פורטל משאבי אנוש יכול לחולל מהפכה בארגון שלכם:

1. זינוק משמעותי בשיפור היעילות

2. סילוק התהליכים שמשדרים מסר של "אנחנו שונאים את העובדים שלנו"

3. חילוץ צוות משאבי האנוש שלכם מימי הביניים

4. עמידה בדרישות החוק תוך מזעור סכנת הפרתן

מהו פורטל משאבי אנוש?
פורטל משאבי אנוש הוא הממשק במערכת ניהול משאבי אנוש (HRMS). מערכת ניהול משאבי אנוש היא מערכת יישומים שמטפלת בתהליכי משאבי אנוש.

שבע דרכים שבהן פורטל משאבי אנוש יכול לשנות את העסק שלכם מהקצה אל הקצה
1. העובדים יכולים לגשת למה שחשוב להם
פורטלים למשאבי אנוש נקראים לעתים מערכות שירות עצמי לעובדים (ESS). הן מאפשרות לעובדים לבצע פעולות הקשורות למשאבי האנוש בכוחות עצמם.

כולם מצפים לקבלשירות עצמי. אנחנו משתמשים בשירותי בנקאות מקוונים, מתדלקים בעצמנו, ומזמינים כרטיסי טיסה דרך הטלפון. זה לא נראה הגיוני שהעובדים יבצעו אינטראקציות עם האדמיניסטרטורים לצורך ביצוע דברים שהמערכת יכולה לטפל בהם. הם לא מעוניינים לדבר עם בן אדם אלא אם כן הדבר ממש הכרחי (אל תקחו את זה באופן אישי, מומחי משאבי אנוש מוערכים וראויים שכמותכם!).
2. העובדים מוכנים לעבודה מיד עם תחילת המשמרת
עובדים יכולים לקבל תשובות לשאלות הקשורות למשאבי האנוש באופן מיידי דרך האתר. האם המשכורת שלי הופקדה? האם עלי לעבוד ביום שישי הבא? מתי מסתיימת ההרשמה? האם המנהל שלי אישר את בקשת החופשה שלי? לאחר קשירת הקצוות, הם מוכנים להתחיל את המשמרת כשהם מוכנים וממוקדים.
3. מנהלים טובים יכולים להפוך למנהלים מעולים
SweetPortal מאפשרת למנהליםלהצטיין יותר מתמיד. מדהים לגלות עד כמה שיפור במידת הפיקוח משפר את רמת היעילות. מנהלים יכולים לקבל החלטות טובות יותר מפני שיש בידיהם יותר מידע.

  • אישור כרטיסי נוכחות, החלפת משמרות ובקשות לימי מחלה
  • מעקב אחר עובדים וירטואליים, ניידים ובאתר האינטרנט
  • וידוא חתימת העובדים על מסמכים חשובים
  • יצירת לוחות זמנים גמישים ללא פערים
  • הגבלת השעות הנוספות תוך עמידה ביעדי הייצור
  • זיהוי חברי הצוות בעלי הביצועים הטובים ביותר ותגמולם בהתאם
  • השקעת פחות זמן במילוי ניירת ויותר זמן בסיוע להצלחת העובדים
4. כוחות על אדמיניסטרטיביים
ראינו כיצד מנהלים ועובדים יוצאים נשכרים. מכיוון שקוראים לזה פורטל משאבי אנוש, בואו נדבר על משאבי אנוש. דמיינו לעצמכם מה צוות משאבי האנוש שלכם יכול היה לעשות אילותהליכי פעולות מפרכים היו מתבצעים בצורה אוטומטית.

  • הצעות עבודה, מעקב אחר יישומים, וקבלת החלטות תעסוקה טובות יותר
  • ניהול תהליך הגיוס ומעקב אחר השלמת הניירת של העובדים החדשים
  • חסכון בזמן על הצורך להשיב על שאלות הקשורות במשכורות
  • שמירה על עדכניות המדריך לעובד (employee handbook)


לאחר שהשתלטתם על התהליכים הללו, מחלקת משאבי האנוש יכולה כעת להגשים מטרה נעלה יותר –אופטימיזציה של בני אדם ממשיים. בניית תכנית למסלול קריירה. יצירת מתווהלהעברת סמכויות. שיפור בריאותם של העובדים. הגדירו את הצעת הערך התעסוקתי (Employment Value Proposition) והרשימו את המנכ"ל שלכם.
5. כך תהפכו ל"נינג'ת נתונים"
SweetPortal מספקת שפע של ניתוחים אנליטיים שערכו עולה עם הזמן.

