פורטלים ארגוניים מספקים מרכז מידע ומשאבים עבור המשתמשים, על מנת לאפשר להם גישה נוחה למידע ותהליכים עסקיים בשירות עצמי, בזמן ובמקום לפי בחירתם. זה מאפשר להם להשלים את משימותיהם במהירות וללא הצורך ליצור קשר עם הצוות שלכם, דבר שמשחרר את המשאבים הפנימיים שלכם כדי להתמקד במשימות רווחיות יותר.

בהינתן שהם משרתים את אותה מטרה כללית, ישנם מספר פיצ'רים ויכולות לפורטלים עסקיים שניתן למצוא בפתרונות המצליחים ביותר. להלן מובאים 15 הפיצ'רים והיכולות המובילים שאתם צריכים להכיר, והשאלות שעליכם לשאול את עצמכם כדי ליישם אותם בצורה נכונה.
1. פיצ'רים לדף הבית

דף הבית הוא הדף החשוב ביותר בפורטל שלכם – הוא יכול להכריע האם משתמשי הקצה שלכם יעיינו בשאר הפורטל שלכם או יחליטו שלא להירשם לפורטל שבבנייתו השקעתם זמן ומשאבים רבים.

שאלו את עצמכם:


  • מהי הפונקציונליות שאותה משתמשי הקצה מחפשים וצריכים? לדוגמה, דפי הבית של פורטל קהילתי, פורטל חברים, פורטל אימונים או פורטל בית ספר יהיו שונים זה מזה במידה רבה משום שהם משרתים קהלים שונים, שמשתמשים בפורטל מסיבות שונות.
  • אילו פיצ'רים תוכלו לכלול?
  • עד כמה הפורטל גמיש לצרכים שלכם?
  • מהי רמת העיצוב? האם הוא משקף את המותג התאגידי שלכם? האם הוא משקף אתהערכים המקוונים של התאגיד שלכם?
  • האם ישנה תצוגה טובה לחדשות ולסרטים?
  • האם ישנה ספריית וידג'טים שממנה ניתן לבחור כדי להוסיףפונקציונליות?
  • האם עליכם להוסיף תפריט קישורים מהירים,אם יש לכם תוכן רב להציג?
2. קלות הגישה למידע

חשבו: פחות עומס, עיצוב פשוט.

שאלו את עצמכם:


  • האם ניתן לצפות במידע החשוב באופן מיידי, או שמא המשתמשים שלכם ייאלצו לגלול במורד הדף? כדאי לשקול את השימוש בעיצוב אקורדיון על מנת לצמצם את גודש המידע (המשתמשים יוכלו ללחוץ על כפתור כדי להציג או להסתיר את המידע).
  • כמה תוכן בפועל מוצג עבור כל חלק, למשל פיד החדשות, והאם יש צורך לצמצם אותו?
  • האם יש צורך בתפריט ידני נוסף מצד ימין או משמאל, ע םקישורים למשאבים חשובים?
3. תוכן ומסמכים

התוכן מצויבלבו של הפתרון שלכם. הפורטל שלכם זקוק לפיצ'רים וליכולות כדי לתמוך בתהליך ניהול התוכן ולפשט אותו כראוי.

שאלו את עצמכם:


  • האם הממשק אינטואיטיבי עבור משתמשים נטולי יכולות טכניות?
  • האם תוכלו לשחזר גרסאות קודמות של הדף?
  • האם תוכלו להוסיף למאמרים ולמסמכים תאריכי התחלה ותאריכי תפוגה?
  • האם תוכלו ליידע את המשתמשים כאשר מסמך נוצר, מעודכן, זקוק לביקורות, או שפג תוקפו?
  • האם תוכלו לתייג תוכן וליצור וידג'טים על מנת להציג תוכן חדש לדפים מסויימים באופן אוטומטי?
4. חיפוש

יכולת מציאה (Findability) היא דבר קריטי לפורטלים, משום שמטרתה היא לספק מידע במהירות ובקלות!

