מהו פורטל ארגוני?
פורטל ארגוני למידע הוא שער יחיד שדרכו ניתן לקבל גישה לכל המידע, הנתונים, המערכות והתהליכים שבהם משתמשים בעלי העניין בארגון. בעלי עניין אלו יכולים להיות עובדים, לקוחות, משקיעים או שותפים עסקיים (ספקים, מפיצים, משווקים, סוכנים, זכיינים, וכו'). חוויית המשתמש בפורטל הארגוני תפורה במיוחד לפי צרכיהם האינידבידואליים של המשתמשים, והמשתמש יכול לגשת לפורטל הארגוני דרך מערכות האינטראנט התאגידית (לרוב העובדים בלבד), האקסטראנט, או האינטרנט


מרות שההוצאות על טכנולוגיית מידע פחתו באופן ניכר, ההוצאות על תוכנות פורטלים ארגוניים ממשיכות להיות גבוהות באופן יחסי. להלן כמה נתון סטטיסטי מעניין:

לפי דו"ח שפרסמה לאחרונה Giga Information Group Inc., פורטלים לעובדים יהפכו ליסוד חיוני ושכיח בחוויית העבודה היומית של העובדים עד שנת 2025. "חברות שמתכננות לפרוס פורטליםלעובדים צריכות לשאוף להקמת אתר מושך שמקיף טווח רחב של תוכן ושירותים. השגת מטרה זו תדרוש את מינופה של טכנולוגיית פורטלים שתאפשר פיצ'רים עוצמתיים כגון התאמה אישית וצבירת תוכן. השילוב עם יישומי ליבה של ניהול יחסי עובדים, כגון ניהול משאבי אנוש וכספים, יהיה חיוני לכל ארגון".

אז מדוע הפורטלים הארגוניים כל כך פופולריים?

יתרונות הפורטלים הארגוניים

הוכח שפורטלים מספקים את היתרונות הבאים:
 

  • שיפור ברמת האינטראקציה עם הלקוח, יחד עם שיפור בשירות הלקוחות
  • שיפור ברמת הנאמנות מצד הלקוחות והשותפים העסקיים
  • הבנה מלאה של מידע חדש אודות מבקרים מקוונים
  • שיפור בתקשורת עם העובדים ובתפוקה שלהם, יחד עם שיפור התהליכים העסקיים


ארגונים סבורים שפורטלים ארגוניים יכולים לאפשר להם לשמור על יתרון מול המתחרים.

הם מאמינים שבעזרת מתן גישה יעילה ואפקטיבית יותר למידע העסקי וליישומים הארגוניים לבעלי העניין, הם יאפשרו שיפור בשיתוף הפעולה ובתקשורת, שילוב של מידע ויישומים, הגדלת זרימת המסמכים והעבודה,קבלת החלטות חכמה יותר, ושיפור בפריון. הם מחפשים דרכים להפחתת עומס המידע ולשיפור איכות המידע, יחד עם צמצום צווארי הבקבוק הכרוכים ביצירת המידע ובבקרת האיכות.

חלק מהארגונים סבורים שהם עשויים להרוויח גם יתרון תחרותי באמצעות שיפור מערכות היחסים עם ספקים חשובים או באמצעות הגדלת בסיס הלקוחות על ידי שיפור שירות הלקוחות. ניתן להשתמש בפורטלים ארגוניים כדי לעקוב אחר התנהגותם של לקוחות וספקים על מנת לאפשר שיפורים מתמידים בשירות.

פיצ'רים להתאמה אישית בפורטלים מאפשרים למשתמש לבחור את מקורות המידע שמעניינים אותם ביותר, ולעתים קרובות גם את הצבעים ואת הפורמט שבו המידע מוצג. לעתים קרובות, משמעות הדבר היא שיש סיכוי גדול יותר שהמשתמשים יחזרו – דבר שניתן להניח שיהפוך את הפורטל הארגוני ליעיל יותר בהשגת מטרותיו.

