תוכנת ניהול משאבי אנוש (HRMS), הידועה גם כמערכת מידע למשאבי אנוש, היא תוכנת מחשב שמבצעת אוטומטיזציה של ניהול פונקציות משאבי האנוש והפעילויות של הארגון.

לתוכנת ניהול משאבי אנוש יש את היכולת לעקוב אחר נתוני התעסוקה של העובדים שלכם; היא גם מסייעת למעסיקים לאסוף מדדים על גיוס, ניהול ביצועים, הטבות ופעילויות פיצוי, וכו'. לאור היתרונות העצומים שלה, קשה להפריז בחשיבות הצורך בתוכנת ניהול משאבי אנוש עבור העסק הקטן שלכם.
יעילות אדמיניסטרטיבית
המיקוד במערכות מידע למשאבי אנוש נע בהדרגתיות לעבר השלב ההגיוני הבא –שירות עצמי לעובדים (ESS). ממשקי השירות העצמי לעובדים מסייעים באיסוף והפצת נתוני משאבי אנוש, דבר שמפחית את עומס העבודה המנהלי על מחלקות משאבי האנוש בכך שהוא מאפשר לעובדים לקבל גישה לרשומות המעודכנות שלהם.

זה נעשה באמצעות העברת מערכות משאבי אנוש מאדריכלות של שרתי לקוחות לסביבה הבנויה על בסיס הרשת, דבר המאפשר לעובדים הרשומים לגשת לממשק ממיקומים נוחים דרך האינטרנט.

עובדים יכולים לבצע פעולות שכיחות כגון עדכון כתובת המגורים, תכנון פנסיה, עדכון המידע לגבי ביטוח הבריאות, דיווחים על אירועים חשובים כגון לידה, עדכון המוטבים בביטוחי חיים, וכו'. זה יחסוך לעסק הקטן שלכם עלות עצומה, מפני שכוח העבודה הדרוש במחלקת משאבי האנוש יקטן.
פישוט תהליך הגיוס
בליקשר לגודל העסק שלכם, תהליך גיוס ללא מערכת מידע למשאבי אנוש עלול להיות מסורבל. מערכות מידע רבות למשאבי אנוש מספקות ממשק מתוחכם, המאפשר למחפשי עבודה גישה למשרות פנויות ויכולת להגיש קורות חיים ופרטי קשר למעסיק הפוטנציאלי באמצעות האינטרנט.

בשלב זה, המערכת יכולה ליצור מאגר נתונים של המועמדים, שאליו יכולים בעל העסק או מחלקת משאבי האנוש לגשת בקלות. זה יחסוך לעסק הקטן שלכם את המתח שבהודעה על משרות פנויות ואת העלויות הכרוכות בכך, משום שהמנהל המעסיק יכול לבצע חיפושים מפורטים בקורות החיים שבמאגר הנתונים, תוך שימוש במגוון שאילתות, לרבות מיקום, רמת השכלה, שנות נסיון תעסוקתי כישורים טכניים, על מנת לאייש את המשרות בשעת הצורך.

מערכות המידע למשאבי אנוש מאפשרות לכם לארגן את תהליך הגיוס באופן שיפיק תועלת עבורכם ועבור המועמדים שאתם מתכוונים להעסיק.
שיפור בתקשורת
אולי יש לכם עסק קטן עם כוח עבודה מצומצם, אך תקשורת אפקטיבית בקרב העובדים שלכם היא עדיין מרכיב קריטי בהצלחה. מערכת מידע למשאבי אנוש מסייעת לקדם תקשורת טובה יותר במקום העבודה, בכך שהיא מאפשרת לצוות ולמנהלים בארגון לתקשר ולתאם ביניהם באמצעות המכשירים שלהם בזמן הנוח להם.

באמצעות פורטלים נגישים לעובדים, הם יוכלו לעדכן את פרטי הקשר, לראות לוחות זמנים ולתקשר עם עובדים אחרים. ניתן להעלות לפורטל מסמכים שיתופיים כגון לוח משמרות. היכולת לבקש שינויים למידע האישי הם אמצעי פשוט יותר לתקשורת, שעשוי לסנן תקשורות מעורבות יותר שאולי אינן כה חיוניות. כמו כן, יכולת התגובה של המנהלים ומומחי משאבי האנוש באמצעות מערכת משאבי אנוש נעשית פשוטה יותר, וחוסכת זמן ומתח מיותר.
ניהול סיכונים ואבטחה משופרת
העסק הקטן שלכם זקוק למערכות מידע למשאבי אנוש כדי לחסוך לכם סיכונים ואחריות משפטית שניתן להימנע מהם. הסיבה לכך היא שהמערכת שומרת רשומות אלקטרוניות של פריטים כגון הודעות משמעתיות לעובדים, הדרכות הבטיחות של העובדים, יומני תאונות, תביעות פיצויים מצד העובדים, וכו', ובכך היא ממזערת סיכונים ותביעות פוטנציאליות.

כתוצאה מסיכוני האבטחה הכרוכים ברישום ידני של המידע הקשור במשאבי אנוש, תוכנת משאבי האנוש מסייעת גם בשיפור אבטחת העסק באמצעות הפחתת כמות הניירת וסיכוני האבטחה הקשורים בה.
קלות אחזור המידע לצורך קבלת החלטות מושכלת
מערכת המידע למשאבי אנוש משמרת את הנתונים על פני כל מחלקות העסק שלכם. לכן, אחזור נתונים נעשה קל יותר באמצעות שאילתות פשוטות, דבר שמסייע לכם לקבל החלטות בצורה מושכלת. למשל, אם מתגלה קצב תחלופת עובדים גבוה באחת המחלקות, ייתכן שתרצו לדעת את הסיבה לכך ומיהו מנהל המחלקה. דוגמה נוספת יכולה להיות מצב שבו תרצו להעריך את התפקוד האינדיבידואלי של העובדים ואת תכונותיהם כדי לדעת מיהו העובד בעל הביצועים הטובים ביותר, האם הם עובדים עבור אותו מנהל פס ואם כולם השתתפו בקורס הכשרה כלשהו. ניתן לנתח את הנתונים שנאספים בצורה זו על מנת לסייע לכם בקבלת החלטות קריטיות. מכיוון שאתם יודעים את כמות המאמץ האנושי הדרוש לצורך ניתוח אותם נתונים באופן ידני באמצעות מערכת על בסיס נייר, זה עוזר לכם להבין טוב יותר מדוע העסק שלכם זקוק למערכת מידע למשאבי אנוש.
פריון גבוה יותר
מעל הכל, כל המחלקות בעסק שלכם צריכות להיות פוריות; ואת זה ניתן להשיג רק באמצעות מיקסום הזמן והאנרגיה של העובדים שלכם. תפעול משאבי אנוש באמצעות ניירת גוזל זמן רב מפני שיש לעדכן בצורה ידנית את כל הרשומות הקשורות, לעתים תוך בזבוז זמן העבודה של העובדים בזמני המתנה ארוכים.

אך כפי שנאמר לעיל, מערכת מידע למשאבי אנוש פותרת את הבעיה ובכך חוסכת זמן שימושי, דבר המוביל לפריון גבוה יותר.