על איזה סוג נתונים אנחנו מדברים? נתונים הקשורים לשעות עבודה ונוכחות. נתונים הקשורים ללוחות זמנים. נתונים הקשורים לפריון. נתונים הקשורים לחיפוש עובדים.

הנה דוגמה לתהליך פשוט לשימוש בניתוחי SweetPortal לצורך שיפור תהליכים:

  • הטמעת SweetPortal
  • איסוף נתונים אודות התהליכים שלכם
  • ניתוח הנתונים
  • החלת שינויים לשיפור הביצועים
  • הערכת יעילותם של השינויים
  • התאמה לפי הצורך
  • בקרה וחזרה על התהליך
6. הבהרת נושא העמידה בדרישות החוק
בכל תהליך משאבי אנוש קיים מרכיב של עמידה בדרישות החוק. חוקים למניעת אפליה משפיעים על גיוס והעסקת העובדים. דיני העבודה מסדירים את נושאי שכר המינימום והשעות הנוספות. חוקים העוסקים בימי העבודה משפיעים על קביעת המשמרות. על כך יש להוסיף חוקים לביטוח בריאות, חופשות לידה, ועוד. הוסיפו לכך הסכמים קיבוציים, תקנות תעשייה ותנאים המתייחסים לחוזים ממשלתיים. מעל הכל, מעסיקים נדרשים לרשום תיעוד כדי לאמת את עמידתם בדרישות. כדאי להתייעץ גם עםמומחים לדיני עבודה, לניהול דיגיטלי של הוראות חוקי העבודה.

פורטל משאבי האנוש מבצע רישום אוטומטי. הוא מספק התראות לשעות נוספות שנדרשות בתשלום. מגדיר זמנים לארוחות והפסקות. מנהל את החופשות הקבועות בחוק. מנהל המדריל לעובד ומוודא שעובדים חדשים קראו והפנימו את מדיניות החברה. הוא מריץ דיווחים על שוויון הזדמנויות בעבודה על פני נתוני גיוס העובדים שלכם.

פורטל משאבי אנוש מגן על החברה שלכם מפני ביקורות של משרד העבודה וסכסוכי עבודה.

ארבעה דברים בסיסיים שעל מעסיקים לדעת בענייני עמידה בדרישות החוק:

1. הכירו את החוקים – רבים מהם השתנו לאחרונה 2. עדכנו את מדיניות החברה ואת המדריך לעובד בעזרת סיוע משפטי 3. הכשירו מנהלים, אנשי משאבי אנוש, מנהלי מחלקות ועובדים 4. ודאו שהתרבות התאגידית שלכם תומכת בסביבת עבודה בטוחה, חוקית ומסבירת פנים
משאבי אנוש במכשירים ניידים
לפורטלים למשאבי אנוש יש אפליקציות למכשירים ניידים שמאפשרות גישה מכל מכשיר בעל חיבור לרשת. תוכלו לגשת למחלקת משאבי האנוש בכל זמן, ביום או בלילה. זה חשוב לעובדים מהבית, עובדים ניידים או כל אחד שמשתמש בטלפון נייד בחיי העבודה. או בקיצור... כולם.
שילוב בין שימוש קל לריבוי פונקציות
Sweetportal תוכננה על ידי מומחים לתוכנות ניהול עבודה. היא ישירה ואינטואיטיבית.

  • כניסה פשוטה
  • שעות עבודה ונוכחות
  • גיוס עובדים ומעקב אחר מועמדים
  • לוחות משמרות
  • ניהול ימי מחלה
  • שילוב עובדים
  • כניסות עובדים
  • ניהול תזרימי עבודה
  • התראות/הודעות
  • שילוב צדדים שלישיים
  • גישה ממכשירים ניידים
  • עמידה בדרישות החוק


It’s so much more than a software platform. It creates a completely different employee experience.