בסופו של דבר, שאיפתו של העסק תמיד תהיה הגדלת החזר ההשקעות. במערכות עסקיות, שימוש בפורטלים ארגוניים (באופן עקיף או ישיר) עשוי להוביל להפחתת עלויות חילופי הנתונים האלקטרוניים (EDI), עלויות הפורטל, ועלויות הנסיעות לפגישות, כמו גם הפחתה בעלויות המנהלה/הנייר. החסכון יכול לבוא גם מהפחתת שיעורי השגיאות (מפני שהחלטות מתבססות על מידע עדכני יותר) והפחתה בעלויות כוח האדם (מפני שהלקוחות יכולים לנצל פיצ'רים של שירות עצמי וכו').

האתגר של הפורטל הארגוני הוא להפחית את עומס המידע על ידי הצגת המידע שהמשתמש דורש בלבד, ועד כמה שניתן בזמן שבו הוא זקוק לו.

הרציונל של הפורטל הארגוני

לעתים קרובות, עסקים מגיעים למסקנה שהם זקוקים לפורטל ארגוני מאחת משתי הסיבות הבאות, או שתיהן:
 

  • כבר יש להם מספר אתרי אינטראנט/אקסטראנט או מקורות מידע אחרים שזקוקים לניהול ניהול אתרים אלו פירושו שהמידע יהיה נכון, עדכני ומתקבל באופן סדיר. כמו כן חשובה הפחתת הכפילויות והמידע העודף בארגון כולו.


רבים מהבנקים והמוסדות הפיננסיים, למשל, דורשים מהברוקרים שלהם להשתמש במידע שמגיע ממספר מקורות בו זמנית – טיקרים עם מחירי המכירה/קנייה העדכניים, היזני חדשות מרויטרס, חישובים מגליונות נתונים, דואר אלקטרוני, הודעות והתראות – כל אלה חייבים להגיע בזמן. אחרת, ההשלכות עלולות להיות יקרות מאוד.

ארגונים שרוצים פורטל ארגוני לצורך ניהול המידע דורשים פתרון שחוזקו נמצא בפיצ'רים של ניהול תוכן שמספקים בקרת איכות, כמו גם גניזה וגרסאות שונות של התוכן. הם זקוקים גם לשילוב חזק של יישום ארגוני שיאפשר יצירת תוכן מאינספור מקורות וסוגי מקורות – עדכוני חדשות, מאגרי נתונים, מקורות XML, דפי אינטרנט, דואר אלקטרוני, מסמכים, ועוד.

עסקים הבינו שרק עשרה אחוזים מהנתונים של הארגון נמצאים במאגרי הנתונים התאגידיים המובנים: 90 אחוזים מהמידע נמצע במסמכי מעבדי תמלילים, קבצי אתרי אינטרנט (HTML או XML), עדכוני חדשות/טיקרים, גליונות נתונים, דואר אלקטרוני, קבצי גרפיקה, קבצי טקסט ומאגרי נתונים נפרדים (stand-alone) במחשבים האישיים. בעבר, מידע זה היה ברובו בלתי נגיש, אך לפורטלים ארגוניים יש את הפוטנציאל להפוך את הנתונים לנגישים באמצעות מטא-נתונים ו-XML לצורך יצירת שילוב רציף של נתונים מובנים ושאינם מובנים, שיהיה נגיש בקלות בכל הארגון (ומחוצה לו).

חבילות תוכנה לפורטלים ארגוניים

עסקים מעוניינים לפשט את תהליכי הפיתוח, הפריסה והניהול של פורטלים על פני כלל הארגון. תיאורטית, יישומי פורטלים בנויים מראש מפחיתים את כמות הפיתוח הדרושה לצורך הקמת פורטל, מפחיתים את כמות הזמן והמאמץ הדרושים לצורך פריסת הפורטל לאחר הקמתו, ומפחיתים את תקורת ניהול התוכן, ניהול הביצועים וכו' עבור מערכות הפורטל.