שאלו את עצמכם:


  • עד כמה יעיל החיפוש "מחוץ לקופסה", והאם הוא מאפשר לכם לבצע שיפורים חשובים כגון התאמת משקלים והוספת ה"הימורים" הטובים ביותר (best bets)?
  • האם תוכלו להוציא מהכלל תיקיות מסויימות ותוכן אחר, שמשתמשי קצה מסויימים אינם אמורים למצוא?
  • האם תוכלו לזקק את החיפוש באמצעות קטגוריות ותגיות?
  • האם תוכלו לזקק באמצעות קטגוריות ותגיות מרובות בבת אחת?
  • האם תוכלו ליצור אינטגרציה עם תוכנת חיפוש קיימת? חלק מהפתרונות גם יאפשרו לכם להגדיר את החיפוש עבור כלל התוכן או עבור תוכן בתיקיות ספציפיות, כדי להגביר את רמת האבטחה.
5. לוחות מודעות ופיד חדשות

פיד חדשות או מודעות יכול להיות נקודת המיקוד של פורטל תוכן. ניתן להשתמש בהם כדי לחבר תכנים שונים.

שאלו את עצמכם:


  • האם תוכלו ליצור מספר פידים לחדשות או לוחות מודעות כדי לחבר יחד חדשות, פוסטים, מודעות, ביקורות, שינויים במוצרים או בשירותים, מדריכים שימושיים, ושאר סוגי תכנים שימושיים?
  • האם הפידים הללו מוצגים בדרך נוחה לקריאה?
  • האם הם ניתנים להתאמה אישית לפי מחלקות, צוותים ומיקומים.
6. הודעות

הודעות הן דרך נהדרת להעביר למשתמשים מידע חשוב, כגון טפסים חדשים שיש למלא או תשלומים שיש לבצע.

שאלו את עצמכם:


  • האם תוכלו להציג הודעות?
  • האם ההודעות מוצגות בדרך ברורה מאליה?
  • האם תוכלו לקשר את ההודעות לדפים אחרים או למידע נוסף, במיוחד במקרים שבהם משתמש הקצה נדרש לבצע פעולה כלשהי?
  • האם ניתן להתאים אותו אישית למשתמש מסויים.
7. אישורים

אישורים מאפשרים לכם לבקש את הסכמתו של המשתמש או את רשותו למסר מסויים. תוכלו לבקש אתהסכמתם לתנאים החדשים שלכם או למדיניות חדשה, וכו'.

שאלו את עצמכם:


  • האם תוכלו לבצע התאמה אישית לפורמט האישורים, למשל כך שהם יוצגו בתפריט יורד (dropdown bar), הודעה קופצת, מאמר, וכו'.
  • האם תוכלו להציג הודעות שונות לקהל מסויים, למשל משתמשי קצה במיקום מסויים או במחלקות מסויימות? תוכלו גם לגשת לדיווחים מפורטים או למעקב אחר אישורים, כגון משתמשים שאישרו או לא אישרו מאמרים.
8. טפסים ותרשימי עבודה

טפסים ותרשימי עבודה לפורטלים הם יכולות מדהימות לפישוט ואוטומטיזציה של משימות שקודם לכן היו ידניות וגזלו זמן רב. טפסים מקוונים חוסכים אינספור שעות של איסוף מידע באופן ידני, הקלדתו למערכת ומעקב אחר

האנשים במידת הצורך. שאלו את עצמכם:


  • עד כמה כלי הטפסים קל לשימוש? האם יש לו כלי ליצירת טפסים בלחיצות עכבר, והאם יש לו אתהיכולת לגרור ולשחרר שדות, כברירת מחדל ובהתאמה אישית, לתוך אותם השדות.
  • האם הוא מאפשר לצוות ליצור ולפרסם במהירות טפסים ללא הזנת נתונים טכניים?
  • האם הוא מציע כתיבה מובנית אשר יוצרת מאמרים המבוססים על תגובות לטפסים, תוך שימוש בתבנית מאמרים מוגדרת מראש? הוספת מרכיב תרשים עבודה לטפסים מאפשרת למשתמשים לעצב וליישם תהליכי אישור מורכבים.
  • עד כמה מתוחכם תרשים העבודה? האם תרשים העבודה שולח טפסים לנתיבים שונים עבור משתמשים שונים לצורך אישורם, על בסיס תשובותיהם לטופס או על בסיס הפרופיל של המשתמש שהגיש את התגובה?
  • האם תוכלו לקבל מיילים כאשר מגיע טופס חדש?
  • עד כמה גמיש תרשים העבודה? האם תוכלו להעביר את המאשר לטיפולו של אדם אחר? האם תוכלו לפתוח מחדש תרשים עבודה סגור?
9. פרסונליזציה והתאמה אישית

