ניהול תהליכים עסקיים (BPM) הוא פרקטיקה חיונית עבור רוב גדול של חברות; יחד עם זאת, למונח זה יכולות להיות משמעויות שונות עבור אנשים שונים. במאמר זה נבחן חמש מהסיבות העיקרות לכך שהעסק שלכם זקוק לניהול תהליכים עסקיים ואת היתרונות הפוטנציאליים שתוכלו להשיג, הן בטווח הקצר והן לכל אורך חיי העסק.
1. ניהול תהליכים עסקיים משפר את היעילות

אחד האתגרים הנפוצים עבור ארגונים רבים הוא שהתהליכים העסקיים שלהם לעתים קרובות אינם יעילים, וכתוצאה מכך נוצר בזבוז הולך וגדל, בעיקר של זמן ושל כסף. ייתכן מאוד שבארגון שלכם ישנם תהליכים רבים שאינם עובדים באופן חלק כפי שהיה ראוי שיפעלו, וניהול תהליכים עסקיים הוא דרך מעולה לטפל בעניין.

הצעד הראשון הוא לזהות מה מתבצע כעת, ואז תוכלו לנקוט בצעדים הדרושים כדי לחולל שינויים. אם התהליכים העסקיים שלכם יהיו באמת יעילים בצורה אופטימלית, תוכלו להקטין עלויות ולחסוך זמן וכסף יקרים.

2. ניהול תהליכים עסקיים תומך בהעברת הידע העסקי

כל אחד פורש בשלב מסוים, ואנשים גם עוזבים מכל מיני סיבות. אם כך, כיצד תוודאו שידע עסקי חשוב לא יוצא מהדלת יחד עם העובדים בעת עזיבתם? ניהול תהליכים עסקיים יכול להוות פתרון מצויין לבעיה זו משום שהוא מספק שיטה ברורה ללכידת המידע החשוב ואחסונו. תיעוד המידע בצורה זו מאפשר לכם לשתף בקלות תהליכים, מדיניויות ומסמכי הדרכה בין צוות העובדים שלכם, וזוהי הדרך הטובה ביותר לוודא שהידע העסקי נשאר בתוך הארגון שלכם.

3. ניהול תהליכים עסקיים מספק מסגרת לשיפור רציף

אם אתם מעוניינים להטמיע יוזמת שיפור רציפה בארגון שלכם, ניהול תהליכים עסקיים מספק מסגרת נהדרת להצלחה. שיפור רציף הוא גישה ארוכת טווח לביצוע שיפורים בצורה הדרגתית לאורך זמן, בניגוד לשיפור אחד גדול שמתבצע בבת אחת.

במקרה זה, ניהול תהליכים עסקיים מאפשר לכם להתבונן מקרוב בתהליכי העסק שלכם ולבצע שינויים קטנים ותוספתיים על בסיס ראיות מונחות נתונים. עם זאת, שיפור רציף יבוצע בהצלחה רק אם תקבלו תמיכה מלאה ומעורבות מצד העובדים שלכם.

4. ניהול תהליכים עסקיים תומך בהטמעת מערכות טכנולוגיית מידע אחרות

הטמעת מערכת טכנולוגיית מידע (IT) גדולה יכולה ליצור חיכוך בין מחלקת טכנולוגיית המידע לבין שאר חלקי העסק, במיוחד אם קיים מחסור בתקשורת בכל הקשור להשלכות הפוטנציאליות שעשויות להיות למערכת החדשה על שאר הארגון. ניהול תהליכים עסקיים יכול לתמוך בהטמעת מערכות כגון תכנון משאבים ארגוניים (ERP), בכך שהוא מעניק לכם מבט על שלם על כל מה שהעסק שלכם עושה, וכיצד הוא עושה זאת.

בטרם תתחילו בהטמעת מערכת כלשהי, עליכם להבין בצורה ברורה מה העסק שלכם עושה ומהן ההשלכות האפשריות של שינוי כלשהו על הארגון שלכם, מחלקה אחר מחלקה. על כל מערכת חדשה לתמוך בדרישות העסק, ולא להיפך, ובאמצעות גישת ניהול התהליכים העסקיים תוכלו ליצור דגם של ההשפעות של העסק שלכם לפני שזו תתחיל לפעול. פירוש הדבר שתוכלו לצמצם למינימום או להעלים כל סיכון אפשרי לפני שהוא מתממש, וכן לתקשר את ההשלכות.

5. ניהול תהליכים עסקיים מאפשר עבודה מרחוק /מהבית

בעיקן הקורונה ארוגנים רבים מצאו את עצמם תחת אילוץ של עובדים רבים שנמצאים בבידוד ו/או אינם יכולים להגיע למשרד בשל מגבלות משרד הבריאות . הכורך הבריאותי יצר תובנות חדשות בנושא היכולת להפעיל את מחלקות הליבה באופן עצמאי ומבוזר אחת מהשנייה, והן אינן מבינות או אינן מודעות למה שעושות יתר המחלקות. זה עלול לגרום לבעיות, במיוחד כאשר ישנם תהליכים רבים שחופפים מספר מחלוקת שונות.

נקיטת גישת ניהול התהליכים העסקיים מסייעת לקדם עבודה מרחוק , משום שהתהליכים יהיו גלויים לכל העסק. זה יסייע למחלקות לראות היכן הן נמצאות בתוך התמונה הכוללת ואמור לעודד ניתוח ושיפור תהליכים, אף על פי שחייב להתלוות לכך גם שינוי תרבותי.

מהם יתרונות השימוש במערכת ניהול תהליכים עסקיים ייעודית?

ישנם יתרונות רבים הנובעים משימוש במערכת ניהול תהליכים עסקיים ייעודית, במיוחד משעה שיש לכם הבנה ברורה של התהליכים הקיימים בעסק שלכם ואופן פעולתם. כאמור לעיל, משעה שקיבלתם תמונה כוללת וברורה של כלל תהליכי העסק, תוכלו להתחיל לנתח אותם במטרה לגלות את התחומים הזקוקים לשיפור ולהניע תכנית שתתחיל ליצור את השינויים על בסיס ראיות מונחות נתונים.

כמה מהיתרונות עשויים להיות:



  • יצירת תחנת "הכל כלול" עבור התהליכים, הנהלים והמסמכים של העסק
  • זיהוי צווארי בקבוק לצורך שיפור תהליכים
  • תובנות להשגת הפחתה משמעותית בעלויות על בסיס שיפור תהליכים רציף
  • ודאות שכל העובדים בארגון מבצעים את התהליכים באותו האופן