זה הרבה מעבר לפלטפורמת תוכנה. זה יוצר חוויית עבודה שונה לחלוטין.
תוכנת משאבי אנוש ידידותית מבחינה תקציבית
מערכות ניהול משאבי אנוש מבוססות ענן, בעלות מודל מנויים, מאפשרות לחברות לקבוע לעצמן תקציב לתשלום חודשי קבוע. מערכות אלה אינן רק ניתנות למדרוג, הן גם אלסטיות. זה הופך אותן לאידאליות עבור חברות מתפתחות או כאלו שגודל כוח העבודה שלהן משתנה במהלך השנה. ספק התוכנה מתחזק את המערכת ומספק תמיכה טכנית למשתמשים.
כיצד לבחור פורטל משאבי אנוש
עושים תחקיר על פורטל למשאבי אנוש? ראשית, החליטו מהן מטרותיכם. ענו על השאלות הבאות:

האם אתם סובלים באופן תדיר מבעיות של איוש משמרות עם פחות מדי או יותר מדי עובדים?

אם כן, אתם בהחלט זקוקים ללוח החלפת משמרות. החלפת משמרות ריכוזית מאפשרת לעובדים שלכם להחליף ביניהם משמרות מבלי לפנות למנהל. תוכלו להתאים לעצמכם את לוח ההחלפות בהתאם למדיניות החברה או חוקי השכר ושעות העבודה. לדוגמה, ייתכן שתדרשו את אישור המנהל עבור עובדים או צוותים מסוימים. תוכלו לקבוע מכסות שעות נוספות או הגבלות על אורך המשמרת. זה יסייע לכם להימנע מבעיות משפטיות. התראות אוטומטיות מאפשרות לכולם להתעדכן בשינויים בלוח הזמנים. איש לא יוכל לומר "לא ידעתי שהייתי אמור לעבוד היום".
האם לוקח זמן רב להכניס עובדים חדשים לעניינים?
כשאתם שוכרים עובד חדש, תרצו שהוא יתחיל לתרום מהר ככל הניתן. שילוב ידני יכול להיות להיות קושי רציני. שילוב מובנה משפר את מעורבות העובדים ושימורם, וכן את המותג הכולל שלכם כמנהלים.
גידול מהיר?
ודאו שלפורטל משאבי האנוש שלכם יש קישורים לכל המסמכים החשובים שאליהם לכל העובדים צריכה להיות גישה. צרו מדריך לעובד. אם אתם עסק קטן או חברת סטארט-אפ, ייתכן שמעולם לא ניסחתם את כללי החברה במסמך בכתב. אולי פשוט נהוג שכאשר שתי בקשות לחופשה מתנגשות, העובד בעל הוותק הרב יותר זוכה. אולי אתם מרשים לעובדים להיכנס לרשתות החברתיות רק בזמן הארוחות או ההפסקות. מדיניות הנוכחות שלכם תהיה חשובה יותר ויותר ככל שתלכו ותגדלו.

הנה הסיכוי שלכם לטפל בפרטים הקטנים ולבטא אותם על הנייר (הווירטואלי). עם התפתחות החברה שלכם, מן הסתם תידרשו לעדכן את המדיניות. כאשר המסמכים נמצאים בענן ולא בקלסר, ניתן לעדכן אותם בקלות ובמהירות.
מגדירים מחדש את מעורבות העובדים
Sweetportalמעניקה לעובדים שלכם את סוג הפלטפורמה שהם מכירים. כבר עכשיו הם משתמשים בתוכנה בעלת פונקציות רבות. למעשה, ייקח זמן רב יותר ללמד אותם כיצד להשתמש בתהליכים מיושנים.
שלושה ממצאים עיקריים על מעורבות עובדים
1. 91 אחוזים מהעובדים אומרים שבפעם האחרונה שהם עזבו מעסיק קודם, הדבר היה ביוזמתם (סקר גאלופ, מצב מקום העבודה בארה"ב).

2. הסיבות העיקריות שהעובדים סיפקו לעזיבת מקומות עבודתם היו היעדר התפתחות מקצועית (22%), היעדר סיוע באיזון בין העבודה לליים הפרטיים (12%), התנהגות המנהל (11%), תגמול והטבות בלתי מספקים (9%), ורווחה גרועה (9%).

3. 87 אחוזים מהעובדים מצפים מהחברה שלהם לתמוך בהם באיזון בין העובדה לבין מחויבויותיהם האישיות

זוהי השנה לפתור את בעיות התפעול וגם את המעורבות הנמוכה מצד העובדים

תקנו את התהליכים הידניים שלכם – הם החשודים המיידיים בכל הנוגע ליעילות במקום העבודה ומעורבות נמוכה. העבירו את התהליכים שלכם לפורטל משאבי אנוש וחסכו לכולם את הטרחה.