על מנת למשוך שימוש מתמיד, חוויית הפורטל והתוכן שמסופק צריכים להיות רלוונטיים. פיצ'רים לפרסונליזציה ולהתאמה אישית יכולים לסייע בכך. זה גם יקטין את גודש המידע.

שאלו את עצמכם:


  • האם תוכלו לכוון חדשות או תוכן רלוונטי אחר למשתמשי קצה, למשל תוכן מותאם אישית לצורך שיפור מידת המעורבות של הלקוחות על בסיס המיקום או הפתרון שלהם?
  • האם המשתמשים יכולים להגדיר חלקים מדף הבית או לבחור איזה תוכן ברצונם לראות? הדבר צריך להיות פשוט ממש כמו היכולת לאפשר להם להזיז חלקים כגון לוחות שנה, וידג'ט חדשות וטפסים שימושיים לאורך דף הבית, כך שהמידע החשוב ביותר מוצג תחילה.
10. שיתופי פעולה ופיצ'רים חברתיים

פורטלים מודרניים מציעים כלים לשיתופי פעולה ולפיתוח קשרים חברתיים, שמשפרים את התקשורת ואת שיתוף הפעולה בין משתמשי הקצה ובינם לבין הארגון שלכם.

  • לאילו כלים חברתיים יש לכם גישה? טווח הכלים יכול לכלול את היכולת לדרג ולהגיב על תכנים, בלוגים או דפי ויקי (wikis), רצף הפעילות, סקרים, פרופילים חברתיים ואת היכולת לעקוב אחרי משתמשים אחרים.
  • איזו פונקציונליות מציעים הכלים הללו במטרה לשפר את חוויית המשתמש? האם תוכלו לחפש ברצף הפעילות על מנת למצוא במהירות קישורים או מידע אחר? האם תוכלו לארגן דרגות גישה כך שרק משתמשים נבחרים יוכלו לראות תוכן מסויים שנוצר על ידי המשתמשים?
  • האם תוכלו לארגן מרחבי עבודה פרטיים ופומביים מקוונים או קבוצתיים, שיתמקדו בחיבור בין אנשים על בסיס נושא או מיקום? זה יאפשר להם לדון ולשתף מידע באופן מאובטח.
11. אינטגרציה עם מערכות קיימות

כפי שהוזכר לעיל, פורטל מספק שער למערכות ולתהליכים אחרים, והוא גם כולל מחלקות משותפות לכמה ארגונים, באופן שמאחד את החווייה עבור כל הקהלים שפועלים במשותף עם הארגון שלכם.

פורטל טוב אמור להיות מסוגל לדבר עם מערכות אחרות כמו מערכת ניהול קשרי הלקוחות (CRM) שלכם, מערכת לניהול מידע או מערכת לניהול למידה (LMS). לדוגמה, נתוני מכירות עבור חנות או מיקום.

שאלו את עצמכם:


  • האם לפורטל שלכם יש אינטגרציות מובנות עם פלטפורמות נפוצות כגון Microsoft Office 365, Active Directory, Salesforce, וכד'.
  • כיצד נראות האינטגרציות המובנות? איזה מידע נשאב לתוך הפורטל? כיצד הוא מוצג?
  • האם תוכלו לבנות באופן ישיר על גבי הפלטפורמה, ולהוסיף פונקציונליות ואינטגרציות בהתאמה לפי הצורך? זה המקום שבו מחבר APR/SDK יהיה חיוני.
12. מוביליות

תמיכה טובה במכשירים ניידים היא עניין חיוני לאור הגידול בהיקף השימוש במכשירים ניידים ובטאבלטים.

