בשנים האחרונות, עולם טכנולוגיית הפורטלים הארגוניים עובר שיפורים וחידושים משמעותיים המקלים על העובדים לבצע את עבודתם ביעילות. ממשקים חברתיים, ניהול תהליכים ארגוניים מורכבים ותכונות נוספות שמתאפשרות כיום בפלטפורמות פורטל ארגוני הן המפתח לניהול נכון של עסק בעולם הדיגיטלי. פורטל ארגוני הוא מכונה משומנת היטב עם תכונות אינטואיטיביות, אשר מאפשר שיתוף טוב יותר בפחות מאמץ. להלן מגמות ושיפורים שכדאי לעקוב אחריהם :
1. העולם עובר לדיגיטל

תפיסת מקום העבודה הדיגיטלי הופכת להיות נושא חשוב בכל ארגון. פוטנציאל ההתייעלות והחסכון ברור לכולם רק שהמימוש לפעמים יקר ודורש הנהלה סמכותית שתקבל אחריות והחלטות שנדרשות לביצוע שינויים בתהליכי העבודה, בתפיסה הארגונית ובסוג העובדים. הפורטל הארגוני מהווה שער כניסה לעבודת צוות, מעורבות ופרודוקטיביות תוך מתן תשומת לב שווה לחברי צוות מרוחקים.

2. אינטגרציה למכשירים ניידים

כבר היום ובוודאי בשנים הבאות הפורטל הארגוני נדרש לתצוגה ונגישות אופטמאליים דרך מכשירים ניידים. שיתוף פעולה אינטראקטבי, דורש נגישות גבוהה אל התכנים שמתפרסמים באופן שוטף על ידי חברי הצוות השונים, לרבות אלו הנמצאים מחוץ למקום העבודה, במהלך נסיעה עסקית או פגישה מחוץ למשרד. נגישות מכל מקום מחייבת שימוש בממשקי אינטראנט ידידותיים שמותאמים למכשירים ניידים.

3. שיתוף פעולה חברתי

שילוב פיצ'רים של רשת חברתית בפורטל ארגוני יכול לסייע ליצירת מעורבות גבוהה יותר של העובדים בשל הידידותיות והנוחות של ממשק המשתמש. כלי פורטל תוכן חברתיים בפורטל ארגוני כמו בלוגים, צ'אט, סביבות עבודה שיתופית של צוותים נכללים כיום בכל פורטל כדי לעודד מעורבות בין צוותים ובין חברי צוות. שימוש בכלים ובממשקים של רשתות חברתיות ימשיכו לשחק תפקיד חשוב בפלטפורמות פורטל ארגוני. ככל שהמשתמשים יעבדו יותר ויותר עם הכלים החברתיים בפורטל הארגוני, כך יתקבל יותר משוב על האופן שבו ניתן לשפר ולמטב את השימוש בפורטל הארגוני.

4. חוויה מותאמת אישית

התאמה אישית מבחינת תוכן חיונית להעשרת חוויית המשתמש בפורטל. תוכן זהה שמוצג למאות עובדים, גם אם לכל אחד יש צרכים ותחומי עיסוק שונים לא תורם לרמת העניין של העובדים. ארגונים יכולים ליצור חוויה מותאמת אישית בפורטל הארגוני אך ורק על ידי הכנסה של חווית משתמש הקיימת ברשתות חברתיות - כלומר תציג לי את מה שרלוונטי לי ביותר. רלוונטיות נקבלת לפי המחלקה שאני עובד בה, פרויקטים שאני קשור אליהם, מידע שעובדים שמוגדרים כ"חברים" ו/או קולגות שלי פרסמו וכן מידע שההנהלה רוצה שאראה. הדבר דומה למוטיבציה של משתמשים להכנס לאתרי חדשות מידי יום - לראות מה חדש ורלוונטי להם. אסטרטגיית ההתאמה האישית של פורטל ארגוני אינה רק בעלת ערך למשתמשים בפורטל הארגוני, היא מעניקה לארגון כולו תועלת מוגברת.