ספקי תוכנות לפורטלים ארגוניים מוסיפים למוצריהם תמיכה עבור שירותים שיתופיים, ניהול תוכן, שירותי אבטחה משולבים, שירותי רשת וכו', מה שהופך אותם לאטרקטיביים אף יותר.

דרישות עסקיות

בדומה ליישום של כל מערכת עסקית, כדי שיישום הפורטל הארגוני יצליח עליכם להביא בחשבון את האסטרטגיה, המטרות והיעדים הארגוניים והעסקיים שבהם הפורטל יתמוך או שבהשגתם הוא יסייע. חשוב לזהות מיהם בעלי העניין החשובים של הארגון –עובדים, לקוחות, שותפים עסקיים (ספקים, מפיצים, מנהלי מחסנים), בעלי מניות וכו' – ומה הארגון מצפה להשיג בכך שיספק להם פורטל ארגוני:
 

  • האם העסק מעוניין להפחית לספקים/לקוחות את עלויות שליחת/קבלת החשבוניות, ההזמנות וכן הלאה באמצעות שימוש ב-XML להבדיל מ-EDI או נייר/פקס?
  • האם העסק מעוניין להפוך את העסקאות האלקטרוניות לנגישות יותר עבור הספקים הקטנים באמצעות XML, מכיוון שזה זול בהרבה מבחינתם בהשוואה ל-EDI? אם כך, שווה לבחון האם שיתוף פעולה אמיתי בתהליכים העסקיים נחוץ – או מומלץ– אף הוא.
  • האם העסק בעיקר מעוניין לשפר את יעילותם של העובדים באמצעות מידע רלוונטי, עדכני ומהיר יותר שיהיה זמין בקצות אצבעותיהם? אם כך, האם מידע מסוג זה כבר קיים בארגון וכל שנחוץ הוא לגבש אותו בפורטל? או שמא יש צורך להזמין היזני מידע חדשים מספקים חיצוניים? או לספק נתונים בפורמטים חדשים?
  • למה מצפים/זקוקים הסוגים השונים של המשתמשים על מנת לבצע את משימותיהם באופן יעיל ופורה יותר?
  • האם סוגי המשתמשים השונים נמצאים במיקומים גאוגרפיים שונים, והאם בכל מיקום גאוגרפי נמצאת תערובת של כל סוגי המשתמשים? כמה מכל סוג משתמש? כמה מהם בכל מיקום? האם ישנו "בעל בית עסקי" בכל מיקום, אשר מסוגל לקבל החלטות בנוגע ליישום הפורטל הארגוני באותו המיקום? אמור להיות בעל בית עסקי כללי שמקבל החלטות שנוגעות לכל הפורטלים הארגוניים – "צאר פורטלים" שמקבל/ת מחבר המנהלים את מלא הכוח והסמכות ליישם את הפורטל הארגוני בהצלחה.
  • האם כל מיקום גאוגרפי מצפה לקבל פורטל ארגוני משל עצמו, או שמא הכוונה היא שיהיה פורטל ארגוני אחד שאליו יגשו כולם?


חשוב לתפוס את כל דרישות הפורטל הארגוני. הדרישות העסקיות מהפורטל הארגוני כוללות על פי רוב את הפריטים המפורטים בטבלה 1.
 

