מרות שההוצאות על טכנולוגיית מידע פחתו באופן ניכר, ההוצאות על תוכנות פורטלים ארגוניים ממשיכות להיות גבוהות באופן יחסי. להלן כמה נתון סטטיסטי מעניין:
לפי דו"ח שפרסמה לאחרונה Giga Information Group Inc., פורטלים לעובדים יהפכו ליסוד חיוני ושכיח בחוויית העבודה היומית של העובדים עד שנת 2025. "חברות שמתכננות לפרוס פורטליםלעובדים צריכות לשאוף להקמת אתר מושך שמקיף טווח רחב של תוכן ושירותים. השגת מטרה זו תדרוש את מינופה של טכנולוגיית פורטלים שתאפשר פיצ'רים עוצמתיים כגון התאמה אישית וצבירת תוכן. השילוב עם יישומי ליבה של ניהול יחסי עובדים, כגון ניהול משאבי אנוש וכספים, יהיה חיוני לכל ארגון".
אז מדוע הפורטלים הארגוניים כל כך פופולריים?
הוכח שפורטלים מספקים את היתרונות הבאים:
- שיפור ברמת האינטראקציה עם הלקוח, יחד עם שיפור בשירות הלקוחות
- שיפור ברמת הנאמנות מצד הלקוחות והשותפים העסקיים
- הבנה מלאה של מידע חדש אודות מבקרים מקוונים
- שיפור בתקשורת עם העובדים ובתפוקה שלהם, יחד עם שיפור התהליכים העסקיים
ארגונים סבורים שפורטלים ארגוניים יכולים לאפשר להם לשמור על יתרון מול המתחרים.
הם מאמינים שבעזרת מתן גישה יעילה ואפקטיבית יותר למידע העסקי וליישומים הארגוניים לבעלי העניין, הם יאפשרו שיפור בשיתוף הפעולה ובתקשורת, שילוב של מידע ויישומים, הגדלת זרימת המסמכים והעבודה,קבלת החלטות חכמה יותר, ושיפור בפריון. הם מחפשים דרכים להפחתת עומס המידע ולשיפור איכות המידע, יחד עם צמצום צווארי הבקבוק הכרוכים ביצירת המידע ובבקרת האיכות.
חלק מהארגונים סבורים שהם עשויים להרוויח גם יתרון תחרותי באמצעות שיפור מערכות היחסים עם ספקים חשובים או באמצעות הגדלת בסיס הלקוחות על ידי שיפור שירות הלקוחות. ניתן להשתמש בפורטלים ארגוניים כדי לעקוב אחר התנהגותם של לקוחות וספקים על מנת לאפשר שיפורים מתמידים בשירות.
פיצ'רים להתאמה אישית בפורטלים מאפשרים למשתמש לבחור את מקורות המידע שמעניינים אותם ביותר, ולעתים קרובות גם את הצבעים ואת הפורמט שבו המידע מוצג. לעתים קרובות, משמעות הדבר היא שיש סיכוי גדול יותר שהמשתמשים יחזרו – דבר שניתן להניח שיהפוך את הפורטל הארגוני ליעיל יותר בהשגת מטרותיו.
בסופו של דבר, שאיפתו של העסק תמיד תהיה הגדלת החזר ההשקעות. במערכות עסקיות, שימוש בפורטלים ארגוניים (באופן עקיף או ישיר) עשוי להוביל להפחתת עלויות חילופי הנתונים האלקטרוניים (EDI), עלויות הפורטל, ועלויות הנסיעות לפגישות, כמו גם הפחתה בעלויות המנהלה/הנייר. החסכון יכול לבוא גם מהפחתת שיעורי השגיאות (מפני שהחלטות מתבססות על מידע עדכני יותר) והפחתה בעלויות כוח האדם (מפני שהלקוחות יכולים לנצל פיצ'רים של שירות עצמי וכו').
האתגר של הפורטל הארגוני הוא להפחית את עומס המידע על ידי הצגת המידע שהמשתמש דורש בלבד, ועד כמה שניתן בזמן שבו הוא זקוק לו.
לעתים קרובות, עסקים מגיעים למסקנה שהם זקוקים לפורטל ארגוני מאחת משתי הסיבות הבאות, או שתיהן:
- כבר יש להם מספר אתרי אינטראנט/אקסטראנט או מקורות מידע אחרים שזקוקים לניהול ניהול אתרים אלו פירושו שהמידע יהיה נכון, עדכני ומתקבל באופן סדיר. כמו כן חשובה הפחתת הכפילויות והמידע העודף בארגון כולו.
רבים מהבנקים והמוסדות הפיננסיים, למשל, דורשים מהברוקרים שלהם להשתמש במידע שמגיע ממספר מקורות בו זמנית – טיקרים עם מחירי המכירה/קנייה העדכניים, היזני חדשות מרויטרס, חישובים מגליונות נתונים, דואר אלקטרוני, הודעות והתראות – כל אלה חייבים להגיע בזמן. אחרת, ההשלכות עלולות להיות יקרות מאוד.
