מערכת ניהול תהליכים עסקיים: מהי ומדוע העסק שלכם זקוק לה?

אחת האפשרויות הטובות ביותר היא מתן תשומת לב למערכות ניהול תהליכים עסקיים (BPM). כפי שמשתמע משמה, מערכת ניהול תהליכים עסקיים היא בפירוש כלי שהעסק שלכם זקוק לו. מלבד זאת, לפי מחקר שנערך באירופה , שוק ניהול התהליכים העסקיים עמד על סכום של 9 מיליארד דולר בשנת 2019, ובשנת 2021 הוא צפוי להגיע לסכום של 14.89 מיליון דולר. נתונים אלו מצביעים על כך שחברות שונות משלבות באופן פעיל פתרונות ניהול תהליכים עסקיים במטרה לשפר את עסקיהן. אך הבה נתחיל מההתחלה.

מערכות ניהול תהליכים עסקיים מייצגות סוג של מערכות מידע תאגידיות שמאפשרות אוטומטיזציה של תהליך ניהול החברה, כמו גם את יעילותו של העסק. מערכות ניהול תהליכים עסקיים מבצעות מעקב וחיפוש אחר אי-סדירויות והזדמנויות לשיפור התהליכים העסקיים. באמצעות מערכות ניהול תהליכים עסקיים, מחלקת טכנולוגיית המידע (IT) של העסק שלכם עשויה לבחון דגמים קיימים לתהליכים עסקיים ולהחליף אותם בחדשים.

מערכת ניהול תהליכים עסקיים מאפשרת לעסק להיות גמיש ולהסתגל לשינויים בסביבה העסקית. זו הסיבה לכך שכל השחקנים הגדולים בשווקים שונים החלו לשלב מערכות ניהול תהליכים עסקיים. מערכת זו מסייעת ביצירת תרשימים גרפיים, ניתוח מצבים ושכלול/טיוב פעילותו של הארגון.

מערכת ניהול תהליכים עסקיים היא תוכנה לניהול תהליכים של חברה כלשהי. תהליך עסקי הוא כל סוג של תהליך שמתרחש בארגון לצורך השגת מטרה מסויימת. לדוגמה, מטרה זו יכולה להיות תהליך שירות הלקוחות, החל מקבלת ההרשמה ועד למשלוח המוצר או כל שירות אחר.

לרוב, כל תהליך עסקי מתנהל בחתך רוחבי, כלומר מערב כמה ממחלקות החברה. לדוגמה, המנהל מקבל קריאה, מומחה טכני עשוי לייעץ לגבי מוצר כלשהו, ואז המוצר נלקח מהמחסן (או מיוצר "מאפס"), מחלקת התפעול שולחת אותו ללקוח, ומחלקת הנהלת החשבונות מקבלת את התשלום.

תהליך זה עשוי להשתנות, והוא תלוי בחברה ובתחום הפעילות שלה. אך הנקודה ברורה. עבודתה המהירה והיעילה של החברה תלוי בכושר ההגיון שלפיו נבנו התהליכים העסקיים. מערכת ניהול תהליכים עסקיים עוזרת להפוך את התהליך העסקי לשקוף, מסלקת עיכובים ומבטיחה שילטהאופטימלית.

בבואכם להבין כיצד לבצע אופטימיזציה לתהליכים העסקיים שלכם, עליכם לראות לפניכם עובדות ברורות שיסבירו לכם הכל. לכן עליכם להשקיע מעט זמן בהבנה מפורטת של כל היתרונות של ניהול תהליכים עסקיים, על מנת להשתמש בהם בהצלחה בעסק שלכם.

ראשית, מערכת ניהול תהליכים עסקיים מסייעת לכם למפות את כל התהליכים העסקיים. תוכלו לראות בפירוט כמה זמן כל תהליך גוזל, את כמות המשאבים הדרושים לצורך ביצועו, ואת העלות הכרוכה בו. לאחר סיום התהליך, תוכלו לזהות בקלות באיזה שלב מושקעות מירב העלויות. מערכת ניהול תהליכים עסקיים עוזרת לכם להפחית עלויות היכן שניתן, או אפילו להסיר תהליכים כלשהם שאינם מצדיקים את ההשקעה בהם.