שאלו את עצמכם:


  • כיצד נראית חוויית המשתמש בטלפונים חכמים ובטאבלטים?
  • האם העיצוב מגיב או מסתגל?
  • כיצד נראה הפורטל על מסכים בגדלים שונים?
13. ניתוח נתונים

הצלחת הפורטל ושיפורו המתמיד מחייבים גישה מוכוונת נתונים. הפורטל אמור לספק לוח מכוונים שמדווח על התנהגות המשתמשים, לרבות מידת המעורבות בתוכן.

שאלו את עצמכם:


  • האם הוא כולל אלמנטים כגון מספר התגובות בבלוגים, המסמכים הפופולריים ביותר שהורדו, או מדדים אחרים שחשובים לכם?
  • האם הוא גמיש דיו כדי לדווח על רמת הדף, תת-האתר או האתר לאורך פרקי זמן שונים?
  • האם הוא עובד עם חבילת ניתוח הנתונים הקיימת שלכם? השימוש במידע זה משפר את חוויית הפורטל עבור משתמשי הקצה שלכם אופן שיספק את צרכיהם באופן תמידי ויספק להם ערך ממשי.
14. אבטחה

הפורטל חייב להיות קל לניהול, עם כללים ומדיניות שניתן ליישם ולאכוף באופן ריכוזי.

שאלו את עצמכם:


  • האם קל לשלוט בהרשאות ובדרגות הגישה עבור קבוצות משתמשים? אילו דרגות גישה ישנן?
  • האם ניתן לעקוב בקלות אחר פעילות המשתמשים, לרבות מפרסמים (publishers)? האם ניתן לבצע ביקורת על נתיב השינויים שמוביל לאתרים ולתכנים?
  • האם יש לכם מבט גרעיני על משתמשי האתר שלכם ועל הרשאות האבטחה ודרגות הגישה שלהם?
  • האם יש לכם מבט מגבוה על משתמשי האתר שלכם ועל הרשאות האבטחה ודרגות הגישה שלהם, למשל קבוצות אבטחה שונות שארגנתם.
15. שיטת הזדהות אחידה (SSO)

עם פורטלים שעובדים עם SSO, המשתמשים אינםנדרשים להיכנס באופן נפרד למערכות שונות. SSO מחבר נתוני אימות באמצעות רשת של תקנים ופרוטוקולים, לרבות SAML ושירותי מדיור תאגידיים כמו Active Directory.

לדוגמה, באמצעות שימוש ב-SSO וב-Active Directory, תוכלו לבצע אוטומטיזציה של תהליך המשתמש. פירוש הדבר הוא שכאשר אתם מוסיפים משתמש חדש ב-Active Directory ומוסיפים אותו לקבוצה כגון משאבי אנוש, ייווצר באופן אוטומטי חשבון עבור אותו משמתש בפורטל שלכם, והמשתמש ימוקם בקבוצה הקשורה. כך ניתן לוודא שהם רואים את התוכן הנכון ושיש להם את ההרשאות ורמת הגישה הנכונות.

שאלו את עצמכם:


  • האם הפורטל שלכם משתלב יפה עם פתרון ה-SSO שבחרתם? האם פתרון זה עובד עם מערכות אחרות שבהן הארגון שלכם משתמש?
  • מי אחראי לניהול ה-SSO?
  • כיצד נראית חוויית המשתמש תוך שימוש בפונקציונליות הזו?
  • האם המשתמשים יכולים לשנות את הססמאות שלהם מבלי ליצור קשר עם התמיכה הטכנית?
  • עד כמה מאובטח פתרון ה-SSO?


15 יכולות ופיצ'רים מובילים אלו מהווים נקודת פתיחה מצויינת שרצוי להביא בחשבון בבואכם לשקול את שיפור הפתרונות הקיימים שלכם או יישום פתרון חדש.

רשימה זו בפירוש אינה ממצה – בחירת היכולות והפיצ'רים הנכונים עבור הפורטל העסקי שלכם תלויה בצרכי העסק שלכם, ביעדים הספציפיים ובקהל.