במאמר זה:
- מהי מערכת ניהול תהליכים עסקיים וכיצד היא פועלת?
- יתרונות המערכת לניהול תהליכים עסקיים שבהם ניתן לעשות שימוש
- הפיצ'רים החשובים ביותר בתוכנת ניהול תהליכים עסקיים
- חמישה מיתוסים על אתגרי ניהול תהליכים עסקיים והפרכתם
אחת האפשרויות הטובות ביותר היא מתן תשומת לב למערכות ניהול תהליכים עסקיים (BPM). כפי שמשתמע משמה, מערכת ניהול תהליכים עסקיים היא בפירוש כלי שהעסק שלכם זקוק לו. מלבד זאת, לפי מחקר שנערך באירופה , שוק ניהול התהליכים העסקיים עמד על סכום של 9 מיליארד דולר בשנת 2019, ובשנת 2021 הוא צפוי להגיע לסכום של 14.89 מיליון דולר. נתונים אלו מצביעים על כך שחברות שונות משלבות באופן פעיל פתרונות ניהול תהליכים עסקיים במטרה לשפר את עסקיהן. אך הבה נתחיל מההתחלה.
מערכות ניהול תהליכים עסקיים מייצגות סוג של מערכות מידע תאגידיות שמאפשרות אוטומטיזציה של תהליך ניהול החברה, כמו גם את יעילותו של העסק. מערכות ניהול תהליכים עסקיים מבצעות מעקב וחיפוש אחר אי-סדירויות והזדמנויות לשיפור התהליכים העסקיים. באמצעות מערכות ניהול תהליכים עסקיים, מחלקת טכנולוגיית המידע (IT) של העסק שלכם עשויה לבחון דגמים קיימים לתהליכים עסקיים ולהחליף אותם בחדשים.
מערכת ניהול תהליכים עסקיים מאפשרת לעסק להיות גמיש ולהסתגל לשינויים בסביבה העסקית. זו הסיבה לכך שכל השחקנים הגדולים בשווקים שונים החלו לשלב מערכות ניהול תהליכים עסקיים. מערכת זו מסייעת ביצירת תרשימים גרפיים, ניתוח מצבים ושכלול/טיוב פעילותו של הארגון.
מערכת ניהול תהליכים עסקיים היא תוכנה לניהול תהליכים של חברה כלשהי. תהליך עסקי הוא כל סוג של תהליך שמתרחש בארגון לצורך השגת מטרה מסויימת. לדוגמה, מטרה זו יכולה להיות תהליך שירות הלקוחות, החל מקבלת ההרשמה ועד למשלוח המוצר או כל שירות אחר.
לרוב, כל תהליך עסקי מתנהל בחתך רוחבי, כלומר מערב כמה ממחלקות החברה. לדוגמה, המנהל מקבל קריאה, מומחה טכני עשוי לייעץ לגבי מוצר כלשהו, ואז המוצר נלקח מהמחסן (או מיוצר "מאפס"), מחלקת התפעול שולחת אותו ללקוח, ומחלקת הנהלת החשבונות מקבלת את התשלום.
תהליך זה עשוי להשתנות, והוא תלוי בחברה ובתחום הפעילות שלה. אך הנקודה ברורה. עבודתה המהירה והיעילה של החברה תלוי בכושר ההגיון שלפיו נבנו התהליכים העסקיים. מערכת ניהול תהליכים עסקיים עוזרת להפוך את התהליך העסקי לשקוף, מסלקת עיכובים ומבטיחה שילטהאופטימלית.
בבואכם להבין כיצד לבצע אופטימיזציה לתהליכים העסקיים שלכם, עליכם לראות לפניכם עובדות ברורות שיסבירו לכם הכל. לכן עליכם להשקיע מעט זמן בהבנה מפורטת של כל היתרונות של ניהול תהליכים עסקיים, על מנת להשתמש בהם בהצלחה בעסק שלכם.
ראשית, מערכת ניהול תהליכים עסקיים מסייעת לכם למפות את כל התהליכים העסקיים. תוכלו לראות בפירוט כמה זמן כל תהליך גוזל, את כמות המשאבים הדרושים לצורך ביצועו, ואת העלות הכרוכה בו. לאחר סיום התהליך, תוכלו לזהות בקלות באיזה שלב מושקעות מירב העלויות. מערכת ניהול תהליכים עסקיים עוזרת לכם להפחית עלויות היכן שניתן, או אפילו להסיר תהליכים כלשהם שאינם מצדיקים את ההשקעה בהם.
לא ניתן להתעלם מצרכיהם של הלקוחות. אם תעשו זאת, תאבדו את העסק שלכם. זוהי אמיתה מהותית. מערכת ניהול תהליכים עסקיים עוזרת לכם לא רק לשמר את לקוחותיכם אלא גם להגיב לצריכהם במהירות. כלי לניהול תהליכים עסקיים מאפשר יצירת דגמים של רעיונות חדשים והצעות ללקוחות היפותטיים, ולבחון את השפעתם האפשרית. כך תוכלו לבדוק חידושים שמתמקדים בלקוח, על מנת לבחור את הרווחי ביותר.
באמצעות מערכת ניהול תהליכים עסקיים, תוכלו לנתח את העסק שלכם ולטייב את הביצועים העסקיים תוך התעדכנות בדגמים עסקיים חדשים. היא תסייע לכם לבלוט מבין המתחרים שלכם. תוכנת ניהול תהליכים עסקיים מסייעת בזיהוי החולשות של העסק שלכם, ותוכלו לנקוט בפעולות מקדימות כדי לתקן אותן. בדרך זו תדעו באילו תהליכים עסקיים עליכם להתמקד כדי לקבל תוצאות טובות יותר.