לא ניתן להתעלם מצרכיהם של הלקוחות. אם תעשו זאת, תאבדו את העסק שלכם. זוהי אמיתה מהותית. מערכת ניהול תהליכים עסקיים עוזרת לכם לא רק לשמר את לקוחותיכם אלא גם להגיב לצריכהם במהירות. כלי לניהול תהליכים עסקיים מאפשר יצירת דגמים של רעיונות חדשים והצעות ללקוחות היפותטיים, ולבחון את השפעתם האפשרית. כך תוכלו לבדוק חידושים שמתמקדים בלקוח, על מנת לבחור את הרווחי ביותר.

באמצעות מערכת ניהול תהליכים עסקיים, תוכלו לנתח את העסק שלכם ולטייב את הביצועים העסקיים תוך התעדכנות בדגמים עסקיים חדשים. היא תסייע לכם לבלוט מבין המתחרים שלכם. תוכנת ניהול תהליכים עסקיים מסייעת בזיהוי החולשות של העסק שלכם, ותוכלו לנקוט בפעולות מקדימות כדי לתקן אותן. בדרך זו תדעו באילו תהליכים עסקיים עליכם להתמקד כדי לקבל תוצאות טובות יותר.

השוק העולמי גדול, ולא סביר שהעסק שלכם הוא מונופול. לכן חשוב לעשות כמיטב יכולתכם כדי לשמור על תחרותיות ולעמוד בכל הדרישות העסקיות. ניתוח אובייקטיבי, שנעשה בעזרת מערכת ניהול תהליכים עסקיים, מאפשר לכם לבצע אופטימיזציהלתנאי העבודה של העובדים שלכם, ולאפשר להם להגשים את הפוטנציאל המירבי שלהם תחת עומס עבודה נמוך יותר.

השגת לקוח היא רק מחצית מהקרב. עליכם גם לשמר אותם, והדבר עלול להיות מורכב אף יותר. מטרתכם העיקרית היא לספק ללקוחות שלכם איכות שירות ראויה. מערכת ניהול תהליכים עסקיים תסייע לכם לזהות תהליכים בעלי ערך ובעלי השפעה על האינטרסים של הלקוחות. בפשטות, הלקוחות מקבלים בדיוק את מה שהם רוצים.

בניית מערכת ניהול תהליכים עסקיים שמותאמת לעסק שלכם פירושה שתוכלו גם להרוויח ממנה. כיצד? על ידי מסחור המערכת שלכם ומכירתה לחברות אחרות. מערכת ניהול תהליכים עסקיים תוכל להפוך למערכת תוכנה כשירות (SaaS), או למערכת מקומית (on-premise), שאותה תוכלו להציע לחברות אחרות ובכך לכסות את עלויות תהליכי הפיתוח. עם זאת,עליכם לזכור לבצע בדיקות יסודיות על מנת לוודא שהכל פועל בצורה מדוייקת.

כמובן שכאשר יש בבעלותכם עסק, עליכם לוודא שהכל פועל לפי דרישות החוק. ישנה דרישה לכך שכל התהליכים העסקיים יהיו שקופים. ומטרתה של מערכת ניהול תהליכים עסקיים היא לעזור לכם לעמוד בכל התקנים הממשלתיים במהלך תהליכי העבודה. מלבד זאת, יש חשיבות גם לעמידה בדרישות הבטיחות, ומערכת ניהול תהליכים עסקיים מאפשרת לכם לעקוב גם אחר תקני הבטיחות כראוי.

• בונה טפסים בשיטת גרירה ושחרור.
  זהו פיצ'ר שימושי שמאפשר לכם להזיז טורים ושדות בהתאם לצרכיכם ולהתאים את המוצר;
• ניהול וניתוח המידע.
  מערכת ניהול תהליכים עסקיים אמורה לאפשר לכם ללכוד נתונים, לנהל אותם בקלות ולנתח אותם. התוכנה מפשטת את התהליכים הללו והופכת אותם למהירים יותר;
• שילוב של ניהול פרוייקטים (PM).
  פיצ'ר לניהול פרוייקטים מאפשר למשתמשים לנהל את הפרוייקטים שלהם, לשתף אותם עם עמיתים, ולעבוד על כל פרוייקט באופן נפרד בצורה יעילה;
• שיתוף פעולה חברתי.
  פירוש הדבר אינו פעילות ברשתות חברתיות אלא שיתוף פעולה עם עמיתים בסביבה משותפת. העובדים יכולים לתקשר זה עם זה לגבי מטלות השורות לפרוייקט, לשתף קבצים ומסמכים, להוסיף הערות, ליצור דיונים, וכו';
• הערכת מדדי ביצוע מרכזיים (KPI).
  כל חברה צריכה לבחון את מדדי הביצוע המרכזיים של עובדיה ושל העסק עצמו. כלי ניהול תהליכים עסקיים אמור לכלול פיצ'ר שבעזרתו תוכלו לעקוב אחר הביצועים ולראות מולכם את הנתונים.
• דיווחים.
  פיצ'ר חיוני נוסף הוא דיווחים. הפקת דו"חות מאפשרת לכם לקבל דיווחים על פרוייקטים, ביצועים, וכן הלאה. הכל תלוי בדרישות המסויימות שלכם.
• פרופיל משתמש.
  לכל משתמש אמור להיות פרופיל משלו, לצורך טיפול שיטתי במשימות היומיות. זו הסיבה לכך שתוכנת ניהול התהליכים העסקיים שךלכם צריכה לכלול חוויית משתמש וממשק משתמש קלים להבנה, כדי לאפשר לעובדים לעבוד ביעילות.

