע של בפלטפורמה ששייכת לארגון ולא נמצאת רק במחשב של העובד. ככל שהעובד ימצא בפורטל כלי עבודה שימושי שבו הוא מקבל יותר מאשר הוא נותן , כך הנכונות שלו לשתף ולהשתמש בכלי תעלה.

הוספת רובד של טכנולוגיה עם יישום של פורטל ללא בדיקת הצרכים שיש לעובדים ולמשתמשים פוטנציאלים אחרים בארגון יכולה להתגלות כהשקעה יקרה בטכנולוגיה שלא לצורך.