5. שילוב מערכות

לכל עובד נדרשת סביבת עבודה שמאפשר לו עבודה על מספר מערכות במקביל כדי לנהל תהליכי עבודה שונים. ספקי אינטרא-נט מבינים זאת, ולכן מרבית הפורטלים הארגוניים מאפשרים כיום אינטגרציה למערכות ארגוניות שונות.

6. פורטל ארגוני משפר את מעורבות העובדים

רשתות פורטל ארגוני מקלות על עובדים בארגונים גדולים, חלקם נמצאים בסניפים מחוץ למטה הארגון, להישאר מחוברים ומעורבים. פורטל ארגוני מאפשר מעורבות בין מחלקתית, וכן שיתוף בקבוצות עבודה, לוחות שנה, זימון לאירועים וכיו"ב. הקישוריות הדיגיטלית הופכת אט אט לאחד המדדים החשובים ביותר למדידת ההצלחה של פורטל ארגוני .

7. משתמש פנימי ומשתמש חיצוני

בעבר היה נהוג להקפיד יותר במידע שמוצג כלפי חוץ ללקוחות למשל, לפי הנגשת המידע לעובדים. כיום ברור שחווית המשתמש הן של העובד והן של הלקוח חייבות להיות ברמה גבוהה, כי אחרת השימושיות בפורטל תיפגע. תפיסת הפורטל כרשת חברתית סייעה בשיפור ממשקי המשתמש והתקשורת בין הארגון לעובדים. זו דוגמה לכך שהמשתמש הפנימי יעשה עבודה טובה יותר אם יתייחסו אליו ברצינות, כמו ללקוח חיצוני. פורטל ארגוני המכבד את משתמשי מבחינת נראות והנגשת המידע יהיה בהכרח כלי יעיל יותר עבור כל עסק.

8. מדידת הצלחת הפורטל הארגוני?

איך מודדים הצלחה של פורטל ארגוני? ישנם לא מעט מדדים שכדאי לעקוב אחרים לאורך זמן כדי לנתח ולהבין את בשיפור בביצועי הפורטל. לפעמים שינויים קטנים יכולים להשפיע בצורה משמעותית על הפרודוקטיביות הארגונית ולכן כדאי למדוד אותם לאורך זמן. מה מודדים? מעורבות המשתמשים כגון משך שהיה בפורטל, כמות פרסומים, כמות פוסטים, הורדות מסמכים, שיתופים ועוד. פורטל ארגוני טוב, מאפשר למנהל המערכת לעקוב אחרי מדדים אלו בDashboard נוח למעקב.

9. עיצוב

פורטל ארגוני כולל פונקציונליות ושימושיות של מידע ארגוני לעובדים. עם זאת, יש עוד מרכיב מפתח והוא עיצוב הפורטל הארגוני. המראה והתחושה של הפורטל יכולים לקבוע באיזו תדירות ירצו העובדים להשתמש בפורטל ארגוני. פלטפורמת פורטל ארגוני המביאה לתרבות ארגונית חוויה נעימה בסביבת העבודה הדיגיטלית היא חובה כיום. פלטפורמה מיושנת, עם חזות משעממת היא OUT.

10. למידה ארגונית

אחד הנושאים החמים בתחום המידע הארגוני הוא נושא מערכות ניהול למידה (LMS). אימון והכשרת עובדים מקבלים כיום עדיפות גבוהה יותר במקום העבודה, ולכן נהוג לחבר בין פורטל ארגוני ומערכות למידה כאלו. LMS משולב עם פורטל ארגוני מאפשר להכשיר צוות חדש, למדוד תוכניות הכשרה, ולעודד למידה מותאמת אישית ברחבי הארגון. באמצעות הפורטל קל להציע לעובדים כלי שיפור עצמיים, נגישים מכל מקום.
 

לסיכום
פורטל ארגוני נתפס כיום כמנוע לשיפורים פנים ארגוני בתרבות של חברות רבות. השיפור בטכנולוגיות הקיימות ובפיצ'רים שהוא מציע לרבות אינטגרציה לעוד כלים ומערכות צפוי להימשך. עסקים המאמצים פורטל ארגוני יכולים לצפות לעלייה בפריון, שביעות רצון העובדים ושיפורים בשורה התחתונה.