הפיצ'רים האלה מספיקים כדי לעבוד במערכת ניהול תהליכים עסקיים, אך הם עלולים שלא להספיק עבור העסק שלך. כמו כן, אל תשכחו שגרסת מחשב בלבד של מערכת ניהול התהליכים העסקיים היא פתרון גרוע אם אתם מעוניינים במערכת שפועלת היטב גם במכשירים ניידים. ניתן להשתמש בעיצוב רספונסיבי או אפילו באפליקציה נפרדת. ישנם מיתוסים מסויימים סביב מערכות ניהול תהליכים עסקיים, וברצוננו להפריך אותם כדי להראות לכם ששילוב מערכת ניהול תהליכים עסקיים בעסק שלכם הוא תהליך שמתנהל בצורה חלקה. העבודה במערכת ניהול תהליכים עסקיים קלה כמעט כמו גלישה באפליקציית פייסבוק. מטרת הכלי לניהול תהליכים עסקיים היא לשפר ולטייב את העסק שלכם, לא להיפך. תוכנת ניהול התהליכים העסקיים היא מובנית, יש לה לשוניות ואזורים, וניתן למצוא בקלות כל פיצ'ר. יתר על כן, אם ברצונכם לבנות את כלי ניהול התהליכים העסקיים שלכם מאפס, הוא ייווצר תוך מתן תשומת לב לציפיות ולתוכניות שלכם. ובכן, לחברות גדולות יש יותר תהליכים עסקיים, ועליהן לשפר את איכות השירות שלהן כל הזמן. עם זאת, מערכת ניהול תהליכים עסקיים היא הדבר שעסקים קטנים ובינוניים זקוקים לו כדי לגדול ולשגשג. לכן לא משנה כמה גדולה החברה שלכם, ניהול תהליכים עסקיים משחק תפקיד קריטי בקידום החברה. רק אל תשכחו לעולם שמערכת ניהול תהליכים עסקיים אינה שרביט קסמים, ועליכם להשתמש בה בתבונה. מיתוס זה דומה למיתוס הראשון שהזכרנו. אתם זקוקים למומחים לצדכם שיסבירו לכם כיצד פועלת מערכת ניהול תהליכים עסקיים, עם כל הפיצ'רים. זוהי תפיסה מוטעית. כל הכלים המשולבים ברורים, אך אם יש לכם שאלות – לכל פתרונות ניהול התהליכים העסקיים יש חוברות הדרכה שיעזרו לכם להבין כיצד פועל פיצ'ר כזה או אחר. ישנם יזמים שחושבים שמערכת ניהול תהליכים עסקיים תדרוש מהם לשנות את העסק שלהם בצורה דראסטית ולבנות הכל מחדש. אך למעשה, תצטרכו לשנות רק תהליכים עסקיים מסויימים שיש לשנות כדי לשפר את העסק ולקצור רווחים. חוץ מזה, ניהול תהליכים עסקיים לא דורש מכם להפסיק לעשות עסקים בזמן השימוש בו – תהליך הניהול חלק ומתבצע באופן הדרגתי. איש אינו חולק על חשיבותם של מומחים בעלי כישורים. ניהול תהליכים עסקיים לא יסייע לכם לפתור את כל בעיות העסק אם אין לכם צוות מנוסה. אך העובדים לא יכולים לעזור אם כיוון הפיתוח מוגדר באופן שגוי. מערכת ניהול

תהליכים עסקיים עוזרת לטייב את פתרונות העסק ולהתקדם בכיוון הנכון. והצוות ישתמש בטיפים הללו כדי להעלות את העסק שלכם לדרגה חדשה.