קטגוריה דרישה
ניהול משתמשים
  • רישום משתמשים חדשים
  • בניית פרופיל מידע על משתמשים קיימים
  • בקרת גישה באמצעות קבוצות/תפקידים
התאמה אישית
  • יכולת להתאים את תצוגת התוכן לכל משתמש
פיצ'רים לשיווק
  • פיצ'רים לשיווק/פרסום ממוקד כגון באנרים, מבצעים וחלוניות קופצות (pop ups)
  • פיצ'רים שמעודדים את המשתמשים לחזור לאתר, כמו למשל הפיכת הפורטל לברירת המחדל בדפדפן, קיצורי דרך וקישורים מהירים לפורטל מהדפדפן, והיזני מידע שמתעדכנים באופן שוטף
  • דירוג תשתיות (כרטיסיות ספקים, מערכות הצבעה/סקרים, וכו'), על מנת לעודד השתתפות שוטפת באתר
  • מיתוג באמצעות גרפיקה/מראה ותחושה של האתר
פיצ'רים לשיתופים
  • קבוצות דואר אלקטרוני
  • חדרי צ'אטים
  • קבוצות דיון
  • שיתוף תהליכים, תזרימי עבודה ומסמכים
ניהול מידע
  • פיצ'רים לניהול תוכן שמאפשרים למשתמשים להעלות תוכן אך גם לוודא שהתוכן מאושר (היכן שנדרש) בטרם הופעתו באתר, נגנז בארכיון, עובר בקרת גרסה ו/או מגובה באופן שוטף
  • שילוב יישומים ארגוניים (EAI): שילוב נתונים והעברות מחלקים שונים של הארגון או בין ארגונים, לרוב באמצעות XML, WebEDI, או תוכנת ביניים למאגרי נתונים
בנאום (אינטרנציונליזציה), לוקליזציה
  • תשתיות שמאפשרות תרגום תוכן
  • תמיכת הפורטל בסוגי כתב שונים
  • תמיכת הפורטל בפורמטים שונים של תאריכים ובאזורי זמן שונים
אבטחה
  • הצפנה של נתונים חשובים לפי הצורך (כגון הצפנת נתונים רגישים השמורים בתוך פרוטוקול ה-LDAP או מאגר הנתונים, או נתונים שמועברים בין הדפדפן ושרת הרשת באמצעות SSL.
  • בקרת גישה שמגבילה את הגישה לנתונים ולמסמכים לאלו שמורשים לצפות בהם
  • מנגנוני אימות צולב או חתימה אחידה, כדי למנוע מהמשתמשים את הצורך לבצע כניסה מספר פעמים על מנת לגשת לאתרים או מקורות נתונים רבים
דרישות אחרות
  • תמיכה ביכולת הדפדפן, בתצורות המחשב וברזולוציית המסך
  • טכנולוגיות חיפוש
  • פונקציונליות אזור החדשות
  • גישה לשירותי רשת
  • מחשוב למכשירים ניידים/אלחוטיים
  • פתיחות (יכולת להשתלב עם פלטפורמות רבות ועם מקורות נתונים רבים)


הכרחי להבין את הדרישות במלואן בשלב זה. יש לעבוד עליהן יחד עם הלקוח ועם המשתמשים. יש לתעדף את הדרישות ולהגיע לקונצנזוס על אילו דרישות נחוצות, מתי ועל ידי אילו משתמשים. יש להשיג את הסכמת הלקוח על השאלה איזה תוכן מספק את הערך המוסף הגדול ביותר.

הצד השני של המטבע הוא לקבוע אילו בעיות אפשריות עלולות להקטין את יעילותם של הפורטל ושל תכניו, ולנקוט בצעדים כדי לצמצם את השפעתן של אותן הבעיות. לדוגמה, יש להבהיר שככל שהנתונים עדכניים ותדירים יותר, כך גדל הסיכוי שהמשתמשים ישובו לפורטל בחיפוש אחר מידע חדש יותר. אם מטמיעים נהלי ניהול תוכן חזקים, שמחייבים מספר דרגות של איושר לפני שתוכן חדש נכנס לאתר, הדבר עלול לעכב את הצגת המידע החדש לאתר ובכך לפגום ביתרון הפוטנציאלי.
דרישות המערכת
הדרישות למערכות פורטל ארגוני יכולות להיות דבר קריטי, ולכן חיוני להקדיש זמן רב מראש להבנה מדוייקת של אותן דרישות מערכת. ציפיותיהם של הלקוחות והמשתמשים כוללות על פי רוב מערכות ברמות אמינות, זמינות (24x7x365) ואבטחה גבוהות, שניתנות למדרוג, כשירות לביצועים תחת עומס כבד, ויכולת להתמודד עם עסקאות בין ארצות שונות ובין ארגונים שונים. חשוב להבהיר ללקוח את העלות של אמינות וזמינות שכאלה. חומרה מיותרת ומערכות בעלות מערך יתיר של דיסקים עצמאיים (RAID) עולים על פי רוב כסף רב. אתרים לגיבוי אוטומטי בעת כשל (Failover) עולים אף יותר, אך הם עשויים להיות הכרחיים לצורך המשך הביצועים במקרה חירום

