חלקכם אולי עוד זוכר את ימי הפורטל הארגוני. בשנות התשעים המאוחרות ובתחילת שנות האלפיים, הפורטל הארגוני משל בכיפה בעסקים בכל רחבי העולם. מטרתו העיקרית? לספק נקודת גישה בודדת לכל סוגי מערכות הארגון באמצעות דפדפן האינטרנט, ולסלק נתונים שבורים ומאגרי מידע. הכוח המניע מאחורי כל זה היה המצאתה של הרשת הכלל-עולמית (world wide web) והצורך להפוך את הנתונים והמידע במערכות קצה אחורי (backend) לנגישים בקלות בכל העולם.


פורטלים ארגוניים חילקו את כל המידע לקטגוריות כך שהמשתמשים יכולים לראות בכל זמן את המידע שלהם בתוך ההקשר הרלוונטי לפי מחלקה, פרוייקט, ועוד. זה התרחב הלאה לפרסונליזציה של המשתמש; פורטלים ארגוניים היו הניסיון הראשון לספק למשתמשים מידע על בסיס תפקידיהם והעדפותיהם, ולאפשר להם לתחזק את הדפים האישיים שלהם ואת הגדרות המשתמש. וכמובן, שילוב באפליקציה היה מרכיב חיוני בכל יישום של פורטל ארגוני – אך היה עליכם לפתח העדפות אישיות כדי לשלב נתונים לתוך הפורטל הארגוני, מפני שמערכות קצה אחורי לא סיפקו ממשקי תכנות יישומים (API) לצורך חילופי נתונים בנוחות.

הנוף הדיגיטלי כיום מקיף שפע של מערכות קצה אחורי, כמו גם קשת רחבה של שירותי ענן ואפליקציות למכשירים ניידים, צ'טבוטים, מערכות דיבור חכמות כמו Alexa של אמזון, ועוד; כל אלה מנהלים נתונים ומידע, ולכל אחד מהם יש הרשמה, ממשק משתמש ונתונים משלו. טכנולוגיות חדישות כמו עיבוד שפה טבעית((NLP ובינה מלאכותית (AI) יכולים לסייע לנו לארגן את סדר יומנו, את בריאותנו, וכמובן גם את עבודתנו. עבודה גמישה נהפכה לנורמה, כאשר חלק גדול מאי פעם של כוח העבודה מבקש לעבוד מהבית לעתים קרובות יותר. בנוסף, טרנספורמציה דיגיטלית (digital transformation) שינתה את חוויותיהם וציפיותיהם של המשתמשים עד למצב שבו ממשקי משתמש אמורים להיות גם נטולי מאמץ וגם להשתמש ולספק גישה קלה ופשוטה לנתונים ולפונקציונליות.

לכן אין זה מפליא שככל שהנתונים נעשו מפוזרים יותר לאורך המערכת האקולוגית הארגונית, נהיה באופן אקספוננציאלי קשה יותר , ונדרש זמן רב יותר, כדי לגשת למידע חיוני לעבודה או כדי להשלים מטלות יומיומיות. ולא זו בלבד, אלא שהצורך בהפקת תועלת מטכנולוגיות bleeding edge, שילוב מערכות מרובות לתוך פלטפורמה מאוחדת, והעברתן בחוויה דיגיטלית ומרובת ערוצים ללקוחות ולעובדים, גדול מאי פעם. והפתרון היה שם כל הזמן – בדמות הפורטל הארגוני. שתי חברות המחקר המובילות Forrester ו-Gartner צופות את עלייתו של הפורטל החווייתי הדיגיטלי בעתיד הקרוב; Forrester מדגישה באופן מפורש שפורטלים מודרניים ישחקו תפקיד מכריע באדריכלות הדיגיטלית הרחבה, מפני שהן "מחזיקות בבעלותן חלק ניכר מהקוד הרב-פעמי עבור חוויית הרשת המאומתת, הן תופרות יחד נתוני קצה אחורי, ומאפשרות למשתמשים לשרת את עצמם".

להלן שלוש דרכים שבהן הפורטל הארגוני עדיין מהווה פתרון מעולה לבעייה מתפתחת ומודרנית.

אינטגרציה ואגרגציה

אפילו בימיו הראשונים של האינטרנט, פורטלים ארגוניים היו דרך טובה לספק גישה אחידה למערכות מבוזרות שונות. זה נראה הגיוני שהן יכולות לשמש כמענה מלא במקום אחד (one stop shop) אולטימטיבי לתמיכה בתקשורת התאגידית, בשירות העצמי לעובדים, בניהול הידע ובשיתוף הפעולה. פורטלים ארגוניים מודרניים צוברים ומגישים תוכן, נתונים ושירותים באמצעות שירותי רשת וממשקי תכנות יישומים, וכך יכולים לפעול כמסד מושלם למשלוח תכנים וממשקי תכנות יישומים לאתרי אינטרנט אחרים ולאפליקציות למכשירים ניידים. חלקם אף תומכים בשליחת הודעות (פושים), ויש להם טכנולוגיות ממשק משתמש (API) שמסוגלות לספק חוויות עשירות (HTML5) לצריכה לאורך מגוון מכשירים.

פרסונליזציה

התאמה אישית של הגישה למידע, לשירותים ולאפליקציות רלוונטיים על בסיס תפקידי המשתמשים והרשאותיהם הייתה תמיד פונקציית ליבה של פורטלים ארגוניים. פורטלים ארגוניים מודרניים שיפרו זאת באופן נרחב, ומסוגלים אף להתאים את התוכן שלהם לאלגוריתמים של למידה מכנית (machine-learning) על בסיס ניתוח ההתנהגות והנתונים של המשתמש. כמו כן, באמצעות מגוון אפשרויות להתאמה אישית, המשתמשים יכולים ליצור דפים ולוחות מחוונים משלהם – ולגשת בדיוק לאותם הדברים שלהם הם זקוקים כדי לבצע את עבודתם ביעילות.

גישה מאובטחת

במיוחד לאור צורת העבודה המודרנית של ימינו, המשתמשים רוצים גישה לנתוני החברה מכל מקום ומכל מכשיר שיש ברשותם; כמובן שזה מציב סיכון אבטחה עצום. פורטלים ארגוניים הם דרך בעלת ערך לאספקת חוויות מאובטחות לרשת ולמכשירים ניידים על גבי מערכות קצה אחורי שפועלות באופן דו-כיווני. הם מונעים את הסיכון הזה באמצעות אינטגרציה עם שירותים בעלי תמיכה בשירותי חתימת אחידה מסוג SAML (SSO), אכיפת מדיניות אימות רוחבי בכל העסק והרשאות –וזאת בנוסףלתועלת שבנוחיות הכניסה והגישה האחידה לכל השירותים והאפליקציות המשולבים. ניהול מקיף להרשאת משתמש מסייע לארגונים לשמור על שליטה בכל נכסי הנתונים שלהם, ואבטחה על בסיס תפקידים מפשטת את השליטה בהרשאות הגישה לקטגוריות, למסמכים, לפורטלטים, לאפליקציות ולנתונים.

אם אתם רואים בעיני רוחכם ממשק אחיד שממנו יכולים הלקוחות והעובדים שלכם לנהל את צרכיהם ומטלותיהם, לעשות שימוש חוזר בתכנים, נתונים ואפליקציות, ולגשת בצורה מאובטחת למערכות בקאנד ולממשקי קצה קדמי (front-end), תבינו שפלטפורמת הפורטל הארגוני המודרנית היאכאן כדי להישאר – ואולי אף תהיה המפתח לאדריכלות חוויית המשתמש הדיגיטלית שלכם.