ארגונים שרוצים פורטל ארגוני לצורך ניהול המידע דורשים פתרון שחוזקו נמצא בפיצ'רים של ניהול תוכן שמספקים בקרת איכות, כמו גם גניזה וגרסאות שונות של התוכן. הם זקוקים גם לשילוב חזק של יישום ארגוני שיאפשר יצירת תוכן מאינספור מקורות וסוגי מקורות – עדכוני חדשות, מאגרי נתונים, מקורות XML, דפי אינטרנט, דואר אלקטרוני, מסמכים, ועוד.
עסקים הבינו שרק עשרה אחוזים מהנתונים של הארגון נמצאים במאגרי הנתונים התאגידיים המובנים: 90 אחוזים מהמידע נמצע במסמכי מעבדי תמלילים, קבצי אתרי אינטרנט (HTML או XML), עדכוני חדשות/טיקרים, גליונות נתונים, דואר אלקטרוני, קבצי גרפיקה, קבצי טקסט ומאגרי נתונים נפרדים (stand-alone) במחשבים האישיים. בעבר, מידע זה היה ברובו בלתי נגיש, אך לפורטלים ארגוניים יש את הפוטנציאל להפוך את הנתונים לנגישים באמצעות מטא-נתונים ו-XML לצורך יצירת שילוב רציף של נתונים מובנים ושאינם מובנים, שיהיה נגיש בקלות בכל הארגון (ומחוצה לו).
עסקים מעוניינים לפשט את תהליכי הפיתוח, הפריסה והניהול של פורטלים על פני כלל הארגון. תיאורטית, יישומי פורטלים בנויים מראש מפחיתים את כמות הפיתוח הדרושה לצורך הקמת פורטל, מפחיתים את כמות הזמן והמאמץ הדרושים לצורך פריסת הפורטל לאחר הקמתו, ומפחיתים את תקורת ניהול התוכן, ניהול הביצועים וכו' עבור מערכות הפורטל.
ספקי תוכנות לפורטלים ארגוניים מוסיפים למוצריהם תמיכה עבור שירותים שיתופיים, ניהול תוכן, שירותי אבטחה משולבים, שירותי רשת וכו', מה שהופך אותם לאטרקטיביים אף יותר.
בדומה ליישום של כל מערכת עסקית, כדי שיישום הפורטל הארגוני יצליח עליכם להביא בחשבון את האסטרטגיה, המטרות והיעדים הארגוניים והעסקיים שבהם הפורטל יתמוך או שבהשגתם הוא יסייע. חשוב לזהות מיהם בעלי העניין החשובים של הארגון –עובדים, לקוחות, שותפים עסקיים (ספקים, מפיצים, מנהלי מחסנים), בעלי מניות וכו' – ומה הארגון מצפה להשיג בכך שיספק להם פורטל ארגוני:
- האם העסק מעוניין להפחית לספקים/לקוחות את עלויות שליחת/קבלת החשבוניות, ההזמנות וכן הלאה באמצעות שימוש ב-XML להבדיל מ-EDI או נייר/פקס?
- האם העסק מעוניין להפוך את העסקאות האלקטרוניות לנגישות יותר עבור הספקים הקטנים באמצעות XML, מכיוון שזה זול בהרבה מבחינתם בהשוואה ל-EDI? אם כך, שווה לבחון האם שיתוף פעולה אמיתי בתהליכים העסקיים נחוץ – או מומלץ– אף הוא.
- האם העסק בעיקר מעוניין לשפר את יעילותם של העובדים באמצעות מידע רלוונטי, עדכני ומהיר יותר שיהיה זמין בקצות אצבעותיהם? אם כך, האם מידע מסוג זה כבר קיים בארגון וכל שנחוץ הוא לגבש אותו בפורטל? או שמא יש צורך להזמין היזני מידע חדשים מספקים חיצוניים? או לספק נתונים בפורמטים חדשים?
- למה מצפים/זקוקים הסוגים השונים של המשתמשים על מנת לבצע את משימותיהם באופן יעיל ופורה יותר?
- האם סוגי המשתמשים השונים נמצאים במיקומים גאוגרפיים שונים, והאם בכל מיקום גאוגרפי נמצאת תערובת של כל סוגי המשתמשים? כמה מכל סוג משתמש? כמה מהם בכל מיקום? האם ישנו "בעל בית עסקי" בכל מיקום, אשר מסוגל לקבל החלטות בנוגע ליישום הפורטל הארגוני באותו המיקום? אמור להיות בעל בית עסקי כללי שמקבל החלטות שנוגעות לכל הפורטלים הארגוניים – "צאר פורטלים" שמקבל/ת מחבר המנהלים את מלא הכוח והסמכות ליישם את הפורטל הארגוני בהצלחה.
- האם כל מיקום גאוגרפי מצפה לקבל פורטל ארגוני משל עצמו, או שמא הכוונה היא שיהיה פורטל ארגוני אחד שאליו יגשו כולם?
חשוב לתפוס את כל דרישות הפורטל הארגוני. הדרישות העסקיות מהפורטל הארגוני כוללות על פי רוב את הפריטים המפורטים בטבלה 1.
| קטגוריה | דרישה |
|---|---|
| ניהול משתמשים |
|
| התאמה אישית |
|
| פיצ'רים לשיווק |
|
| פיצ'רים לשיתופים |
|
| ניהול מידע |
|
| בנאום (אינטרנציונליזציה), לוקליזציה |
|
| אבטחה |
|
| דרישות אחרות |
|