תכונות המפתח הנדרשות לפורטל עסקי

מהן התכונות שכדאי להתעקש עליהן במסמך האיפיון הראשוני של הקמת פורטל עסקי על מנת שהוא אכן ייעל את העבודה הארגונית ויצדיק את ההשקעה?

פורטל עסקי הוא למעשה אתר אינטרנט המיועד לאסוף ולארגן מידע ופעולות עבור עובדים, לקוחות וספקים של העסק. לכן הגדרת התכונות של פורטל עסקי מורכבות יותר מאשר בניית אתר אינטרנט רגיל.

החלק הראשון של אסטרטגיית הפורטל העסקי מחייב הגדרה מדוייקת של הקהלים שהפורטל רוצה לשרת. אם המיקוד הוא שיתוף מידע עם לקוחות או שותפים עסקיים , הרי שמדובר בתוכן ומידע שונה מאשר פורטל שפונה אל העובדים בארגון. 

פורטל עסקי ללקוחות, ספקים ושותפים

אין פורמט אחיד לפורטל שמשתף מידע עם גורמים חוץ ארגוניים (אקסטא נט) . לכל ארגון ישנן מטרות שונות בשיתוף מידע וסוגים שונים של ספקים ולקוחות עימם יש צורך בשיתוף מידע מסוגים שונים.  להלן תכונות שמקובל לכלול : 

  • חיפוש: פונקציונליות החיפוש צריכה לתת מענה הן לחיפוש באמצעות טקסט חופשי והן ע"י תגיות ובתוך אזור מידע ספציפיים. למשל חיפוש אנשי קשר, חיפוש מסמכים ודוחות, חיפוש תמונות וקטעי וידאו. כמובן שלסוגים שונים של משתמשים ישנן הרשאות חיפוש שונות והרשאות צפיה במסמכים שונות. מערכת הפורטל העסקי צריכה לתמוך בצרכים אלו.
  • ממשק קל לשימוש: פורטל עסקי מחייב ממשק עקבי הכולל גישה נוחה מדף הבית לכל אזור של הפורטל. הממשק מתוכנן בכדי להנגיש בקלות את האזורים החשובים של המידע. ישנן פרקטיקות שונות שמאפשרות קישורים בין רמות ההיררכיה השונות של המידע.
  • ממשקי WEB : פורטלים בדרך כלל אינם דורשים מהמשתמשים להתקין תוכנה חדשה. כלומר הגישה נעשית דרך כל דפדפן אינטרנט המקושר לאינטרנט.
  • דיונים: חלק מהפורטלים מספקים פורומים לדיון שבהם משתמשים יכולים לקיים אינטראקציה זה עם זה. פורומים אלה נועדו לחזק את הקשר בין המשתמשים לבין הארגון המארח.
  • ריכוז מידע שימושי : ריכוז של תוכן וקישורים שנמצאים בשימוש שוטף. ריכוז זה חוסך זמן בחיפוש מידע שיש בו צורך בתדירות גבוהה. 
  • התראות: משתמשים יכולים לבקש לקבל עדכונים במייל או ב SMS במידה ומסמך או תוכן שרלוונטי להם מתעדכן על ידי מנהל מערכת או משתמש אחר. 
  • שירות עצמי: פורטלים יכולים להיות כלי שימושי למשלוח טפסי שירות לקוחות, זימון ביקורי טכנאים, ניהול בקרה של ציוד קצה שנמצא בבית העסק, חיפוש בקטלוג מוצרים, ביצוע הזמנות רכש וכיו"ב. 
פורטל עובדים - פורטל אינטרא נט

פורטל עסקי הפונה לעובדים יכיל כנראה תוכן שונה מאשר פורטל שפונה לגופים חוץ ארגוניים. נושא התוכן שרלוונטים לעובדים כוללים את הנושאים הבאים :  

  • לוח בקרה אישי: ריכוז של מידע תפעולי ממערכות ERP ו CRM שמציגות נתונים ארגוניים שדרושים לעובד באופן שוטף. 
  • מידע פנים ארגוני : ספר טלפונים ארגוני, עדכוני רווחה, תקנים, נהלי עבודה, ניהול חופשות, סקרים, יומן ארועים ארגוני, גלריית תמונות ועוד.
  • ניהול ידע: העובדים בארגון מחזיקים במפתחות של רוב המידע בארגון. הפורטל הארגוני מספק מאגר מידע שהצטבר בארגון לרבות מצגות, הצעות מחיר, סיכומי פגישות, רעיונות למוצרים ושירותים וכיו"ב. הפורטלים עוזרים לשמר ידע שנוצר בארגון באמצעות עידוד העובדים לשתף מידע עם אחרים. 
  • קבוצות עבודה : אחת החוזקות של פורטל ארגוני היא היכולת ליצור קבוצות עבודה אד-הוק לצורך פריקט, פתרון בעיה, יוזמה חדשה וכיו"ב. קבוצת הדיון מאפשרת שיתוף תוכן, קבצים, לוחות זמנים, תזכורות. למעשה זהו אחד הכלים היעילים לאגירת ידע פנים ארגוני. 
  • שליטה מבוזרת: אחד האתגרים הניצבים בפני ארגוני IT רבים מנסה לשמור על מערכות האינטרא-נט הקיימות שלהם. שליטה מבוזרת באמצעות מערכת ניהול תוכן מאפשרת לנהל את התוכן באמצעות הרשאות מתאימות לכל בעל תפקיד. 
הגדרת הפורטל העסקי המתאים לארגון שלכם

איפיון טוב של פורטל עסקי מתחיל בניתוח הבעיות העסקיות העומדות בפני הארגון שלכם ואת האופן שבו ניתן ליצור אסטרטגיה של שיתוף מידע ותוכן על מנת לפתור את הבעיה העסקית.

האתגר הגדול האמיתי ביצירת פורטל הוא לגרום לכמה שיותר משתמשי קצה למצוא בו עניין ופונקציונאליות לאורך זמן. לפורטל יכול להיות ערך רב בעיני הנהלת הארגון, אך אם אינו הופך להיות כלי עבודה יום יומי בקרב בעובדים הרי הוא נדון לכשלון. 

Sweetportal | תכונות המפתח הנדרשות לפורטל עסקי