השוק העולמי גדול, ולא סביר שהעסק שלכם הוא מונופול. לכן חשוב לעשות כמיטב יכולתכם כדי לשמור על תחרותיות ולעמוד בכל הדרישות העסקיות. ניתוח אובייקטיבי, שנעשה בעזרת מערכת ניהול תהליכים עסקיים, מאפשר לכם לבצע אופטימיזציהלתנאי העבודה של העובדים שלכם, ולאפשר להם להגשים את הפוטנציאל המירבי שלהם תחת עומס עבודה נמוך יותר.
השגת לקוח היא רק מחצית מהקרב. עליכם גם לשמר אותם, והדבר עלול להיות מורכב אף יותר. מטרתכם העיקרית היא לספק ללקוחות שלכם איכות שירות ראויה. מערכת ניהול תהליכים עסקיים תסייע לכם לזהות תהליכים בעלי ערך ובעלי השפעה על האינטרסים של הלקוחות. בפשטות, הלקוחות מקבלים בדיוק את מה שהם רוצים.
בניית מערכת ניהול תהליכים עסקיים שמותאמת לעסק שלכם פירושה שתוכלו גם להרוויח ממנה. כיצד? על ידי מסחור המערכת שלכם ומכירתה לחברות אחרות. מערכת ניהול תהליכים עסקיים תוכל להפוך למערכת תוכנה כשירות (SaaS), או למערכת מקומית (on-premise), שאותה תוכלו להציע לחברות אחרות ובכך לכסות את עלויות תהליכי הפיתוח. עם זאת,עליכם לזכור לבצע בדיקות יסודיות על מנת לוודא שהכל פועל בצורה מדוייקת.
כמובן שכאשר יש בבעלותכם עסק, עליכם לוודא שהכל פועל לפי דרישות החוק. ישנה דרישה לכך שכל התהליכים העסקיים יהיו שקופים. ומטרתה של מערכת ניהול תהליכים עסקיים היא לעזור לכם לעמוד בכל התקנים הממשלתיים במהלך תהליכי העבודה. מלבד זאת, יש חשיבות גם לעמידה בדרישות הבטיחות, ומערכת ניהול תהליכים עסקיים מאפשרת לכם לעקוב גם אחר תקני הבטיחות כראוי.
הפיצ'רים החשובים ביותר בתוכנת ניהול תהליכים עסקיים
מערכות ניהול תהליכים עסקיים הזמינות "ישר מהמדף" עשויות לספק לכם פיצ'רים בסיסיים הדרושים לתזרים עבודה יעיל. אך לתוכנות מן המוכן לעתים קרובות חסרים כמה פיצ'רים נוספים שסוג העסק שלכם דורש. לכן, עליכם לחשוב על פיתוח מערכת ניהול תהליכים עסקיים שכוללת חוויית משתמש (UX) מתוכננת היטב שעונה על כל העדפותיכם.כדי להגשים זאת, כדאי לשכור צוות פיתוח ייעודי. זה יעזור לכם לבנות מוצר מותאם שכולל את כל היסודות והפיצ'רים של חוויית המשתמש (UI). אך כעת, בואו ונבחן את הפיצ'רים החשובים ביותר שאין ספק שכלי ניהול התהליכים העסקיים שלכם חייב לכלול.
-
בונה טפסים בשיטת גרירה ושחרור.זהו פיצ'ר שימושי שמאפשר לכם להזיז טורים ושדות בהתאם לצרכיכם ולהתאים את המוצר;
-
ניהול וניתוח המידע.מערכת ניהול תהליכים עסקיים אמורה לאפשר לכם ללכוד נתונים, לנהל אותם בקלות ולנתח אותם. התוכנה מפשטת את התהליכים הללו והופכת אותם למהירים יותר;
-
שילוב של ניהול פרוייקטים (PM).פיצ'ר לניהול פרוייקטים מאפשר למשתמשים לנהל את הפרוייקטים שלהם, לשתף אותם עם עמיתים, ולעבוד על כל פרוייקט באופן נפרד בצורה יעילה;
-
שיתוף פעולה חברתי.פירוש הדבר אינו פעילות ברשתות חברתיות אלא שיתוף פעולה עם עמיתים בסביבה משותפת. העובדים יכולים לתקשר זה עם זה לגבי מטלות השורות לפרוייקט, לשתף קבצים ומסמכים, להוסיף הערות, ליצור דיונים, וכו';
-
הערכת מדדי ביצוע מרכזיים (KPI).כל חברה צריכה לבחון את מדדי הביצוע המרכזיים של עובדיה ושל העסק עצמו. כלי ניהול תהליכים עסקיים אמור לכלול פיצ'ר שבעזרתו תוכלו לעקוב אחר הביצועים ולראות מולכם את הנתונים.
-
דיווחים.פיצ'ר חיוני נוסף הוא דיווחים. הפקת דו"חות מאפשרת לכם לקבל דיווחים על פרוייקטים, ביצועים, וכן הלאה. הכל תלוי בדרישות המסויימות שלכם.
-
פרופיל משתמש.לכל משתמש אמור להיות פרופיל משלו, לצורך טיפול שיטתי במשימות היומיות. זו הסיבה לכך שתוכנת ניהול התהליכים העסקיים שךלכם צריכה לכלול חוויית משתמש וממשק משתמש קלים להבנה, כדי לאפשר לעובדים לעבוד ביעילות.