האם יש ללקוח התנגדויות לשימוש בחבילות פורטלים ארגוניים? יתרון אחד של השימוש בתוכנה מסוג זה הוא שהיבטים רבים של האדריכלות הטכנית כבר נבנו, נוסו ונבדקו בטרם כתיבת קוד כלשהו. זה יכול להפחית את זמן הפיתוח, את זמן הבדיקות ואת העלויות באופן ניכר.
פורטלי פיילוט
האם הארגון יודע למה לצפות מהטמעת פורטל ארגוני? נהוג להפיק פורטל פיילוט כהוכחת היתכנות. לרוב, הדבר כרוך בזיהוי הפורטל הפשוט והקל ביותר (לדוגמה, המיקום הגאוגרפי בעל מספר המשתמשים הקטן ביותר) והפיכתו לפרוייקט הפיילוט לפורטל הארגוני, שאותו מפתחים לפני כל השאר. האם ללקוח יש התנגדות כלשהי לגישת הפיילוט?

בעת בניית הפיילוט, רצוי להתחיל עם אבטיפוס של כל "מראה" (הממשק בפורטל הארגוני שיוצג לסוג המשתמש) כדי להבטיח שהדרישות הובנו. השתמשו באבטיפוסים לולאתיים (איטרטיביים) כדי להתקרב למערכת הסופית, תוך הקפדה על שמירה על מסגרת הזמן כך שהלקוח יודע כשלא נותרו עוד חזרות עד שהפיילוט יעלה לאוויר.

הטמעה לולאתית מדורגת היא גישה מוצלחת לכל יתר הפורטלים הארגוניים מרגע שהפיילוט סיים את תפקידו. יש לגרום למשתמשים להפנים את הגישה הזו ולוודא שהם מבינים את משמעויותיה במונחים של מועדים, תאריכי יעד ועלויות. ללקוחות יש לעתים קרובות קמפיינים שיווקיים שיש לארגן סביב ההשקה או ההשקה המחודשת של הפורטלים הארגוניים שלהם, כך שיש ליידע אותם בדבר ההשלכות של גישות אלו כבר בשלב מוקדם.

חשוב גם לוודא שהלקוח מבין במלואן את הטכנולוגיות הזמינות על מנת לאפשר שיתוף פעולה, שיתוף ידע וזרימת מידע. לדוגמה, עליהם להבין את המושג של היזני חדשות, זרימת מסמכים ו-EAI. ספקו ללקוח הדגמות של האופן שבו הדבר יכול לעבור עבורו, עם דוגמאות מוחשיות מהנתונים העדכניים שלו, במידת האפשר.

ללקוחות שמבינים במלואן את האפשרויות שעומדות לרשותם ויכולים להביע את עצמם בשפת הפורטלים הארגוניים יש סיכוי גדול יותר להיות מסוגלים לבטא את דרישותיהם בצורה מדוייקת. זה יגרום להם להרגיש מועצמים יותר, ולהוליד פורטל ארגוני שיתאים יותר לצרכיהם.
קידום הפורטל הארגוני
יסוד מפתח בהטמעתו המוצלחת של פורטל ארגוני הוא קידומו. קמפיין שיווק נרחב אמור להביא את הפורטל הארגוני לידיעתם של המשתמשים. הארגון צריך גם לנקוט בצעדים שיעודדו את המשתמשים לעשות שימוש בפורטל הארגוני החדש – למשל, על ידי התארגנות למתן הטבות לספקים שמשתמשים בפורטל הארגוני, הצעת הנחות ללקוחות שנרשמים באמצעות הפורטל, או הסרת האפשרות של ביצוע תהליכים עסקיים באופן המסורתי משעה שניתנת האפשרות לבצע אותם בפורטל הארגוני.